您現在需要學習的10個Microsoft Word Tips

即使你擁有PC多年，你可能認為不需要學習Microsoft Word技巧。畢竟，它已經存在了40年，它的所有秘密早就被揭露了吧？哦，我們有消息要告訴你。

無論你經常使用Word還是只在需要更新簡歷時才打開它，你都需要深入了解Word的功能，而不僅僅是加粗和下劃線。幸運的是，我們深入研究了Word的各種選項，並找到了一些非常實用的技巧。

1. 使用Lorem ipsum工具創建虛擬文本塊

不經常處理文字的人可能不知道Lorem ipsum是書面文字中的“虛擬語”。它只是一些無意義的文字——看起來像單詞的字母組合，幫助人們直觀地了解文本在網站、雜誌、書籍或樣式化文檔中的外觀。

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如果你更傾向於設計文檔而不是撰寫文檔，或者喜歡通過調整頁面格式來拖延草稿的撰寫，你可以在Word中使用Lorem ipsum。你甚至不需要打開菜單——只需在頁面上的任何位置鍵入=Lorem()，然後按Enter鍵即可。

默認情況下，此命令將創建五個簡短的文本段落。如果這還不夠，你可以在括號內添加數字來指定所需的段落數量。例如，如果你想要12個段落，請鍵入=Lorem(12)，然後儘情享受你的免費文本吧。

2. 向你的作品添加實時時間戳

如果你有一個需要不斷更新當前日期的文檔模板，Word提供了一個工具，可以讓你避免一邊看屏幕角落一邊自言自語“今天幾號？”的窘境。

你可以通過轉到插入選項卡並點擊插入日期和時間工具來向文檔添加時間戳——它是一個顯示日曆和時鐘的小圖標，位於公式按鈕的左側。

在彈出的窗口中，你可以從許多時間格式中進行選擇，例如經典的兩位數“月/日/年”，甚至包括你將其插入文檔的確切秒數。默認情況下，此功能是靜態的，除非你選中列表下方的自動更新複選框。完成後，點擊確定即可。

如果你與其他國家的同事合作，或者使用非系統默認語言，插入日期和時間窗口將提供一個下拉菜單，你可以在其中更改語言和日期格式選項。 Microsoft將立即顯示你已添加到操作系統的語言，因此，如果你需要使用未列出的語言，則需要通過設置，然後是時間和語言（Windows）或系統設置>常規>語言和地區（macOS）來添加它。

3. 在Microsoft Word中籤署文檔

曾經，簽署通過電子郵件收到的文檔需要打印出來，簽名，然後拍照或掃描。現在，Word允許你使用形狀選項來跳過物理簽名步驟。

轉到插入選項卡，點擊形狀，然後選擇線條下的波浪線。這將允許你使用光標作為筆來繪製你的簽名，然後你可以將其移動到文檔中的任何位置，甚至可以隨時復制/剪切和粘貼它。當然，用鼠標繪製簽名並非易事，但多練習就會熟能生巧。

另一方面，如果你正在簽署重要文檔，並且無法忍受看到你顫抖的簽名永久存在，那麼還有另一種選擇。如果你訂閱了Office 365並且擁有PC，你可以使用觸控板和繪圖功能進行簽名。

轉到繪圖選項卡，然後打開使用觸控板繪圖上面的切換開關。 Word會在屏幕上顯示一個矩形區域——用手指在觸控板上繪圖來填充它。你不需要按壓，只需滑動你的手指即可。使用兩個手指將區域移動到屏幕上的另一個位置（如果你需要選中一個複選框，這很有用），並在完成後按任意鍵。你的塗鴉將像你可以調整大小並在文檔中復制/剪切和粘貼的對像一樣。

4. 使用Microsoft的專注模式關閉干擾

Word（或任何文字處理器）都無法為你完成寫作本身。你可以在其他地方尋找靈感，但最終，你的文字必須是你自己的。雖然聽起來很簡單，但做起來並不容易。

使用Microsoft的專注模式來避免分心。此功能會將你的文檔設置為全屏顯示，背景為黑色，因此除了打字之外，你幾乎沒有其他事情可做。默認視圖甚至不會顯示主導航欄或包含你習慣使用的所有選項的功能區。但它們仍然存在——只需將指針移動到屏幕頂部，選項就會向下滾動。哦，整個界面都是單色的，所以你不會被任何鮮豔的顏色分散注意力。

要激活專注模式，請轉到視圖並選擇專注。你可以在任何時候按Esc鍵退出此功能。

5. 讓Word通過可讀性評分評估你的寫作

正如我們所說，Word無法為你撰寫散文，但它可以作為有用的編輯器。該程序可以評估你的寫作，並告訴你需要改進的地方，以便你的文本適合你的目標受眾。

在頁面上已經有文字的情況下，轉到工具、拼寫和語法，然後選擇編輯器。一個側邊欄將出現在屏幕右側，顯示你的寫作的整體評分以及三個可以改進的方面：拼寫、語法和簡潔性 。點擊每個方面以查看Word的建議。請記住，這只是一個程序，因此它的一些建議對你來說毫無意義也是完全可能的。如果是這種情況，你可以選擇忽略它們。

側邊欄底部是神奇之處：點擊文檔統計信息，幾秒鐘後，你將看到一個窗口，其中包含有關文檔的詳細信息，例如單詞和句子的數量以及每個單詞的平均字符數。

但真正有趣的部分在可讀性下。在那裡，Word將根據Flesch可讀性評分和Flesch-Kincaid年級水平指數顯示你的文本評分。這兩個系統分別旨在確定文檔的可讀性，以及你的受眾應該具備什麼閱讀水平才能完全輕鬆地理解它。

對於可讀性評分，數字越高，越容易理解。一般來說，你希望你寫的任何東西都在70到80之間，這意味著普通成年人應該很容易理解。與此同時，Flesch-Kincaid指數使用美國教育體系的年級水平作為參數，可以幫助你判斷你的文本是否適合你的受眾——例如，如果你在一個學術會議上發言，高分不會成為問題。

從頁面頂部到上面的段落，Word說這個故事的可讀性評分為65，這並不理想，但這就是為什麼我們仍然需要人工編輯的原因。 （如果你想知道，在我編輯修改後，評分有所提高。）

6. 單擊即可選擇整個句子

說到編輯，在Word中寫作時，選擇文本是移動句子和刪除無效內容的最佳方法之一。

你可能使用諸如Shift 箭頭之類的快捷鍵來逐個字符選擇文本，以及Shift Option 箭頭（Mac）或Shift Control 箭頭（Windows）來逐個單詞選擇。如果你是一個“粗暴”編輯，你可能會直接三擊一個段落來選擇並刪除整個段落。但Word提供了另一個選項：單擊即可選擇單個句子。訣竅是在執行此操作時按住Command（Mac）或Control（Windows）。

7. 在重要的編輯點之間跳轉

一個更小眾但仍然有用的技巧是使用鍵盤快捷鍵在編輯之間跳轉。按Shift F5，Microsoft將帶你回到上次編輯文本的位置。再次按下它，你將回到之前的那個位置。

請記住，如果你的筆記本電腦或鍵盤將F鍵行用於其他功能（例如靜音電腦或調整屏幕亮度），你可能需要在該快捷鍵之前添加Function或Fn鍵。這將告訴你的電腦你正在使用F5作為F5，並且無意於，例如，調整鍵盤的背光。

這對於修改特別長的文檔或處於編輯的最後階段（此時更改可能很少且彼此相距甚遠）非常有用。

8. 查找和替換不可見字符

如果你曾經難以處理格式複雜的文檔，或者想知道為什麼按Enter鍵不能提供正確的間距，你可能遇到了隱藏或不可見字符。

你看，文檔中的大多數內容都有一個字符，即使是段落之間的空格也是如此。如果你需要查看你正在處理的內容，你可以讓Microsoft通過按Command 8（Mac）或Ctrl Shift 8（Windows）來顯示它們。當你這樣做時，你會看到許多新的字符以不同的顏色出現。一些最常見的字符包括單詞之間的懸掛點，代表單個空格，以及左向“P”，表示存在單個段落換行符。

你可能不會在簡單的文檔中使用此快捷鍵，但如果你使用在Word或網上找到的模板，如果文件開始出現故障，它可能有助於你理解問題所在。

9. 使用密碼保護你的文檔

你寫的東西並非所有的人都應該閱讀，如果你想確保即使是最愛窺探的人也無法閱讀你正在處理的內容，你可以使用密碼保護Word文檔。

根據你擁有的Word版本，你可能會通過點擊文件、信息，然後是保護文檔來找到此選項。接下來的菜單將列出你可以執行的操作，例如限制編輯或僅允許特定人員訪問文件。但如果你想採取更安全的措施，請選擇使用密碼加密並按照說明操作。

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在2023版本的Word中，你可以在審閱選項卡下找到保護文檔選項。下一個窗口將顯示你可以執行的許多操作，從設置訪問文檔的密碼到要求對特定操作（如查看批註、編輯或跟踪更改）進行身份驗證。輸入你的密碼（記住它或將其保存在安全的地方），然後點擊確定完成操作。

10. 將所有對象完美對齊

在向文檔中插入對象時，Word提供了很大的自由度。你可以嵌入圖像、視頻、GIF和塗鴉，並將它們移動到任何你想要的位置。

但是，所有這些自由有時會讓你難以判斷添加到年度報告中的圖表是否實際正確對齊。你已經花了太多時間工作，不能讓一張圖片毀掉你的一天。

為了確保一切都在需要的位置，請使用網格。在佈局選項卡下，點擊對齊，然後從下拉菜單中選擇查看網格線。此選項將立即在頁面的工作區域上疊加一個網格，你可以將其用作參考，以查看對象的放置位置或確保它們的大小相同。在“對齊”菜單上，你還可以點擊網格設置來自定義選項，例如對象將捕捉到的頁面區域或網格的大小。完成後，點擊確定保存你的設置。

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