我使用Google任務將我的Gmail收件箱變成待辦事項列表，現在沒有人可以阻止我

長期以來，我一直將Gmail收件箱用作待辦事項清單，對那些認為這是個壞主意的人嗤之以鼻。但隨著職業發展，郵件數量增加，長期責任也隨之而來，我開始難以應付每天的一兩封郵件。是時候放棄了嗎？絕不！一定有解決辦法。

答案是：Google Tasks。儘管這款工具自2008年就已存在，但很容易被忽視。在瀏覽器中，點擊Gmail收件箱頂部的Google應用圖標（一個三乘三的網格）時，它甚至不會出現。儘管缺乏宣傳，但Tasks已迅速成為我在管理PopSci的DIY欄目時不可或缺的工具。

如何將郵件移至Google Tasks

我的收件箱待辦事項清單最大的問題之一是，幾乎不可能記住每封郵件對我意味著什麼。用彩色星標標記它們也沒用——我仍然需要瀏覽整個列表，主動提醒自己每個星標的含義以及每封郵件需要採取的具體行動。現在，只需單擊或點擊一下，我就能將重要的郵件線程發送到Tasks。

在瀏覽器中選擇或打開任何郵件，您都會在屏幕頂部看到添加到任務圖標，它位於允許您刪除郵件或將其標記為未讀的選項之間。它看起來像一個帶有復選標記和一個小加號的圓圈。點擊它，您的郵件線程（或線程）將移動到屏幕右側顯示的任務列表中。我喜歡在工作時保持此列表打開，但如果您將其關閉，只需點擊右側的任務按鈕（一個帶有黃色和白色樣式複選標記的藍色圓圈）。

在Gmail應用程序中，您會在屏幕右上角的三個點下找到添加到任務。您還需要使用內置於Android或作為iOS免費下載的任務應用程序才能在手機上使用此實用程序。

如何編輯Google Tasks

不過，您還沒完成。除非您喜歡任務重複郵件主題行，否則您應該點擊任務本身並將其重命名為您記得住的內容。例如，我無法回憶起我保存名為“Re: Fwd: Fwd: Re: PopSci DIY的6月份提案和1號和2號項目的5月份發票 收據”的任務的原因。不，這將保存為“評估Andy的提案”。

在瀏覽器或應用程序中選擇任務也會為您提供其他編輯選項。您可以選擇截止日期和時間，以及決定它是否將是重複一定天數、週數、月數或年數的重複任務。但是，您無法創建不規則的事件，因此，如果您有每週一和周五重複的事件（例如員工會議），則必須創建單獨的任務。要包含更多信息，請更改詳細信息字段以添加任何註釋。

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無論您做什麼，任務都將通過包含主題行和信封圖標的橢圓形按鈕與原始郵件線程關聯。點擊此按鈕，相關郵件將在您的收件箱中打開。

不過，需要注意的是：我建議僅將Tasks用於您完全負責後續操作的郵件。如果您有很多任務，並給自己留下提醒“如果Jess沒有回复，則跟進”，那麼在一周內，郵件本身沒有任何內容表明您何時將其鏈接到任務。如果Jess確實回復了並且郵件繼續進行而您沒有跟踪，您可能會迷路並最終發送不必要的後續郵件。

如何組織您的Google Tasks列表

除非您已自定義Tasks，否則每個新條目都會出現在列表頂部，無論您是直接從電子郵件、Tasks列表中的添加任務按鈕還是Tasks應用程序中的加號按鈕添加它。 Google將此組織方案稱為我的順序，它允許您通過選擇任務、單擊其左側的六個點並將其拖動到所需位置來移動列表中的每個任務。在應用程序中，按住任務，然後將其拖動。如果您喜歡按重要性排序任務，此策略可能很有用。

另一個選項是點擊主菜單按鈕（瀏覽器中“添加任務”旁邊的三個垂直點，或Tasks移動應用程序右下角的三個水平點），然後在按排序下選擇日期。當您為任務分配日期或時間時，最近的截止日期將顯示在列表頂部，任何沒有日期的內容都將顯示在底部，包括新任務。

您還可以通過單擊三個垂直點，然後在瀏覽器中選擇的任務旁邊單擊添加子任務來創建子任務。在移動應用程序中，打開任務並點擊添加子任務。該應用程序還允許您將項目相互按住並拖動，然後將其縮進以創建子任務。如果電子郵件線程要求您執行多項操作，這將非常有用，但根據我的經驗，它在應用程序中的效果要好得多。

如果您有很多任務，您可以通過創建多個列表來進一步組織它們。只需點擊瀏覽器中Tasks側邊欄頂部的下拉菜單，或應用程序左下角的三個水平線，然後點擊創建新列表。您可以通過轉到主菜單並選擇重命名列表來重命名任何列表。例如，您可以使用此功能來分離需要在家或工作中完成的事情的列表，或者與不同項目相關的列表。

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當您完成待辦事項時，單擊每個任務左側的圓圈將其標記為已完成，已完成的項目將填充列表底部的已完成任務列表。您可以通過點擊顯示已完成的位置來查看它們，或者通過點擊複選標記將其標記為未完成以將其返回到您的列表。通過轉到主菜單並選擇刪除所有已完成的任務來刪除整個庫存。

高級Google Tasks技巧

隨著您對Tasks越來越熟悉，您可能希望深入了解。鍵盤快捷鍵是提高待辦事項效率的一種方法。 Google在瀏覽器的主菜單按鈕下提供這些快捷鍵的列表，但您可以通過在Windows上按Ctrl /或在Mac上按Cmd /來更快地訪問它。

不過，我將在此處列出一些不錯的待辦事項清單快捷鍵：

• 將任務標記為已完成或未完成：空格鍵
• 進入編輯模式：Enter
• 退出編輯模式：Esc
• 刪除任務：Backspace

如果您的列表在Gmail中變得難以處理，您也可以擴大規模。 TasksBoard是一款適用於Google Tasks的桌面應用程序，它允許您在一個大型看板上管理您的列表，同時與他人共享它們並將它們導出到Google表格（以及其他功能）。

還有一個適用於Google Tasks的Fullscreen，這是一個Google Chrome擴展程序，它像一個新的瀏覽器標籤或窗口中的桌面應用程序一樣工作。但如果您像我一樣，您可能會對Gmail收件箱中簡單的Tasks側邊欄感到滿意——至少目前是這樣。

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