6個步驟，以確保您再也不會丟失Microsoft Office文件

保護你的Microsoft Office文檔：七個簡單步驟避免數據丟失

Microsoft Office文檔，從商業計劃書到長篇小說，不一而足。丟失文檔的後果，從令人沮喪到災難性都有可能。幸運的是，預防措施並不復雜。以下七個步驟能有效保障你的工作成果安全：

1. 三備份原則：文檔安全的基礎

IT從業者深知數據丟失的風險。他們常說：

“世界上只有兩種人：丟失過數據的人，和即將丟失數據的人。”

很多人認為數據丟失不會發生在自己身上，但實際上，它幾乎不可避免。這究竟是件小麻煩還是大災難，完全取決於你是否有備份。

“除非你至少有三份副本，否則文檔並不存在。” 這句話更進一步強調了備份的重要性。你需要不止一份備份，而是兩份。某些類型的故障可能導致你不僅丟失了文檔的工作副本，還會丟失備份。例如，如果你在家或辦公室的外部硬盤上保存了備份副本，而建築物發生火災。我個人建議：“其中一份備份應該存放在異地。”

2. 啟用自動保存功能

此功能僅適用於Microsoft 365訂閱用戶。在窗口左上角查找“自動保存”開關，並將其打開。

自動保存需要你的文檔存儲在OneDrive或SharePoint文件夾中，如果你的文檔尚未存儲在這些位置，請轉到“文件”>“另存為”，然後選擇OneDrive。 （你需要登錄你的Microsoft帳戶才能看到此選項，如果仍然不可見，請選擇“添加位置”選項。）

然後，你應該繼續使用此版本進行編輯，以便保護你的工作。

3. 打開OneDrive備份

如果你在Windows PC或Mac上本地存儲文檔，可以確保將整個文件夾備份到OneDrive。你只需要執行一次此操作，之後如果你的電腦發生任何問題，你將有一個在線備份可用。

Windows系統：

點擊系統托盤中的OneDrive（雲）圖標打開OneDrive。點擊右上角的齒輪圖標，然後選擇“設置”。點擊“同步和備份”選項卡，然後點擊“管理備份”按鈕。檢查你正在使用的文件夾（例如，“文檔”）是否正在備份。如果不是，只需將其打開即可。

Windows 11系統可能默認已啟用此功能。

Mac系統：

你需要使用從Microsoft網站下載的獨立OneDrive應用程序，並且必須是這個版本。 Mac App Store版本無法用於此目的（感謝，Microsoft）。

安裝應用程序後，你需要授予其完全磁盤訪問權限。點擊左上角的Apple菜單，然後點擊“系統設置”。點擊“隱私和安全”，然後向下滾動到“完全磁盤訪問”，然後點擊它（或者在設置搜索欄中搜索“完全磁盤訪問”）。打開OneDrive開關。

OneDrive位於Mac菜單欄中，顯示為雲圖標。點擊它，然後點擊三個點菜單。然後依次點擊“偏好設置”>“備份”>“管理備份”。如果你的文件夾顯示為“已備份文件”，則一切正常。否則，只需點擊你想要備份的文件夾的“開始備份”選項。

4. 自動備份你的PC或Mac

即使你在雲端工作，確保你的PC或Mac已備份也是個好主意，而實現此目的的唯一可靠方法是確保其完全自動進行。手動備份在工作繁忙時總是會被忘記，而這恰恰是備份最可能需要的時候。

你需要一個比電腦內部硬盤更大的外部硬盤，建議使用大約兩倍大小的硬盤。例如，如果你的PC或Mac硬盤是1TB，則可以使用2TB的外部硬盤。這會為多個文檔版本創建足夠的空間，因此，如果你不小心刪除了一堆文本然後意識到你需要它，你就可以從以前的版本中恢復它。

首先連接你的外部硬盤。

Windows系統：

在Windows 10中，轉到“開始”>“備份設置”。在Windows 11中，轉到“開始”>“文件歷史記錄”。在這兩種情況下，繼續選擇“添加驅動器”>“更多選項”，然後選擇你的外部硬盤。

Mac系統：

在Mac上，連接外部硬盤後，系統會詢問你是否要將其用作Time Machine驅動器。點擊“是”。 （如果這種情況沒有發生，請轉到菜單欄中的Time Machine圖標——逆時針方向圍繞時鐘的箭頭——然後打開Time Machine設置。點擊加號並選擇你的驅動器。）

5. 大型文檔的定期“另存為”副本

如果你的文件當前版本損壞，或者你犯了像意外刪除一半文本這樣的災難性錯誤，那麼擁有多個文檔版本是個好主意。最簡單的方法是定期執行“另存為”，然後在文件名中添加一個數字。

例如，如果你的文檔名為“我的小說”，則執行“另存為”操作，將其命名為“我的小說001”。下次，命名為“我的小說002”，依此類推。

你執行此操作的頻率取決於你自己，但我個人建議至少一天一次。如果你的文檔非常重要，或者你的工作節奏很快，你可能需要更頻繁地執行此操作。工作完成後並提交後，你可以刪除所有以前的版本以恢復磁盤空間。

6. 每次工作結束時保存本地/雲端副本

如果文檔存儲在雲端（例如OneDrive），則在每次工作結束時，將文檔“另存為”到你的PC或Mac。相反，如果你的工作副本在你的電腦上，則將其“另存為”到雲端——這可能是OneDrive、iCloud、Dropbox或你使用的任何其他雲服務。這樣，無論你的電腦還是雲公司發生災難，你都將受到保護。

7. 重要文檔的U盤備份

最後，如果你的文檔非常重要，或者丟失一天的工作會讓你哭泣，你可能需要創建一個最終備份，方法是將文檔複製到U盤，並在每天晚上隨身攜帶。

如果你遵循了所有這些步驟，那麼你應該可以抵禦除地球被巨型隕石撞擊之外的任何災難——在這種情況下，你可能不必擔心提交你的工作了。

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