與他人分享您的Excel電子表格？首先做這8件事

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快速鏈接

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• 刪除不必要的數據以清潔電子表格

• > > >檢查電子表格是否錯誤和問題，以了解錯誤和問題🎜>

>使用密碼

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>添加清晰的指令，以添加清晰的說明，以公開共享電子表格

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• > > >創建工作簿的備份副本

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• 根據需要調整共享設置

• 確保對文件進行優化以打印

>考慮文件格式和尺寸

正確共享Excel文件與專業創建它一樣重要。這就是為什麼我始終查看文件的格式，更正任何錯誤，對其進行備份並應用密碼保護。這是我將文件發送給同事或客戶之前所做的一切清單。

1刪除不必要的數據以清潔電子表格

>在共享Excel電子表格之前，我要做的第一件事就是整理它，以使收件人變得更加容易。導航。我刪除了不必要的數據並檢查格式，以確保我在整個電子表格中使用了一致的字體，尺寸和样式。如果工作簿有多個紙張，我確保整個格式在整個過程中保持一致。

我還檢查我是否使用了一致的數字，文本和日期格式，並且該數據在整個工作簿的單元格中一直保持對齊。我刪除空列和行，刪除任何註釋，然後在準備工作表時刪除使用的不必要的計算。另外，我刪除了重複的條目，並正確標記了列和行。

為了避免驚喜，我在另一台計算機和智能手機上打開電子表格，以查看其在收件人的末端的顯示。這有助於我事先發現格式化問題。

2檢查電子表格中是否有錯誤和問題

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一旦我的excel電子表格看起來更乾淨，我就會檢查並修復錯誤。我確保正確設置公式，尋找不正確的單元格參考，並使用Excel的內置錯誤檢查工具來捕獲關鍵的計算問題。我使用跟踪先例和依賴的工具來查找不正確的鏈接和缺少的引用。

我還驗證了任何嵌入式鏈接是否指向預期的目的地。使用條件格式時，我確保規則按預期工作。我對數據進行排序並過濾以確認一切正常。我不忽略看似簡單的步驟，例如運行拼寫檢查，以捕獲任何拼寫錯誤。 這些步驟可以幫助我儘早發現潛在的問題，從而防止收件人對數據的混淆或誤解。 。

3使用密碼保護您的工作簿

>在共享它之前，我總是密碼保護我的Excel電子表格，尤其是在包含機密信息的情況下。這使我可以控制誰可以訪問它並更改文檔。雖然我個人不使用這些選項，但您可以將不同的密碼設置以鎖定單個表格，工作簿結構等。發送文件。我還仔細檢查了密碼保護正常工作。要密碼保護Excel文件，請單擊“文件”選項卡，選擇“信息”，然後單擊“ Protect Workbook”，選擇“使用密碼加密”，然後設置一個強，唯一的密碼。

4添加清晰的說明，以公開共享電子表格

>在公開共享電子表格之前，我添加清晰的說明，以確保所有專業知識級別的用戶都可以理解和使用表。我清楚地標記了用戶需要輸入數據或執行計算，解釋複雜公式，並使用註釋，註釋和顏色編碼來突出關鍵輸出和重要部分。

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>我還將我的電子郵件地址添加在文件中，以便任何遇到問題的人都可以迅速與我聯繫。另外，我將文件的訪問權限更改為“僅查看”（稍後會詳細介紹）。這樣可以防止其他人在允許它們查看原始文件的同時對原始文件進行更改，並在需要時創建自己的副本。

5創建工作簿的備份

>在共享Excel電子表格之前，我總是會創建一個備份。這樣，如果某人無意間改變了文檔，我仍然可以訪問原始副本，將其上傳到驅動器並再次共享。如果原始文件被損壞或意外刪除，則備份還可以保護我免於丟失數據。

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>還可以在進行新更改時，可以使用備份而不是對原始文件進行篡改。在Excel的桌面應用程序中工作時，我通過在兩個位置保存文件來創建備份。使用Excel Online時，我要么下載文件以進行備份，要么創建在線副本，然後將其存儲在OneDrive的個人保險庫中，以增加安全性。

6根據需要調整共享設置

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>在共享任何Excel之前文件，我始終調整共享設置，以確保只有預期的收件人才能使用適當的許可級別訪問它。如果我希望其他人查看文件，我將權限設置為僅查看。如果我希望他們能夠進行更改，請保留文件可編輯。

>我也可以與不同的收件人共享文件，並單獨自定義訪問權限。我為時間敏感的文件設置了到期日期，該文件在特定時間後自動撤銷訪問權限。我通知收件人的權限級別並測試文件，以確保由於權限錯誤而不會將用戶鎖定。 🎜>

如果我知道收件人將打印出Excel文件並以物理形式使用它，我會根據他們將使用的紙張尺寸和方向來檢查內容是否非常適合頁面。我審查並調整頁面中斷，以確保在頁面和雙重檢查之間不會尷尬地劃分數據，以確保沒有隱藏或丟失的關鍵元素。

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我僅在預覽印刷文檔的外觀後才發送文件。我還盡可能打印文檔，以確保一切正常。如果我只希望收件人查看該文件，則將其轉換為完美保留其演示文稿的不可用的PDF。如果收件人以原始格式需要，我以其原始格式（XLSX）保持文件。我還詢問收件人是否使用舊版本的Office以兼容格式保存文件。

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>我還確保文件大小不會太大而無法在通過電子郵件共享時引起問題。如果很大，我會壓縮並調整圖像或圖形大小，刪除未使用的床單，或以壓縮格式保存文件以降低其尺寸。如果文件大小仍然是一個問題，我將其上傳到雲中，並共享下載鏈接，而不是文件本身。

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>這些是我在共享文件時始終遵循的一些實踐。他們幫助我事先確定問題並避免尷尬。它還可以使收件人不必進行來回檢查以了解電子表格。這也通過消除了其他解釋的需求為我節省了時間。

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