9個獲得完美Excel打印輸出的技巧
- Mary-Kate Olsen原創
- 2025-02-06 17:44:14327瀏覽
>完美打印Excel電子表格有時比創建它更困難。數據可能會被切斷或移至其他頁面，這會浪費您的時間，並帶來額外的重印費用。如果您經常遇到此問題，這裡有一些提示，可以確保您第一次獲得正確的問題。
1調整頁面佈局和方向
excel，讓您在兩個方向上打印文檔：垂直）和景觀（水平）。選擇正確的方向對於獲得乾淨的打印輸出很重要。肖像最適合比列的電子表格更多的電子表格，而景觀則適用於包含大桌子或圖形的更寬電子表格。您也可以在不同頁面上使用這兩個方向。
調整方向可提供兩個關鍵的好處：它可以確保您的數據不會被切斷，並且可以防止不必要使用具有尷尬空間的額外頁面。這使您的打印輸出看起來更加精緻。要更改方向，請導航到“頁面佈局”選項卡，單擊“方向”，然後選擇“較高床單”的“肖像”，或為更寬的床單。 🎜> 2比例適合適合完美的頁面尺寸
單獨更改方向並不能解決一切。如果您的數據太高或寬，則不適當縮放的打印可能會導致其溢出到額外的床單上或創建尷尬的頁面斷開。為了避免這些問題，您必須將Excel表縮放到整齊的頁面上。正確調整數據的大小確保所有頁面上的所有內容都適合。 
有時，我只需要打印電子表格的特定部分，Excel允許我定義一個打印區域，以準確控制哪個部分被打印。這有助於避免打印不必要的部分，同時保存紙張和墨水。另外，我不必修改整個電子表格即可打印一些選定的行和列，尤其是在包含一個大數據集的情況下。
在Excel中設置打印區域，請突出顯示要包含的單元格，轉到“頁面佈局”選項卡，單擊“打印區域”，然後選擇“設置打印區域”。
在電子表格中使用頁面斷開是一種明智的方法，可以防止數據中的尷尬拆分並控制打印文檔的結構化。此功能使您可以確定新頁面上的數據在哪裡開始，將密鑰部分保持在下一頁的頂部，而不是在上一頁的中間笨拙。特定頁面，您只需在之前和之後插入頁面中斷即可。為此，請選擇要休息的行或列，轉到“頁面佈局”選項卡，單擊“斷開”，然後選擇“插入頁面斷開”。此功能有助於提高您打印的Excel電子表格的可讀性和整體呈現。 
> 5> 5在打印之前預覽電子表格，然後在打印之前預覽電子表格是之一確保您的數據完全按預期打印的最關鍵步驟。這使您可以發現佈局，對齊方式或數據可見性的任何問題，並進行必要的調整，例如縮放或重新安排數據，以實現所需的打印輸出。
>預覽您的電子表格將如何出現在紙上，請在頂部菜單中單擊“文件”，然後選擇“打印”以打開“打印預覽”窗口。查看所有頁面，以在打印按鈕之前捕獲任何格式問題。這個簡單的步驟可以通過避免不必要的重印來節省您的時間，紙張和墨水。
6將作為pdf保存為PDF，以更好地格式化，無論您多麼謹慎在Excel，小調整或以不同的Excel版本打開文件可以輕鬆破壞佈局。為了保留我的Excel電子表格格式，我將其保存為PDF，以確保佈局保持完整。這也有助於我確認數據將如何出現在每個打印的頁面上。 與他人共享電子表格時，我經常使用此方法，特別是如果我需要為我打印電子表格。這也限制了他們對數據進行任何意外更改。要將電子表格另存為PDF，請在頂部菜單中單擊“文件”，選擇“另存為”，選擇您的位置，然後在“另存為“類型”下拉菜單中，選擇“ PDF”。然後，單擊“保存”。在紙張的數據和邊緣之間。此步驟對於清潔和專業的打印輸出很重要。使用自定義邊距，您可以在每個頁面上擬合更多數據，或者留出空間進行筆記和綁定。
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這種簡單的調整大大提高了打印輸出的可讀性和外觀。要設置內置或自定義保證金，請轉到“頁面佈局”選項卡，單擊“保證金”，然後選擇“自定義保證金”。然後，調整頂部，底部，左和右邊緣以滿足您的需求。請注意不要過多地減少邊緣。
i使用Excel中的“打印標題”功能。這樣可以確保重要的標題或標籤出現在多頁電子表格的每一頁上，從而使數據易於遵循和解釋。這使我的電子表格的收件人更容易理解數據，而無需不斷翻轉首頁。
設置打印標題，轉到“頁面佈局”選項卡，請單擊“打印標題，”並在“在頂部重複”或“要在左側重複”框的“行重複”框中，選擇要在每個頁面上重複的行或列。如果您以前從未使用過此功能，它將顯著提高Excel打印輸出的可讀性。
9調整列寬度和行高度> ，您應該調整列寬度和行高度，以確保以難以閱讀的方式切斷數據或包裹數據。我始終確保清晰可見文本，數字和其他信息，並且在單元格中的數據之間沒有重疊或尷尬的間距。對於包含更長的文本或數字的列或行，您可以選擇性地調整這些大小。保持可讀性的領域，同時保持整體佈局整潔且有條理。要調整列寬度或行高度，請突出顯示相關的列或行，右鍵單擊，然後選擇“列寬”或“行高”。輸入您所需的尺寸，然後單擊“確定”。
這些是我在打印Excel電子表格時一直遵循的提示。如果您的打印輸出通常看起來很混亂，我強烈建議您使用這些策略。通過仔細遵循這些步驟並在打印之前預覽床單，您將能夠充滿信心地實現完美的打印輸出。
如果打印未預期，請避免進行倉促調整，這可能會進一步破壞格式化。在嘗試另一個印刷之前，請花點時間解決任何問題。
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