如何在Excel中使用複選框來跟踪任務進度

Excel複選框的妙用：快速指南

本文將指導您如何在Excel中高效使用複選框，涵蓋添加、刪除、與IF、AND/OR函數結合使用以及應用條件格式等方面。無需複雜的開發者工具，輕鬆實現任務進度追踪。

快速鏈接

• 如何添加和刪除複選框
• 空格鍵和Delete鍵對複選框的操作
• 如何將復選框與IF函數結合
• 如何將復選框與AND或OR函數結合
• 如何為複選框應用條件格式
• 如何根據複選框狀態為其他單元格應用條件格式

在2024年6月之前，在Excel表格中添加複選框需要使用開發者選項卡中的窗體控件，這需要一定的專業知識。但現在，微軟提供了一種更簡便的方法。

如何添加和刪除複選框

Excel的複選框選項位於功能區“插入”選項卡的“控件”組中。 “控件”組默認情況下不可見，您需要先啟用它。

右鍵單擊功能區任意位置，然後單擊“自定義功能區”。

在“從下列位置選擇命令”字段中，單擊“主選項卡”。

接下來，單擊“插入”箭頭展開“插入”選項，然後選擇“控件”。然後，單擊“添加”將其添加到功能區。

最後，單擊“確定”關閉對話框。您將在“插入”選項卡的“控件”組中看到“複選框”，隨時可以點擊它向工作表中添加複選框。

要重新定位功能區“插入”選項卡中的複選框按鈕，請使用“自定義功能區”對話框右側的箭頭。

空格鍵和Delete鍵對複選框的操作

在了解複選框的不同使用方法之前，了解它們如何受不同按鍵影響非常重要。

當您單擊“插入”選項卡中的複選框圖標時，您會在所選單元格中看到一個未選中的複選框。如果您選擇多個單元格，則會添加多個複選框——每個單元格一個。使用鼠標單擊複選框可以添加和刪除勾選標記，您也可以使用空格鍵執行相同的操作，如果您更喜歡只使用鍵盤在Excel中工作，這是一個方便的技巧。同樣，如果您選擇包含複選框的多個單元格並按空格鍵，則所有復選框將同時被選中和取消選中。

要從工作表中刪除複選框，請選擇複選框所在的單元格，然後按Delete鍵。如果您的複選框已選中，按Delete鍵將首先取消選中復選框，再次按下Delete鍵將完全刪除複選框。

如何將復選框與IF函數結合

習慣使用複選框和Excel函數的第一步是嘗試單獨使用IF函數。

在下表中，我們希望“狀態”列根據複選框是否選中來告訴我們任務是已完成還是未完成。

選中復選框的值為TRUE，未選中則為FALSE。因此，使用IF函數時，我們將告訴Excel考慮這些參數。

從C2單元格開始，我們將創建一個具有以下語法的IF公式：

<code>=IF(x=y,"a","b")</code>

其中x是包含複選框的單元格，y是TRUE或FALSE，a是我們希望在滿足我們輸入的條件時產生的結果，b是我們希望在不滿足條件時產生的結果。

在我們的例子中，我們將輸入

<code>=IF(B2=TRUE,"Complete","Incomplete")</code>

因為我們希望Excel找出B2中的複選框是否被選中，並在C2中相應地生成“已完成”或“未完成”字樣。

如果您希望Excel根據複選框的狀態生成文本，請記住在值a和b周圍使用引號。

如果您使用Excel的表格格式化程序格式化了表格，在輸入上述公式後按Enter鍵時，您將看到該公式自動複製到該列中的其他單元格。

現在，選中一些複選框以查看C列中的結果變化。

如果您向下單擊並拖動表格句柄（格式化表格的右下角），新行將自動包含您添加的複選框和狀態公式。

如何將復選框與AND或OR函數結合

現在，我們可以使用複選框來檢查包含多個階段的任務的進度。

使用複選框與AND函數

在此示例中，我們希望“狀態”列告訴我們每個任務的所有階段是否都已選中。

這就是為什麼我們需要將AND函數與IF函數一起使用的原因——AND告訴Excel我們同時評估多個條件。

以下是語法：

<code>=IF(AND(x:y=z)"a","b")</code>

其中x:y是包含複選框的範圍，z是TRUE或FALSE，a和b是我們希望看到的結果，這取決於是否滿足所有條件。

因此，在我們的例子中，我們將輸入

<code>=IF(x=y,"a","b")</code>

因為我們希望Excel評估B2、C2和D2單元格中的複選框，告訴我們它們是否都被選中。

使用複選框與OR函數

您也可以使用OR函數遵循相同的原則：

<code>=IF(B2=TRUE,"Complete","Incomplete")</code>

其中x:y是包含複選框的範圍，z是TRUE或FALSE，a和b是我們希望看到的結果。這告訴Excel評估複選框以查看是否選中了任何（而不是全部）複選框。

在此示例中，Excel告訴我們任務是待處理（如果未選中任何復選框）還是已操作（如果選中了任何復選框），因為我們輸入了以下公式：

<code>=IF(AND(x:y=z)"a","b")</code>

如何為複選框應用條件格式

為了更輕鬆地可視化數據和跟踪任務進度，您可以使用條件格式為複選框或其所在的單元格應用顏色。

在此示例中，我們希望包含複選框的單元格在選中時變為綠色。

為此，我們需要選擇所有包含複選框的單元格，單擊“開始”選項卡中的“條件格式”，然後選擇“新建規則”。

在“新建格式規則”對話框中，請按照以下步驟操作：

1. 單擊“僅格式化包含以下內容的單元格”。
2. 將第一個和第二個下拉菜單分別設置為“單元格值”和“等於”。
3. 輸入TRUE或FALSE，具體取決於您希望格式是否應用於選中的複選框或未選中的複選框。
4. 單擊“格式”，並根據您希望在選中或取消選中復選框時發生的情況設置格式。在我們的例子中，當複選框被選中時，我們將單元格格式化為綠色填充。
5. 單擊“確定”。

如何根據複選框狀態為其他單元格應用條件格式

最後一個選項是，如果所有復選框都被選中，則格式化整行。在我們的例子中，我們希望清楚地顯示任務3和5已完成。

首先選擇整個表格（標題行除外），然後通過單擊“條件格式”>“新建規則”啟動“新建格式規則”對話框。

然後，按照以下步驟操作：

1. 單擊“使用公式確定要格式化的單元格”。
2. 在空字段框中，輸入=AND($B2:$D2,"TRUE")，其中$B2:$D2是表格第一行包含複選框的單元格，"TRUE"告訴Excel在所有複選框都被選中時應用格式。確保在列引用（$B2和$D2）之前添加美元符號——這告訴Excel我們希望將條件格式規則應用於這些固定列中的所有行。
3. 單擊“格式”以確定滿足您設置的條件時會發生什麼。在我們的例子中，我們選擇黃色填充。
4. 單擊“確定”。

---

複選框不是跟踪任務進度的唯一方法。實際上，您可以在Excel中創建整個數據儀表板，以便一目了然地監控您的工作流程。

以上是如何在Excel中使用複選框來跟踪任務進度的詳細內容。更多資訊請關注PHP中文網其他相關文章！