如何使用焦點單元在Excel中輔助數據輸入和分析

Excel 的焦點單元格功能：提升效率的便捷工具

Excel 近年來新增的焦點單元格功能，雖然簡單，卻非常實用。它會突出顯示活動單元格所在的行和列，幫助您跟踪在電子表格中的位置，並方便您閱讀行和列的數據。

截至2024 年12 月，此功能僅適用於使用Windows（版本2410，內部版本18118.20000 或更高版本）和Mac（版本16.91，內部版本24109300 或更高版本）桌面版Excel 的Microsoft 365 訂閱者。計劃於 2025 年 3 月在網頁版 Excel 上推出。

如何啟用焦點單元格

在 Microsoft 將焦點單元格添加到 Excel 之前，我常常點擊行號或列字母來確保我正在讀取或添加數據到正確的單元格。焦點單元格功能本質上就是為您執行此操作，同時突出顯示活動單元格所在的行和列。

此功能默認情況下處於禁用狀態。因此，要啟用它，請打開功能區上的“視圖”選項卡，然後單擊“顯示”組中的“焦點單元格”。

單擊此按鈕後，該功能立即可見。請注意，活動單元格保留單元格的顏色（在我的情況下，是其默認顏色），而列和行中的其餘單元格則採用引導顏色。

啟用此功能後，它將在您創建或打開的任何新工作簿中保持活動狀態。您可以再次單擊相同的圖標將其關閉。

焦點單元格不打印——它是一個僅限屏幕的工具，旨在幫助您進行導航和組織。

如何更改焦點單元格顏色

默認情況下，焦點單元格會以藍綠色突出顯示活動行和列。但是，如果您使用了綠色或藍色的文本、單元格填充或邊框，這可能會造成混淆。因此，您可以將焦點單元格顏色更改為您不太常在電子表格中使用的顏色。

單擊“視圖”選項卡中的“焦點單元格”下拉菜單，然後將鼠標懸停在“焦點單元格顏色”上。然後，從顯示的調色板中選擇一種顏色。

焦點單元格的顏色是您選擇的任何顏色的較淺色調，以便您仍然可以讀取彩色單元格中的數據。在這裡，我選擇了紅色，您可以看到色帶是粉紅色。

如何將焦點單元格添加到快速訪問工具欄

雖然焦點單元格對於閱讀和修改包含大量數據的電子表格非常方便，但在較小的工作表上，您可能會發現它不太必要。因此，如果您處理各種包含不同數據量的工作表，則能夠立即啟用和禁用焦點單元格非常方便，這就是您應該將該工具添加到快速訪問工具欄 (QAT) 的原因。

為此，請右鍵單擊功能區上的“視圖”選項卡中的“焦點單元格”，然後單擊“添加到快速訪問工具欄”。

然後，焦點單元格圖標將出現在 Excel 窗口的頂部。

如果它沒有出現，那是因為您沒有啟用 QAT。要更改此設置，請右鍵單擊功能區上的任何選項卡，然後單擊“顯示快速訪問工具欄”。

或者，按 Alt > W > E > F 可從鍵盤激活和停用焦點單元格。

如何使用查找和替換的自動突出顯示

如果您使用 Excel 的查找和替換工具來識別密集型電子表格中的值，有時可能難以查看哪個單元格包含您要查找的值。要解決此問題，請選中“焦點單元格”下拉菜單中的最後一個選項“顯示自動突出顯示”。

啟動查找 (Ctrl F) 和查找和替換 (Ctrl H) 對話框後，在“查找內容”字段中鍵入您要搜索的值。然後，當您單擊“查找下一個”時，Excel 將使用焦點單元格臨時格式來強調與您的條件匹配的單元格。在我的例子中，我想看看 Barry 在任何一天都在哪里工作。

如果您不想使用焦點單元格，但希望 Excel 在使用查找或查找和替換時突出顯示相關單元格，則此工具非常理想。如果您啟用了焦點單元格，無論您是否選中了“顯示自動突出顯示”，Excel 都會應用此臨時格式。

注意事項

儘管此工具有很多好處，但在使用之前，您應該注意一些注意事項。

首先，如果您同時顯示兩個或多個窗口，在一個窗口中顯示Excel，在另一個窗口中顯示另一個程序，那麼只要您單擊離開Excel 窗口，焦點單元格突出顯示就會消失。如果您同時使用兩個或多個 Excel 窗口，也會出現同樣的問題——焦點單元格僅顯示在活動窗口中。從數據輸入的角度來看，這是一個不方便的缺點。

其次，更改焦點單元格顏色時，您只能從十種標準顏色中選擇。此外，由於沒有灰色或黑色，因此沒有可用的中性焦點單元格顏色。

另一種確保您準確讀取和編輯大型電子表格的方法是使用 Excel 的凍結窗格工具，該工具在向下和向右滾動時會將某些行和列保持在屏幕上。同時使用凍結窗格和焦點單元格可以確保您不會將數據輸入到錯誤的單元格中。

以上是如何使用焦點單元在Excel中輔助數據輸入和分析的詳細內容。更多資訊請關注PHP中文網其他相關文章！