在 Microsoft Excel 中嘗試的三個巧妙的格式化技巧

電子表格不應該枯燥無味——如果你想讓人們閱讀它們的話。學習一些技巧來輕鬆格式化資料並建立可吸引同事參與的 Excel 工作簿。

Excel 格式設定技巧 1：使用填滿句柄

第 1 步： 開啟現有的 Excel 工作簿。這裡我們有一個未完成的表格，顯示了小型企業的利潤。

第 2 步： 您想要填寫「月份」列，但不想手動輸入每個月。沒問題，只需點擊儲存格 A2（一月）並將遊標懸停在儲存格的右下角。您會看到出現一個黑色的小加號 - 這是填充柄。

第 3 步： 按住填充柄並將其向下拖曳到儲存格 A13 以依序填滿月份。但是，如果您有數百或數千個單元格需要填充，這可能需要時間。相反，您可以雙擊填充手柄來完成表格末尾的所有條目。

Excel 格式技巧 2：數字格式

第 1 步： 您會注意到「利潤」欄中的數字未採用格式來顯示它們代表的貨幣。您可以單獨瀏覽每個單元格並添加美元符號，但您可能沒有時間這樣做。作為更快的替代方法，請選擇要變更的所有儲存格。

第 2 步： 右鍵點選選取的儲存格，然後尋找「設定儲存格格式」選項。

第 3 步： 左鍵點選設定儲存格格式，然後在「數位」標籤下選擇「貨幣」。

第 4 步：點擊符號並選擇您要顯示的貨幣，例如美元。

第 5 步： 將小數位數調整為 2，並選擇負數的顯示方式（有四個選項）。還有一個方便的範例部分，以便您可以查看您的金額在工作簿中的樣子。

第6步：按“確定”，您的數字將自動轉換為金額。除非您更改格式，否則此更改是永久性的，因此如果您必須更改金額，則無需再次重新格式化。

Excel 中的格式化技巧 3：新增圖形給資料

第 1 步： 專業電子表格很少只是文字和數字。添加圖形很容易，使您的工作簿更易於理解和導航。首先，按一下「插入」選項卡，然後尋找圖示。

第 2 步： 這將開啟「圖示」窗口，其中提供了數百個可以添加到資料中的免費圖形。使用搜尋欄或查看類別，例如商業。

第 3 步： 點選所需的圖形（或多個圖形），然後按下「插入」按鈕。

第 4 步： 將圖示拖曳到表格或圖表上您想要的位置。它位於網格上方，因此不會幹擾您的資料。

第 5 步：如果您想更改圖示的顏色，請按一下「圖形格式」標籤。

第 6 步： 點擊「圖形填滿」旁的下拉式選單並選擇正確的顏色。

第 7 步：如果您想在圖形中使用多種顏色，則必須將圖示轉換為形狀。仍在「圖形格式」標籤上時，選擇「轉換為形狀」。

第 8 步： 現在，您可以使用「形狀格式」標籤選擇形狀的每個元素並相應地為其著色。您也可以使用選擇框邊緣的拉動手柄來調整圖形大小。

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