律师案件归档技能

技能概述

版本：v1.0.3

将律师案件文件夹中的文书材料，按照《济南市律师业务档案立卷归档和管理规范》和《重庆市律师业务档案立卷归档指引》的要求，自动分类、排列、编号、编目，生成完整的归档卷宗。

核心能力：

• 先制作办案小结，全局把握案件脉络，再编排目录和材料顺序
• 自动识别律师代理的诉讼阶段（一审/二审/执行/再审）
• 按民事诉讼流程分层排列文书
• 缺件主动询问，提醒用户补充
• 三路输出：归档清单(Excel) + 卷宗目录(Word) + 合并PDF

触发条件

当用户表达以下意图时激活：

• "帮我把 XX 案件文件夹归档"
• "归档这个案件"
• "生成卷宗目录"
• "合并案件PDF"
• "案件立卷"

工作流程

第一步：接收案件信息

1. 用户提供案件文件夹路径
2. 自动识别案件类型（民商事/刑事/劳动仲裁/非诉），根据：
   • 文件夹名称关键词（"建设工程""合同纠纷"→民商事；"盗窃""故意伤害"→刑事）
   • case_data.json 中记录的类型
   • 识别不到则询问用户
3. 确定档号序号（询问用户起始序号或自动递增）

第二步：扫描文件夹

1. 递归扫描案件文件夹下所有文件
2. 排除冲突文件：跳过 _DiskStation_*_DownloadConflict 等 Synology Drive 冲突文件
3. 支持的文件格式：PDF、DOC/DOCX、JPG/JPEG、PNG、BMP、TIFF、XLS/XLSX
4. 识别每个文件的文书类型（参照 references/doc_identification.md）

第三步：识别诉讼阶段（核心新增步骤）

归档前必须先执行此步骤。

3.1 读取委托代理合同

优先读取委托代理合同（PDF/DOCX），提取代理阶段信息：

搜索关键词：代理事项、代理范围、委托事项
提取信号：一审、二审、上诉、执行、再审、全程代理

输出示例：

{
  "contract_stages": ["S1", "S3"],
  "evidence": "合同约定"代理甲方与XX公司建设工程分包合同纠纷一案的一审诉讼及执行程序""
}

3.2 分析文件夹结构

检测案件文件夹下的子目录名：

3.3 文书类型信号检测

扫描全部文件后，检测是否存在阶段特征文书：

3.4 综合判定并告知用户

汇总三种方法的结论，输出最终阶段列表，并在归档执行前告知用户：

📋 阶段识别结果：
  委托合同信号：一审 + 执行
  文件夹结构：  有「执行」子目录
  文书类型信号：有起诉状、强制执行申请书
  → 最终判定：一审 (S1) + 执行 (S3)
  
  将按以下结构归档：
  ┌─ 通用文书（收案）—— 6项
  ├─ 一审阶段 ——————— 11项
  ├─ 执行阶段 ——————— 10项
  └─ 通用文书（结案）—— 4项

如果用户认为阶段识别有误，允许用户手动修正（增加或删除阶段）。

第四步：制作办案小结（归档总纲）

办案小结是归档的总纲。先吃透案件脉络，后续的目录编排和材料排序才有依据。 此步骤在排列文书之前执行，不是事后补写。

4.1 读取关键文书

从案件文件夹中读取以下关键文书（按优先级）：

1. 委托代理合同 → 提取收案日期、律师费、代理阶段
2. 起诉状/申请书/上诉状 → 提取当事人、案由、诉讼请求
3. 判决书/裁定书/裁决书 → 提取案号、法院、裁判结果、裁判日期
4. 执行异议申请书/强制执行申请书 → 提取执行阶段信息
5. 授权委托书 → 提取律师信息、代理权限

读取方法：

• Word文件（.doc/.docx）：直接提取文字内容
• PDF文件：先检查是否有文字层；无文字层则为扫描件，结合文件名和已有信息推断
• 如关键文书为扫描件无法提取文字，向用户询问关键信息
• 使用 scripts/generate_summary.py 辅助生成

4.2 梳理案件脉络

基于读取到的文书内容，梳理以下信息：

• 当事人关系：委托人、对方当事人、第三方之间的关系
• 案件背景：纠纷起因、争议焦点
• 时间线：收案→立案→开庭→裁判→执行（如有）的关键日期
• 代理工作：律师在各阶段做了哪些工作，整理为时间线列表项（日期+工作内容）
• 代理结果：各阶段的裁判/处理结果

4.3 生成办案小结

按以下模板撰写办案小结（参照 references/archive_fields.md 第四节）：

办  案  小  结

一、基本案情
（当事人基本情况、争议焦点、案件概述）

二、代理工作过程
（按代理阶段分组，每阶段用两列表格展示关键工作节点）

（一）一审阶段
┌────────────┬──────────────────────────────────┐
│ 时间       │ 工作内容                          │
├────────────┼──────────────────────────────────┤
│ 2024.03.15 │ 签订委托代理合同，正式接受委托    │
│ 2024.03.20 │ 向法院递交起诉状及证据材料        │
│ 2024.05.20 │ 开庭审理，出庭发表代理意见        │
│ 2024.07.05 │ 收到一审判决书                    │
└────────────┴──────────────────────────────────┘

（二）执行阶段（如代理）
┌────────────┬──────────────────────────────────┐
│ 时间       │ 工作内容                          │
├────────────┼──────────────────────────────────┤
│ 2024.08.01 │ 向法院申请强制执行                │
│ 2024.09.10 │ 执行到位                          │
└────────────┴──────────────────────────────────┘

三、代理结果
（各阶段裁判/处理结果汇总）

四、办案体会与经验总结
（法律问题分析、办案心得、经验教训）

承办律师：________
日期：____年__月__日

注意：代理工作过程采用两列表格格式（时间 | 工作内容），表头浅蓝灰底色，时间列加粗居中。 仅记录关键节点（签合同、立案、开庭、提交重要文书、收到裁判文书等），日期格式统一为 YYYY.MM.DD。

4.4 输出与确认

1. 将办案小结保存为 .docx 格式 Word 文档到案件文件夹，方便用户后续编辑修改
2. 向用户展示办案小结内容
3. 用户确认或修改后，作为后续目录编排的依据

办案小结中梳理出的案件信息（当事人、案号、法院、日期、代理阶段等）将自动填充到卷宗封面和卷宗目录中。

第五步：制作卷宗目录

基于办案小结对案件的理解，按归档模板编排卷宗目录。

5.1 确定卷宗目录结构

卷宗目录采用用户律所模板格式（{user_template_dir}\卷宗目录（空白）.doc）：

1、事务所批办单(收案审批表)        ← 固定项
2、委托代理合同（附收费凭证）        ← 固定项
3、所函、授权委托书                ← 固定项

...（中间材料按案件脉络及归档文件时间线填写）...

N-2、办案小结                      ← 固定项
N-1、结案审批表                    ← 固定项
N、质量反馈表                      ← 固定项

编排规则：

• 前3项和后3项为固定名称，序号随中间材料数量自动调整
• 中间材料根据案件脉络、办案小结梳理的时间线、实际归档文件按序填写
• 不添加阶段分隔行，采用平铺序号列表

5.2 生成卷宗目录（初版，页码待填）

使用 scripts/generate_toc.py 生成卷宗目录 Word 文档：

python generate_toc.py --input  --output <卷宗目录.docx>

toc.json 格式：

{
  "title": "卷  宗  目  录",
  "middle_items": [
    {"name": "民事判决书（执行依据）", "page": "", "missing": false},
    {"name": "保全裁定书", "page": "", "missing": false},
    {"name": "执行异议申请书", "page": "", "missing": false},
    {"name": "证据材料（离婚协议书、离婚证、房贷支付记录等）", "page": "", "missing": false},
    {"name": "律师调查令申请书", "page": "", "missing": false},
    {"name": "执行异议裁定书", "page": "", "missing": false}
  ],
  "remarks": ""
}

生成的卷宗目录特点：

• 直接采用用户上传的原始模板表格，在模板现有表格中填写内容，保留原模板的格式、列宽、行高、边框、标题和表头
• 前3项固定：事务所批办单(收案审批表)、委托代理合同（附收费凭证）、所函、授权委托书
• 后3项固定：办案小结、结案审批表、质量反馈表（仅匹配序号）
• 中间材料按时间线排列，填写顺序：先填满左列（从上到下），左列满后再填右列（从上到下）
• 缺失文书页次列标注「缺」（红色字体）
• 此阶段页码列暂留空（待合并PDF后回填）
• 末行备注区
• 输出 .docx 格式，方便用户编辑

页码回填（合并PDF后执行）：

python generate_toc.py --input  --page-mapping  --output <卷宗目录.docx>

第六步：调整归档材料顺序

根据卷宗目录调整实际文件的排列顺序。

文件格式优先规则：对于收案审批表、委托代理合同、结案审批表等文书，构建 files_list.json 时，优先查找并选用案件文件夹中的 PDF 版本。仅当 PDF 版本不存在时，才使用 Word（.doc/.docx）版本作为替代。此规则确保合并PDF中的文档质量最优，避免Word转PDF过程中可能出现的格式丢失。

1. 按卷宗目录的条目顺序，为每个条目匹配实际文件：

   [
     {"toc_seq": 1, "name": "事务所批办单(收案审批表)", "path": ".../收、结案审批表.doc", "pages": "1"},
     {"toc_seq": 2, "name": "委托代理合同", "path": ".../委托合同.pdf"},
     {"toc_seq": 2, "name": "收费凭证", "path": "", "blank_page": true},
     {"toc_seq": 3, "name": "所函", "path": ".../所函.doc"},
     {"toc_seq": 3, "name": "授权委托书", "path": ".../委托书.pdf"},
     {"toc_seq": 4, "name": "民事判决书（执行依据）", "path": ".../判决书.pdf"},
     ...
     {"toc_seq": 11, "name": "结案审批表", "path": ".../收、结案审批表.doc", "pages": "2"},
     {"toc_seq": 12, "name": "质量反馈表", "path": "", "type": "必选"},
   ]
   

   • toc_seq：卷宗目录中的序号，多个文件可共用同一序号（如"所函"和"授权委托书"共用序号3）
   • name：文件名称（用于合并报告和页码映射）
   • path：实际文件路径，缺失时留空字符串
   • pages（可选）：页码范围，用于从同一源文件提取指定页面
     • "1" → 仅第1页；"2-4" → 第2-4页；"2-" → 第2页到末尾
     • 收案/结案审批表分割：如"收、结案审批表"为同一文档，第1页为收案审批表（toc_seq=1），第2页为结案审批表（toc_seq=N-1），两个条目引用同一 path 但 pages 不同
   • blank_page（可选）：设为 true 时，path 为空则插入一页空白A4页占位（如收费凭证缺失）
   • type：必选/可选（用于缺件统计）

2. 收案/结案审批表分割规则：

   • 如"收、结案审批表"为同一文档（常见），第1页 → 收案审批表（第1项），第2页 → 结案审批表（倒数第二项）
   • 两个条目共用同一 path，通过 pages 字段区分："1" 和 "2"
   • 如审批表为独立的两份文件，则分别填写 path，无需 pages 字段

3. 委托代理合同与收费凭证：

   • 卷宗目录第2项"委托代理合同（附收费凭证）"在合并时拆分为两个条目，共用 toc_seq=2
   • 委托代理合同：填写实际合同文件路径
   • 收费凭证：如有收费凭证文件则填写路径；如无，设 "blank_page": true 插入空白页占位

4. 同一目录条目对应多个文件：按卷宗目录的合并项依次列出，共用 toc_seq 即可，例如"所函、授权委托书"拆分为两个条目。

5. 缺失文件：将 path 留空，合并脚本会尝试使用占位PDF（见第八步）。

6. 将文件列表保存为 files_list.json。

第七步：缺件检测与用户确认（强制步骤）

此步骤为强制性阻断点。在用户明确回复前，不得继续执行后续步骤。

7.1 计算缺件清单

根据已识别的阶段和文件列表，检查必选文书是否存在：

• 通用必选项（始终检查）：事务所批办单、委托代理合同、收费凭证、授权委托书
• 执行阶段必选项（S3存在时）：执行异议申请书、执行裁定书
• 结案必选项（始终检查）：办案小结、结案审批表、质量反馈表

特殊处理：

• 办案小结已在第四步生成，不列入缺件
• 如"收、结案审批表"为同一文档，通过 pages 字段分割：第1页→收案审批表(第1项)，第2页→结案审批表(倒数第二项)
• 结案审批表缺失时自动生成：如文件夹中无结案审批表，在缺件检测确认后，使用 scripts/generate_closing.py 根据案件结案情况自动填写生成简要的结案审批表。生成后列入归档材料，不再作为缺件标记。用法：python generate_closing.py generate --input closing.json --output 结案审批表.docx
• 质量反馈表缺失时不再跳过：使用模板PDF占位输出（{user_template_dir}\案件质量反馈意见卡（双面打印）1份.pdf），合并时通过 --placeholder-pdf 参数传入

7.2 向用户展示缺件清单并等待确认

格式：

⚠️ 缺件检测 — 发现以下必选文书缺失：

【通用文书】
  ✗ 质量反馈表（必选）

【结案阶段】
  ✗ 结案审批表（同第1项收、结案审批表，无需单独文件）

请选择：
  A. 我去补充缺失文件，补充完成后重新检测
  B. 确认缺失，标注为「缺」，继续归档
  C. 仅补充部分文件（请说明哪些）

在用户明确回复前，暂停所有后续操作。

第八步：合并PDF与生成归档产物

所有输出文件保存到案件文件夹下的 归档/ 子目录。

8.1 合并PDF

使用 scripts/merge_pdf.py：

python merge_pdf.py --input  --output <合并卷宗.pdf> --placeholder-pdf <质量反馈表模板.pdf> --mapping-output 

可选：

python merge_pdf.py --input files_list.json --output 合并卷宗.pdf --cover-pdf 封面.pdf --toc-pdf 卷宗目录.pdf --placeholder-pdf 质量反馈表模板.pdf --mapping-output page_mapping.json

合并规则：

• 按文件列表顺序依次合并
• 非PDF文件（.doc/.docx/.jpg/.png/.xls/.xlsx）自动转换为PDF（WPS COM 优先 → LibreOffice 回退 → Pillow 图片）
• 页面尺寸统一：合并后所有页面自动统一为A4尺寸（595×842pt），非A4页面按比例矢量缩放居中（文字保持可选）
• 页面分割：pages 字段指定页码范围，支持从同一源文件提取指定页面（如收案审批表取第1页、结案审批表取第2页）
• 空白页占位：blank_page: true 时插入一页空白A4页（如收费凭证缺失）
• 占位PDF：文件路径为空时，使用 --placeholder-pdf 指定的模板PDF占位输出（如质量反馈表）
• 同一源文件多次引用时自动缓存转换结果，避免重复转换
• 封面/目录页（如有）不编号
• 正文从第1页开始连续编号，跨阶段不重置
• 页码标注：右上角，格式为"第xx页"（中文，距右边20pt，距顶部25pt）
• 生成 page_mapping.json，记录每个条目在合并PDF中的起止页码和状态（ok/blank/placeholder/missing）

8.2 回填卷宗目录页码

直接将 page_mapping.json 传给 generate_toc.py，脚本自动按 toc_seq 聚合计算页码范围（格式"x-x页"或"x页"）：

python generate_toc.py --input toc.json --output 卷宗目录.docx --page-mapping page_mapping.json --template 模板.doc

确保卷宗目录中的"页次"与合并PDF中的实际页码完全一致。

8.3 输出归档清单 (Excel)

• 文件名：{档号}_归档清单.xlsx
• 含档号、文书名称、所属阶段、页码区间、保管期限等
• 格式参照 references/archive_fields.md

第九步：输出归档报告

向用户报告：

• 档号、案件类型、当事人、案由
• 代理阶段（一审/二审/执行/再审）
• 文书总数（按阶段分组统计）、总页数
• 缺失文书列表（如有）
• 输出文件路径及文件大小
• 保管期限

第十步：更新案件统计表

归档完成后，自动更新 {user_stats_file}案件统计表个案.xlsx（旧版.xls格式，通过WPS COM操作）。

10.1 准备统计数据

从案件分析结果中提取以下字段，保存为 stats_data.json：

{
  "案件名": "XX公司诉XX公司...",
  "收案日期": "2025-03-11",
  "案件类型": "个案",
  "案件状态": "调解结案",
  "是否结案": "已结案",
  "诉讼案号": "(2025)X民初XX号",
  "案件标的": 343366.24,
  "发票": "10000",
  "案件受理费": 3225.25,
  "合同律师费": 10000,
  "结案时间": "2026-01-08",
  "承办律师": "张律师",
  "备注": "档号: 2025-MS-001",
  "案件文件夹": "{user_case_dir}/..."
}

字段名对应Excel列名，仅填需要更新的字段。日期格式 YYYY-MM-DD，金额为数字。

10.2 执行更新

python update_case_stats.py --input  --stats-file "{user_stats_file}案件统计表个案.xlsx"

匹配规则：精确匹配案件名 → 子串匹配（双向）→ 未找到则追加新行。已存在的案件更新字段，新案件自动添加到末尾并设置文件夹超链接。

档号编号规则

格式：年份-案件类型代号-序号

序号按年度递增，用户可指定起始序号。

保管期限判定规则

重大案件（如涉黑、群体性案件）可手动调整为永久保管。

隐私保护规则

强制遵守以下规则，不得违反：

1. 本地优先：所有文件操作（扫描、转换、合并、编号）全部由本地Python脚本完成
2. 禁止上传：不得将案件文件或当事人信息上传至任何外部网络服务
3. 最小化读取：AI仅读取文书内容用于识别和提取信息，不额外存储
4. 中间文件清理：归档完成后，自动清理转换过程中产生的临时PDF文件
5. 数据隔离：case_data.json 保存在案件文件夹内，不上传至云端

与证据清单技能的联动

两个技能通过案件文件夹下的 case_data.json 进行数据共享：

{
  "case_info": {
    "case_name": "案件名称",
    "case_type": "民商事|刑事|劳动仲裁|非诉",
    "parties": { "plaintiff": "", "defendant": "" },
    "case_number": "法院案号",
    "court": "受理法院/仲裁委",
    "filing_date": "收案日期",
    "closing_date": "结案日期",
    "stages": ["S1", "S3"]
  },
  "evidence_list": [
    { "name": "", "type": "", "description": "", "file_path": "" }
  ],
  "documents": [
    { "name": "", "type": "", "stage": "", "file_path": "", "page_start": 0, "page_end": 0 }
  ],
  "archive_number": "档号"
}

• 证据清单技能写入 evidence_list
• 归档技能读取 evidence_list 作为证据材料部分的编排依据
• 归档技能写入 documents、archive_number 和 stages
• 两个技能均可独立运行，联动是可选的

参考文件

• references/case_templates.md - 四类案件的文书排列顺序模板（含阶段分层结构）
• references/archive_fields.md - 归档清单字段、卷宗目录格式、办案小结模板
• references/doc_identification.md - 文书识别规则、阶段识别规则、缺件检测规则
• scripts/merge_pdf.py - PDF合并与页码添加脚本
• scripts/generate_summary.py - 办案小结生成脚本
• scripts/generate_toc.py - 卷宗目录生成脚本（5列双栏表格格式）
• scripts/update_case_stats.py - 案件统计表更新脚本（WPS COM操作）
• scripts/office_convert.py - Office文件转换共享模块（WPS COM 优先 → LibreOffice 回退）
• scripts/generate_closing.py - 结案审批表自动生成脚本

规范依据

• 《济南市律师业务档案立卷归档和管理规范（试行）》（济律协〔2021〕6号）
• 《重庆市律师业务档案立卷归档指引》（2021年11月15日执行）
• 司法部、国家档案局《律师业务档案立卷归档办法》《律师业务档案管理办法》

注意事项

1. 非 PDF 文件（Word、图片）需要先转换为 PDF 再合并，转换策略：WPS Office COM 优先（需安装 pywin32）→ LibreOffice 回退 → Pillow（图片）。详见 scripts/office_convert.py
2. 合并 PDF 的页码与卷宗目录的页码必须完全对应；页码标注在右上角，格式为"第xx页"
3. 阶段识别优先读取委托合同，合同识别不到时通过文件夹结构和文书类型辅助判断
4. 办案小结在排列文书之前生成，是归档的总纲，不是事后补写
5. 缺件检测为强制阻断步骤（第七步），必须在用户确认后才能继续
6. 备考表(G10)如缺失可自动生成，在缺件清单中标注「可自动生成」
7. 如果案件文件夹中没有足够文书识别案件类型，需询问用户
8. 归档完成后提示用户检查缺失文书项