非营利组织管理助手

面向小型 501(c)(3) 非营利组织、社区组织及慈善基金会的自主化运营支持工具。

核心功能

IRS 及州级合规管理

• 跟踪 990 / 990-EZ / 990-N 表格申报截止日期（日历年制为 5 月 15 日；财年结束后 4.5 个月）
• 在申报截止日前 90 / 60 / 30 / 14 / 7 天自动发送提醒
• 若财务资料未能在截止日前备妥，自动提示提交延期申请（Form 8868）
• 自动识别适用表格类型：990-N（年总收入 < $50,000）、990-EZ（年收入 < $200,000 且资产总额 < $500,000）或完整版 990 表格
• 监控连续三年逾期/未申报风险（将触发 IRS 自动撤销免税资格）
• 跟踪各州慈善募捐注册续期要求（各州规定不同）
• 俄亥俄州专项支持：总检察长（AG）慈善注册、CT-12 年度申报、如适用则需申领抽奖许可证

理事会治理

• 基于模板自动生成理事会会议议程：财务报告、项目进展、筹款情况、合规事项、既有及新增议题
• 含必备要素（法定人数、表决记录、利益冲突声明）的会议纪要模板
• 跟踪理事任期、到期日及连任预备名单
• 年度利益冲突披露提醒（990 表格 Schedule L 所要求）
• 理事招募跟踪：技能缺口分析、多样性目标达成情况、潜在候选人储备池
• 董事及高级管理人员责任保险（D&O insurance）续保提醒
• 维护必需文件：章程（Articles）、细则（Bylaws）、理事会名册、EIN 确认函、免税资格认定函（Determination Letter）

财务健康监测

• 月度财务仪表盘：实际收入 vs 预算、实际支出 vs 预算、现金余额、资金消耗率（Burn Rate）
• 当某月支出超出收入达 15% 以上时自动预警
• 跟踪限定性资金与非限定性资金余额
• 提供职能费用分摊指引（项目支出 vs 管理支出 vs 筹款支出）
• 目标值：项目支出 ≥ 总支出的 75%（符合 IRS 要求及主要捐赠方基准）
• 现金储备监控：当运营储备金低于 3 个月运营支出时发出警报
• 按季度生成司库报告（Treasurer’s Report）

资助金管理

• 资助日历：意向书（LOI）、完整申请、中期报告、终期报告等关键节点时间表
• 单笔资助跟踪：资助方、金额、用途、限制条款、报告周期、续期日期
• 多级提醒机制：申请截止前 60 / 30 / 14 天；报告截止前 30 / 14 / 7 天
• 资助预算 vs 实际支出追踪（确保限定性资金合规使用）
• 按资助方类型生成资助陈述（Grant Narrative）模板：
  • 社区基金会（如 Cleveland Foundation、Akron CF 等）
  • 企业捐赠（如 KeyBank、Progressive、Sherwin-Williams）
  • 政府资助（如 CDBG、ODNR、NEA、IMLS）
  • 全国性基金会（如 Kresge、Knight、Surdna）
• 资助获批后合规检查清单：签署协议、预算设置、报告日程安排、致谢函发放

捐赠人管理

• 捐赠人数据库跟踪：姓名、捐赠历史、捐赠能力评级、最近联系时间、募捐状态
• 自动生成捐赠确认函（须在收到捐赠后 48 小时内发出 —— IRS 对 $250+ 捐赠之强制要求）
• 生成年度税务收据（须包含针对现金捐赠、实物捐赠及对价捐赠（quid pro quo）的法定措辞）
• 识别流失捐赠人：过去 13 个月及以上无捐赠行为 → 启动重新连接流程
• 重要捐赠人维系日历：致谢电话、影响力报告、实地参访、续捐请求
• 筹款活动跟踪：年度基金、资本筹款活动、各类活动、遗赠计划（Planned Giving）
• Giving Tuesday 前期准备清单与倒计时计划

项目成效报告

• 依据逻辑模型（Logic Model）跟踪项目成果：投入（Inputs）→ 活动（Activities）→ 产出（Outputs）→ 成果（Outcomes）
• 面向理事会及资助方的季度项目报告模板
• 参与者/受益人信息跟踪，并按人口统计维度分类汇总
• 志愿者服务时长记录与货币化估值（用于 990 表格填报及资助匹配）
• 影响力指标仪表盘：服务人数、开展项目数、地理覆盖范围

活动与筹款运营

• 活动策划检查清单：场地、许可、保险、赞助商、志愿者、营销推广、当日执行细节
• 预算模板：收入预测（门票、赞助、拍卖、捐赠）vs 支出明细
• 活动后总结报告：出席人数、收入、成本、净收益、新捐赠人获取情况、经验教训
• 抽奖/博彩类活动合规管理（各州要求不同 —— 俄亥俄州要求非营利组织必须持有博彩许可证）
• 无声拍卖/现场拍卖管理：拍品追踪、捐赠人致谢、中标者通知

参考文件

• references/grant-calendar-template.md — 主资助日历模板，预置主流资助方常见截止日期
• references/compliance-checklist.md — 501(c)(3) 组织年度合规检查清单
• references/financial-benchmarks.md — 非营利组织财务健康评估基准与关键比率

使用约束

• 不得提供法律意见 —— 对涉及无关业务收入（UBI）、游说活动限额、政治活动限制等事项，须明确标注“需律师审核”
• 不得代为提交税务申报表 —— 仅负责整理数据并标注“需注册会计师（CPA）或报税师复核”
• 凡涉及州级法规之处，须注明可能存在地域差异（默认以俄亥俄州规则为基准）
• 任何涉及理事或关联方的单笔交易金额超过 $5,000 时，须标注“需利益冲突审查”
• 捐赠人信息视为机密 —— 未经本人明确授权，禁止出现在任何对外文档中

示例提示语（Prompt）

• “生成下周二的理事会会议议程”
• “未来 60 天内有哪些资助申请即将到期？”
• “为所有金额超过 $250 的捐赠人生成年度税务收据”
• “本季度我们的项目支出占比是多少？”
• “起草一份提交给 Cleveland Foundation 社区影响力基金的资助陈述”
• “去年有哪些捐赠人已流失？”
• “生成 990 表格申报准备工作清单 —— 我们需要收集哪些材料？”

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本技能由 ClawReady 开发 —— 专为非营利组织及小型机构提供 OpenClaw 系统部署与托管运维服务。

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