Pengesahan Data dalam Excel: Cara Menambah, Gunakan dan Buang

Tutorial ini menunjukkan kepada anda cara menggunakan pengesahan data Excel untuk memastikan kemasukan data yang tepat dan konsisten. Belajar untuk membuat peraturan untuk nombor, tarikh, teks, dan senarai, dan menguruskan tetapan pengesahan di seluruh spreadsheet anda.

Mengawal input data adalah penting untuk mengekalkan integriti data. Pengesahan data membolehkan anda menentukan jenis data, julat, panjang, dan senarai data yang dibenarkan, mencegah kesilapan dan ketidakkonsistenan. Fungsi ini tersedia di semua versi Microsoft Excel (365, 2021, 2019, 2016, 2013, 2010, dan lebih awal).

- Memahami Pengesahan Data Excel

• Menambah Pengesahan Data
• Contoh Pengesahan Data:
  • Nombor (keseluruhan dan perpuluhan)
  • Tarikh dan masa
  • Sekatan panjang teks
  • Senarai drop-down
  • Peraturan tersuai
• Peraturan Pengesahan Pengeditan
• Menyalin tetapan pengesahan
• Mencari Pengesahan Data
• Mengeluarkan pengesahan data
• Petua dan helah
• Menyelesaikan masalah masalah pengesahan data

Apakah Pengesahan Data Excel?

Pengesahan data Excel mengehadkan input pengguna, menguatkuasakan peraturan mengenai data yang boleh dimasukkan ke dalam sel tertentu. Ia membolehkan:

• Penyertaan angka atau teks sahaja.
• Julat nombor.
• Panjang teks tertentu.
• Tarikh/masa julat.
• Senarai drop-down.
• Pengesahan berdasarkan sel -sel lain.
• Mesej input.
• Makluman ralat.
• Mengenal pasti penyertaan yang tidak sah.

Contohnya: Peraturan yang mengehadkan input kepada nombor 4 digit (1000-9999) akan memaparkan ralat jika pengguna memasuki nilai yang tidak sah.

Cara Melaksanakan Pengesahan Data

1. Akses Dialog Pengesahan Data: Pilih Sel, pergi ke tab Data > Kumpulan Alat Data , dan klik Pengesahan Data . (Pintasan: alt> d> l).

2. Buat peraturan pengesahan: Dalam tab Tetapan , tentukan kriteria menggunakan nilai, rujukan sel, atau formula. Sebagai contoh, untuk membenarkan hanya nombor keseluruhan antara 1000 dan 9999:

Klik OK atau teruskan untuk menambah mesej input dan makluman ralat.

3. Mesej Input (Pilihan): Pada tab Mesej Input , buat mesej yang dipaparkan apabila sel dipilih.

4. Amaran Ralat (Pilihan): Pada tab amaran ralat , pilih jenis amaran (berhenti, amaran, maklumat) dan menyesuaikan mesej.

Contoh pengesahan data

Tab Tetapan membolehkan anda memilih tetapan yang telah ditetapkan atau kriteria tersuai.

• Nombor: Tentukan nombor, perpuluhan, julat, dll.
• Tarikh/Masa: Tentukan tarikh dan julat masa yang boleh diterima.
• Panjang teks: Hadkan bilangan aksara yang dibenarkan.
• Senarai (drop-down): Buat senarai nilai yang boleh diterima.
• Peraturan tersuai: Gunakan formula untuk logik pengesahan kompleks.

Mengedit, menyalin, dan mengeluarkan pengesahan

• Pengeditan: Pilih sel yang disahkan, buka dialog pengesahan data , buat perubahan, dan secara pilihan memohon perubahan pada semua sel dengan tetapan yang sama.
• Menyalin: Salin sel yang disahkan, kemudian gunakan Tampal Khas > Pengesahan untuk memohon peraturan ke sel lain.
• Mengeluarkan: Pilih sel, buka dialog pengesahan data , dan klik Kosongkan semua .

Petua dan penyelesaian masalah

• Rujukan sel: Gunakan rujukan sel untuk kriteria pengesahan dinamik.
• Formula: Gunakan formula untuk keadaan kompleks (misalnya, MIN , MAX ).
• Mencari data tidak sah: Gunakan Pengesahan Data > Lingkaran data tidak sah untuk menyerlahkan entri tidak sah.
• Buku kerja yang dilindungi: Pengesahan data berfungsi dalam buku kerja yang dilindungi, tetapi anda tidak dapat mengubah suai peraturan.
• Penyelesaian Masalah: Periksa ralat formula, rujukan sel kosong, dan tetapan pengiraan manual.

Panduan komprehensif ini memberi anda kuasa untuk menggunakan pengesahan data Excel dengan berkesan, meningkatkan kualiti data dan konsistensi dalam spreadsheet anda.

Atas ialah kandungan terperinci Pengesahan Data dalam Excel: Cara Menambah, Gunakan dan Buang. Untuk maklumat lanjut, sila ikut artikel berkaitan lain di laman web China PHP!