Cara Membuat Senarai Drop Down di Excel

Cara membuat senarai drop-down di Excel

Mewujudkan senarai drop-down dalam Excel membolehkan anda menyekat kemasukan data ke set nilai yang telah ditetapkan, meningkatkan konsistensi data dan mengurangkan kesilapan. Inilah cara melakukannya:

1. Kenal pasti sumber data anda: Ini adalah pelbagai sel yang mengandungi nilai yang anda inginkan dalam senarai drop-down anda. Sebagai contoh, jika senarai pilihan anda berada dalam sel A1: A5, ini adalah sumber data anda.
2. Pilih sel (s) di mana anda mahu senarai drop-down: Klik pada sel (s) di mana anda mahu senarai juntai bawah muncul.
3. Pengesahan Data Akses: Pergi ke tab "Data" pada reben Excel. Klik pada "Pengesahan Data".

4. Konfigurasikan tetapan pengesahan data:

   • Tetapan: Dalam tab "Tetapan", di bawah "Benarkan," pilih "senarai."
   • Sumber: Dalam kotak "Sumber", masukkan julat sumber data anda (misalnya, = Sheet1! $ A $ 1: $ A $ 5). Anda boleh menaip julat secara langsung atau pilih menggunakan tetikus anda. Tanda-tanda dolar ($) membuat rujukan mutlak, menghalangnya daripada berubah apabila anda menyalin senarai lungsur ke sel lain. Jika sumber data anda berada di lembaran lain, ingatlah untuk memasukkan nama lembaran (misalnya, Sheet2!A1:A10 ).
   • Mesej Input (Pilihan): Anda boleh menambah mesej input untuk membimbing pengguna tentang cara menggunakan senarai juntai bawah.
   • Amaran Ralat (Pilihan): Anda boleh menyediakan amaran ralat untuk memberitahu pengguna jika mereka cuba memasukkan nilai tidak dalam senarai.
5. Klik "OK": Sel yang dipilih kini akan mempunyai anak panah drop-down. Mengklik anak panah akan memaparkan senarai pilihan anda.

Bagaimanakah saya dapat mencegah penyertaan pendua dalam senarai dropdown Excel saya?

Mencegah penyertaan pendua dalam senarai dropdown Excel anda memastikan integriti data dan konsistensi. Terdapat beberapa cara untuk mencapai matlamat ini:

• Gunakan fungsi UNIQUE (Excel 365 dan kemudian): Kaedah yang paling mudah adalah menggunakan fungsi UNIQUE untuk mengekstrak nilai unik dari sumber data anda. Katakan data asal anda berada dalam lajur A. Dalam lajur yang berasingan (misalnya, lajur b), masukkan formula =UNIQUE(A:A) . Ini akan mengembalikan senarai hanya nilai unik dari lajur A. Kemudian, gunakan lajur baru ini (b) sebagai sumber untuk pengesahan data anda.
• Pembersihan Data Sebelum membuat senarai: Sebelum membuat senarai dropdown anda, bersihkan sumber data anda untuk menghapuskan pendua. Anda boleh menggunakan ciri terbina dalam "Duplicates" terbina dalam Excel (didapati di bawah tab "Data"). Kaedah ini secara kekal menghilangkan pendua dari data sumber anda.
• Penapisan dan Penyalinan Lanjutan: Jika anda mempunyai dataset yang besar dan ingin menyimpan data asal, gunakan ciri Penapis Lanjutan (juga di bawah tab "Data"). Pilih "Salin ke Lokasi Lain" dan tentukan julat baru untuk memegang nilai unik. Kemudian gunakan julat baru ini sebagai sumber untuk pengesahan data anda.
• Menggunakan VBA (untuk senario yang lebih kompleks): Untuk senario yang lebih kompleks atau kemas kini dinamik, anda boleh menulis makro VBA untuk menapis secara automatik pendua sebelum memaparkan senarai dropdown.

Apakah cara yang berbeza untuk mengisi senarai dropdown dalam Excel dengan data dari lembaran lain?

Menghadapi senarai dropdown dari lembaran lain adalah mudah. Kuncinya betul merujuk sumber data dalam tetapan pengesahan data. Berikut adalah kaedah:

• Rujukan Rentang Sel Langsung: Cara yang paling biasa adalah untuk merujuk secara langsung pelbagai sel pada lembaran lain. Sebagai contoh, jika data anda berada dalam sel A1: A10 pada "Sheet2", "Sumber" anda dalam pengesahan data ialah =Sheet2!$A$1:$A$10 . Ingat tanda dolar ($) untuk membuat rujukan mutlak.
• Range bernama: Mewujudkan julat yang dinamakan di lembaran lain menjadikan formula anda lebih mudah dibaca dan diselenggara. Pada "Sheet2", pilih A1: A10, kemudian pergi ke tab "Formula" dan klik "Tentukan Nama." Beri nama (contohnya, "mydatalist") dan klik "OK." Dalam pengesahan data anda "Sumber," anda kemudiannya akan masukkan =MyDataList .
• Menggunakan fungsi tidak langsung (untuk nama lembaran dinamik): Jika nama lembaran itu sendiri dinamik (misalnya, ia berubah berdasarkan nilai sel), anda boleh menggunakan fungsi INDIRECT . Katakan sel B1 mengandungi nama lembaran ("Sheet2"). "Sumber" anda akan =INDIRECT("'"&B1&"'!$A$1:$A$10") . Formula ini secara dinamik membina rujukan lembaran.

Bagaimanakah saya membuat senarai dropdown bergantung di Excel, di mana satu senarai berubah berdasarkan pemilihan yang lain?

Senarai dropdown bergantung membuat menu cascading, di mana pilihan dalam satu senarai bergantung pada pemilihan yang lain. Ini dicapai menggunakan pengesahan data dan rujukan formula.

1. Buat senarai dropdown pertama (senarai induk): Ikuti arahan di bahagian pertama untuk membuat senarai dropdown dengan kategori utama anda.
2. Sediakan data untuk senarai bergantung: Susun data anda supaya mudah ditapis. Kaedah yang sama adalah menggunakan jadual dengan lajur pertama yang mengandungi nilai senarai induk dan lajur berikutnya yang mengandungi nilai bergantung.
3. Buat senarai dropdown kedua (senarai bergantung): Pilih sel untuk senarai dropdown bergantung. Pergi ke "Pengesahan Data" dan pilih "Senarai." Untuk "sumber," gunakan formula yang secara dinamik memilih nilai yang sesuai berdasarkan pemilihan dalam senarai induk. Ini biasanya melibatkan fungsi INDEX dan MATCH atau FILTER (Excel 365 dan kemudian).

Contoh Menggunakan FILTER (Excel 365 dan kemudian):

Katakan:

• Senarai induk anda (dalam sel A2) berada dalam A1: A3 ("Kategori A", "Kategori B", "Kategori C").

• Jadual data anda (dengan nilai bergantung) dalam D1: E3:

  • D1: Kategori
  • E1: Subkategori
  • D2: Kategori a
  • E2: Subkategori A1
  • D3: Kategori a
  • E3: Subkategori A2
  • D4: Kategori b
  • E4: Subkategori B1

Formula untuk "sumber" dalam pengesahan data senarai bergantung ialah: =FILTER(E2:E4,D2:D4=A2)

Formula ini menapis lajur E (subkategori) berdasarkan nilai yang dipilih dalam sel A2 (senarai induk). Jika "Kategori A" dipilih, senarai bergantung akan menunjukkan "Subkategori A1" dan "Subkategori A2".

Contoh Menggunakan INDEX dan MATCH (untuk versi Excel yang lebih lama): Ini memerlukan formula yang lebih kompleks, tetapi ia berfungsi dalam versi Excel yang lebih lama. Formula yang tepat bergantung kepada struktur data anda, tetapi ia akan melibatkan menggunakan INDEX untuk mengembalikan julat dan MATCH yang sesuai untuk mencari baris yang betul. Rujuk bantuan Excel untuk contoh terperinci mengenai menggunakan INDEX dan MATCH untuk dropdowns bergantung.

Atas ialah kandungan terperinci Cara Membuat Senarai Drop Down di Excel. Untuk maklumat lanjut, sila ikut artikel berkaitan lain di laman web China PHP!