bagaimana melakukan drop down di excel

Cara membuat senarai drop-down di Excel

Mewujudkan senarai drop-down dalam Excel membolehkan anda menyekat input pengguna ke set nilai yang telah ditetapkan, meningkatkan konsistensi data dan mengurangkan kesilapan. Inilah cara melakukannya menggunakan pengesahan data:

1. Pilih sel (s) di mana anda mahu drop-down: Klik pada sel atau julat sel yang anda ingin gunakan drop-down ke.
2. Pengesahan Data Akses: Pergi ke tab "Data" pada reben Excel. Klik pada "Pengesahan Data".
3. Pilih "Senarai" dari "Benarkan" Dropdown: Dalam kotak dialog Pengesahan Data, di bawah tab "Tetapan", pilih "Senarai" dari menu dropdown "Benarkan".

4. Tentukan sumber: ini penting. Anda mempunyai dua pilihan utama:

   • Taipkan senarai secara langsung: Dalam kotak "Sumber", taipkan nilai yang anda inginkan dalam senarai juntai bawah anda, memisahkan setiap item dengan koma. Sebagai contoh: Apple,Banana,Orange .
   • Rujukan pelbagai sel: Ini biasanya disukai untuk senarai yang lebih besar. Klik dalam kotak "Sumber", kemudian pilih pelbagai sel yang mengandungi senarai anda. Excel secara automatik akan memasukkan rujukan julat sel (misalnya, A1:A10 ).
5. Sesuaikan (Pilihan): Anda boleh menyesuaikan lagi drop-down dengan menggunakan tab "Mesej Input" dan "Alert ERROR". "Mesej input" membolehkan anda memberikan arahan kepada pengguna, sementara "Alert Ralat" membolehkan anda menentukan mesej yang dipaparkan jika pengguna cuba memasukkan nilai yang tidak sah.
6. Klik "OK": Sebaik sahaja anda telah mengkonfigurasi tetapan anda, klik "OK" untuk memohon senarai drop-down ke sel yang dipilih.

Bolehkah saya menggunakan pengesahan data untuk senarai drop-down saya di Excel?

Ya, betul -betul! Pengesahan data adalah kaedah utama untuk membuat senarai drop-down dalam Excel. Seperti yang dijelaskan di atas, pilihan "senarai" dalam ciri pengesahan data direka khusus untuk tujuan ini. Menggunakan pengesahan data memberikan manfaat tambahan untuk menguatkuasakan konsistensi data dan mencegah penyertaan yang salah. Ia adalah cara yang paling mantap dan disyorkan untuk membuat dan mengurus senarai drop-down dalam spreadsheet anda.

Bagaimanakah saya membuat senarai drop-down bergantung di Excel?

Senarai drop-down yang bergantung kepada pilihan yang tersedia dalam satu drop-down bergantung kepada pemilihan yang dibuat dalam yang lain. Ini dicapai dengan menggunakan julat bernama dan merujuknya dalam tetapan pengesahan data. Inilah Caranya:

1. Buat data sumber anda: Susun data anda dalam jadual. Sebagai contoh, katakan anda mempunyai senarai negara dalam satu lajur dan bandar -bandar yang sepadan dengan yang lain.
2. Buat Rentang Dinamakan: Pilih pelbagai negara dan berikan nama (contohnya, "negara"). Lakukan perkara yang sama untuk bandar -bandar, tetapi pastikan julat bernama termasuk data bandar yang sepadan dengan setiap negara. Anda boleh menamakan julat ini "bandar".
3. Buat drop-down pertama (contohnya, negara): Ikuti langkah-langkah yang digariskan di bahagian pertama untuk membuat senarai drop-down dalam sel, menggunakan pelbagai "negara" yang dinamakan sebagai sumber.
4. Buat drop-down bergantung kedua (contohnya, bandar): Di dalam sel di mana anda mahu drop-down bergantung, gunakan pengesahan data sekali lagi. Dalam kotak "Sumber", gunakan formula yang menyesuaikan secara dinamik berdasarkan pemilihan dalam drop-down pertama. Formula ini akan menggunakan fungsi INDIRECT . Sebagai contoh, jika senarai negara anda berada dalam senarai A1: A10 dan bandar di sebelahnya, dalam lajur B, anda mungkin menggunakan formula seperti ini (dengan mengandaikan sel A15 mengandungi drop-down pertama): =INDIRECT(A15&"!Cities") (Gantikan "bandar-bandar" dengan julat bernama sebenar anda dan menyesuaikan rujukan ke senarai negara anda). Formula ini mengambil nilai yang dipilih dalam A15 (contohnya, "Amerika Syarikat") dan membina rujukan kepada julat yang dinamakan untuk bandar -bandar di negara itu (misalnya, "Amerika Syarikat").
5. Uji drop-down bergantung kepada anda: Pilih negara-negara yang berbeza dalam drop-down pertama dan sahkan bahawa kemas kini drop-down kedua dengan sewajarnya.

Apakah batasan menggunakan drop-down dalam spreadsheet Excel?

Walaupun drop-down menawarkan kelebihan yang ketara, mereka mempunyai beberapa batasan:

• Batasan Kemasukan Data: Pengguna adalah terhad kepada pilihan yang telah ditetapkan. Ini boleh menjadi masalah jika pilihan baru perlu ditambah dengan kerap.
• Ketergantungan Kompleks: Mewujudkan drop-down bergantung yang sangat kompleks boleh menjadi sukar dan memerlukan formula maju. Menguruskan kesilapan dalam formula ini juga boleh mencabar.
• Batasan Saiz Data: Senarai drop-down yang sangat besar boleh memberi kesan kepada prestasi, terutamanya dalam versi Excel yang lebih lama.
• Kekurangan fleksibiliti: drop-down tidak sesuai untuk semua jenis kemasukan data, terutamanya situasi yang memerlukan input teks bentuk bebas atau pengiraan kompleks dalam medan input.
• Saiz Spreadsheet: Sebilangan besar drop-down, terutamanya yang bergantung, boleh membuat fail spreadsheet lebih besar dan lebih perlahan untuk dimuatkan.

Atas ialah kandungan terperinci bagaimana melakukan drop down di excel. Untuk maklumat lanjut, sila ikut artikel berkaitan lain di laman web China PHP!