6 kesilapan Microsoft Excel dan bagaimana untuk mengelakkannya

pautan cepat

sel -sel penggabungan

membuat jadual secara manual Lajur

urutan menaip secara manual

menggunakan jenis rujukan yang salah

• Pengesahan data

Ramai orang mencari Microsoft Excel program yang kompleks, tetapi itu sering kerana mereka mendapati diri mereka menetapkan kesilapan yang telah mereka buat ketika membina spreadsheet mereka. Dalam artikel ini, saya akan meneroka kesilapan Excel yang biasa, bagaimana untuk mengelakkannya, dan bagaimana ia akan menjadikan hidup anda lebih mudah. Tindakan pada versi program berasaskan web. Di mana kaedahnya sedikit berbeza, saya telah menambah nota untuk menerangkan ini. Tutup seluruh baris apabila data yang sama berlaku untuk setiap sel.

• 

  Isu

  Walau bagaimanapun, penggabungan sel menyebabkan masalah apabila anda cuba melakukan tindakan dengan data anda. Ini terutamanya kerana banyak fungsi Excel bergantung kepada anda mempunyai persediaan baris dan lajur yang konsisten, dan penggabungan sel menyebabkan lembaran anda memecahkan konsistensi ini. Terima mesej ralat. 🎜>

  Penyelesaian

  Pertama, klik "Gabungan dan Pusat" untuk menyatukan sel -sel. Kemudian, pilih sel-sel sekali lagi, dan klik ikon di sudut kanan bawah kumpulan penjajaran di tab Rumah. Seksyen penjajaran teks kotak dialog, klik "Pusat Seleksi," dan klik "OK."

  

  Anda kini akan melihat teks itu muncul seperti yang dilakukan apabila anda menggunakan pilihan gabungan dan pusat, tetapi struktur dan integriti sel telah dikekalkan. >

  "pusat merentasi pemilihan" hanya berfungsi merentasi baris, dan bukan lajur ke bawah. 'Tidak menyedari isu -isu yang membuat dan memformat jadual secara manual akan menyebabkan. Untuk menambah baris baru atau menggunakan data saya untuk membuat carta. Sebagai contoh, dalam tangkapan skrin di bawah, saya mempunyai baris alternatif secara manual -tetapi apabila saya menambah baris baru, ini mempengaruhi pemformatan saya, dan saya perlu bermula sekali lagi. > Begitu juga, jika saya menambah penapis ke lajur, apabila saya menyusun semula data, ini juga akan merosakkan pemformatan saya.

  Penyelesaian

  Ada cara yang sangat mudah untuk menangani isu -isu ini. Pertama, pilih semua data dalam jadual asal anda yang tidak format, termasuk lajur dan baris tajuk anda. Kemudian, dalam tab Home, klik format sebagai anak panah drop-down jadual, dan pilih reka bentuk yang berfungsi untuk anda. Jadual.

  Di dalam kotak dialog Create Table, periksa kotak semak "My Table Have Header" jika anda mempunyai baris tajuk di bahagian atas meja anda, dan klik "OK . "

  Berikan jadual anda nama dalam tab reka bentuk jadual, supaya anda boleh merujuk kepada jadual dalam formula atau melompat ke meja dengan cepat menggunakan kotak nama.

  dalam tab yang sama, anda juga boleh menukar gaya meja dan pilihan gaya meja (seperti termasuk butang penapis atau baris berjalur), serta sekumpulan tindakan lain Untuk menyempurnakan persembahan data anda.

  Sekarang, jika saya menambah baris atau lajur di tengah jadual, pemformatan akan dikemas kini secara automatik. Saya juga boleh menggunakan pemegang di sudut kanan bawah meja untuk menambah lebih banyak baris ke bahagian bawah atau lajur ke kanan. Akhirnya, Excel secara automatik akan menggunakan formula untuk mana -mana baris baru yang saya tambah.

  Secara keseluruhannya, memformat data anda sebagai jadual membuat Excel menyedari bahawa ia bukan sekadar rentetan data, tetapi sebaliknya harus berkelakuan sebagai meja, menjadikan semuanya lebih mudah ke bawah. Mempunyai baris kosong dan lajur

  Ramai orang (dan, mengejutkan, tutorial Excel dalam talian) Tinggalkan Row 1 dan Lajur A Lembaran Excel mereka kosong, mungkin kerana mereka fikir ia menjadikan spreadsheet mereka kelihatan lebih baik. Ini mungkin disebabkan oleh fakta bahawa dalam Microsoft Word, anda secara fizikal dapat melihat sempadan halaman, tetapi anda tidak boleh dalam Excel sehingga anda melihat susun atur cetak anda. 🎜>

  Selain daripada fakta bahawa ini tidak perlu, kerana Excel secara automatik akan menambah sempadan halaman apabila anda mencetak data anda, meninggalkan baris dan lajur kosong boleh menyebabkan masalah lain. Sebagai contoh, baris kosong boleh mengganggu penyortiran dan penapisan anda, dan mereka juga boleh membawa kepada isu -isu formula dan mesej ralat apabila menggunakan autofill. Jika anda hanya mempunyai satu atau dua baris kosong atau lajur, anda boleh klik kanan nombor baris atau huruf lajur dan klik "Padam." Walau bagaimanapun, jika anda mempunyai banyak baris kosong, anda boleh menggunakan fungsi Counta untuk membetulkannya. Tatal ke kanan sehingga anda mencapai akhir data anda, dan dalam sel 1, taip

  =COUNTA(

  dan pilih semua data di sebelah kiri sel itu. Kemudian, tekan Enter. Pilih seluruh lajur yang mengandungi formula Counta anda, dan dalam kumpulan penyuntingan di tab Home, klik anak panah drop-down "Sort and Filter" dan klik "Susun Terkecil ke Terbesar." >

  dalam kotak dialog amaran jenis, pilih "memperluaskan pemilihan" dan klik "Susun." , yang boleh anda pilih dan padam.

  Akhirnya, padamkan lajur Counta anda.

  isu
  namun, menaip data berurutan boleh memakan masa dan menyebabkan masalah jika anda salah mengiris nilai atau terlepas satu. Penyelesaian Autofill Excel boleh mengenali corak dalam data anda dan mengisi selebihnya untuk anda. Mulakan dengan menaip dua nilai pertama dalam data anda. Kemudian, pilih nilai -nilai ini dan gunakan pemegang autofill untuk menyelesaikan data. , Hari ke -2, dan sebagainya), dan nilai -nilai berurutan lain seperti tarikh.
  Menggunakan jenis rujukan yang salah
  merujuk sel -sel lain dalam formula adalah cara yang baik untuk menghubungkan data anda bersama -sama dan mengemas kini pengiraan secara automatik berdasarkan perubahan nilai sel. Dalam contoh ini, saya telah merujuk sel B2 dan F1 apabila mengira jumlah nilai dalam sel C2. Menggunakan autofill, kerana mereka mungkin tidak memahami pelbagai jenis rujukan dalam Excel.

  Apabila saya menggunakan autofill untuk mengira jumlah untuk item yang tinggal, nampaknya tidak menambah cukai 20% kepada nilai -nilai. 🎜>

  Terdapat tiga jenis rujukan dalam Excel, dan sangat penting anda memahami apa yang mereka dan apa yang mereka lakukan jika anda ingin menyalin pengiraan ke sel -sel lain. . Dalam contoh di atas, pengiraan awal dibuat di antara sel C2 (di mana saya menaip formula saya), B2 (satu ke kiri C2), dan F1 (tiga ke kanan dan satu dari C2). Apabila saya menyalin formula ini ke sel C3, Excel akan merujuk sel -sel dalam kedudukan relatif yang sama ke tempat saya menaip. Untuk memberitahu Excel untuk terus merujuk sel F1 apabila saya autofill ke bawah. Untuk melakukan ini, saya akan menambah simbol dolar sebelum setiap bahagian rujukan sel, atau tekan F4 selepas menaip atau mengklik sel yang saya ingin rujukan. Autofill Baki jumlah, Excel akan terus merujuk F1 untuk membuat pengiraan.

  Jika saya ingin menyimpan rujukan atau rujukan lajur saya yang sama tetapi biarkan Excel menyesuaikan yang lain mengikut lokasi formula saya, saya akan menggunakan rujukan bercampur dengan menaip simbol dolar sebelum bahagian yang berkaitan dengan rujukan saya.

  tidak mengunci sel atau menggunakan pengesahan data
  Excel sangat bagus untuk membuat spreadsheet dan kemudian berkongsi dengan orang lain untuk menambah data mereka. Namun, jika anda berkongsi lembaran anda dengan seseorang yang sama ada tidak biasa dengan kecemerlangan atau mempunyai kebiasaan mengubah perkara yang anda tidak mahu mereka berubah, ini boleh membawa kepada kerja keras anda dengan cepat dibatalkan.

  Penyelesaian

  > Excel membolehkan anda mengawal apa yang orang lain boleh masuk ke dalam spreadsheet melalui pengesahan data dan sel terkunci.
  sel. Klik sel atau sel yang berkaitan dan, dalam tab Data, pergi ke kumpulan Alat Data dan klik "Pengesahan Data" dalam pilihan drop-down pengesahan data. Bahagian Kriteria Pengesahan kotak dialog, klik anak panah "Benarkan" dan tentukan jenis data dan julat untuk sel atau sel. Anda juga boleh mempunyai mesej yang muncul apabila seseorang mengklik pada sel-sel tersebut menggunakan tab Mesej Input, dan membuat mesej pop timbul jika seseorang cuba memasukkan jenis data yang salah menggunakan tab Alert Ralat. Apabila anda selesai, klik "OK."
  Jika anda mahu mengunci sel yang anda tidak mahu orang berubah sama sekali, anda boleh melindungi lembaran kerja. Secara lalai, apabila anda melindungi lembaran kerja, semua sel dikunci, jadi anda perlu terlebih dahulu memilih sel-sel mana yang lain

  boleh

  klik atau edit.
  Untuk melakukan ini, pilih dan klik kanan Sel -sel tersebut, dan klik "Format Sel."

  

  maka, dalam tab Perlindungan, nyahtanda "terkunci," dan klik "OK." Untuk menghantar helaian anda, klik "Lindungi Lembaran" dalam tab Kajian, hapuskan "Pilih Sel Dikunci", dan periksa "Pilih Sel Kunci". Anda juga boleh memasukkan kata laluan jika anda mahu. Kemudian, klik "OK."

  

  Sekarang anda akan melihat bahawa hanya sel -sel yang anda pilih boleh diklik dan boleh diedit. Lembaran tanpa perlindungan. " Sekiranya anda dilindungi kata laluan anda lebih awal, anda perlu menaip kata laluan sekali lagi untuk menyelesaikan tindakan ini. Sidebar untuk memilih sel -sel yang akan dibuka. Dari masa ke masa, anda akan mengembangkan pemahaman anda sendiri tentang cara terbaik untuk menggunakan Microsoft Excel di tempat kerja dan di rumah, tetapi mengelakkan kesilapan yang dibincangkan dalam artikel ini pasti akan mempercepatkan proses itu.

Atas ialah kandungan terperinci 6 kesilapan Microsoft Excel dan bagaimana untuk mengelakkannya. Untuk maklumat lanjut, sila ikut artikel berkaitan lain di laman web China PHP!