사무 자동화는 무엇을 의미합니까?

사무 자동화는 현대 사무실과 컴퓨터 기술을 결합한 새로운 방식의 사무 업무를 완료하는 데 필요한 정보를 디지털 방식으로 생성, 수집, 저장, 처리 및 전파하는 것을 말합니다. . 사무자동화를 활용하여 업무관련 인력은 보다 편리하고 빠르게 정보를 공유하고 효율적으로 협업할 수 있습니다.

이 튜토리얼의 운영 환경: Windows 7 시스템, Dell G3 컴퓨터.

사무 자동화(OA)는 현대 사무와 컴퓨터 기술을 결합한 새로운 사무 방식으로, 사무 업무를 완료하는 데 필요한 정보를 디지털 방식으로 생성, 수집, 저장 및 전파하는 것을 말합니다. . 원본 데이터의 저장, 전자적 비즈니스 정보의 전자 전송 및 관리는 사무 자동화 시스템의 기본 활동을 구성합니다. 정보의 디지털화로 인해 업무 담당자들은 보다 편리하고 빠르게 정보를 공유하고 효율적으로 협업할 수 있어 기존의 복잡하고 비효율적인 사무 프로세스를 대폭 최적화할 수 있습니다.

사무 자동화는 사무 업무의 자동화를 실현할 수 있을 뿐만 아니라 개인 또는 그룹 사무의 효율성을 크게 향상시켜 기업이나 부서의 관리 및 의사 결정에 과학적인 기반을 제공합니다. 사무 자동화 관리 분야에서 하드웨어 기술이 환경 보호라면, 소프트웨어 기술은 다양한 사무 자동화 기능을 원활하게 구현하는 영혼입니다.

사실 타자기와 복사기가 등장한 이후 사무자동화는 이전의 수작업을 기계화하는 첫발을 내디뎠습니다. 그러나 진정한 의미의 사무 자동화 개념은 1970년대 컴퓨터가 등장하기 전까지는 확장되지 않았습니다. 당시 이 단어는 패션을 의미했습니다. 당시 일부 사람들은 미래의 직장에서는 사무직 근로자가 디지털 방식으로, 종이 없이 일하게 될 것이라고 예측했습니다. 사무 자동화라는 용어는 워드 프로세싱 소프트웨어가 인기를 얻은 후에야 널리 사용되기 시작했습니다. 1980년대에는 업무 공간에 기술이 없어서는 안 되는 편의 시설이었지만 1990년대에는 필수품이 되었습니다. 저장 매체 용량이 확장되고 비즈니스 데이터 단말기가 등장하면서 대량의 정보를 담는 매체도 전통적인 서적에서 데이터베이스로 전환되었습니다. 오늘날 사무자동화는 단순한 기계화를 넘어 동료 간의 소통을 의미합니다[3]. 사무 자동화의 백본은 사용자가 네트워크를 통해 데이터(파일), 이메일 또는 음성 및 비디오를 전송할 수 있는 근거리 통신망과 인트라넷입니다.

넓은 의미에서 받아쓰기, 타이핑, 파일링, 복사, 팩스, 텔렉스, 마이크로필름 및 기록 관리, 전화 및 교환 서비스 등 전자화 이전의 거의 모든 사무 기능은 전자 메일을 사용하여 수행할 수 있습니다. . 새로운 기술을 최대한 활용하도록 작업 스타일이 발전함에 따라 프로세스를 최적화하기 위한 맞춤형 플랫폼과 시스템에 대한 필요성도 증가했습니다. 현재 사무실 시스템에는 일반적으로 손쉬운 작동, 강력한 성능 및 손쉬운 유지 관리가 필요합니다.

사무실 시스템의 세 가지 요소는 다음과 같습니다.

• 정보 저장소

  정보 저장소는 일반적으로 사무실 파일 및 양식을 포함한 사무실 기록으로 생각할 수 있습니다. 데이터 애플리케이션에는 파일, 이미지 또는 스프레드시트의 캡처 및 편집이 포함됩니다. 워드 프로세싱 및 데스크탑 프리젠테이션 패키지는 원시 텍스트와 그래픽 데이터 또는 비디오를 수용하는 반면, 스프레드시트 애플리케이션은 사용자에게 쉬운 조작 및 수치 출력을 위한 동작 기능을 제공합니다.

• 데이터 교환

  데이터 교환은 이메일, 음성 메일, 실시간 커뮤니케이션 도구를 통해 정보와 데이터를 실시간으로 교환할 수 있는 사무 시스템에서 매우 중요한 부분입니다. 두 명 이상의 사용자와 동시에 전자적으로 정보를 공유하는 기능을 그룹웨어 시스템이라고도 합니다. 물론 이메일의 복사본도 일대다 정보 전송이지만 현재는 전자 회의 시스템이 더 일반적으로 사용됩니다.

• 데이터 관리

  사무 자동화 시스템은 단기 및 장기 재무 계획, 인적 자원 할당 계획, 마케팅 비용, 재고 구매 및 기타 비즈니스 측면을 추적하는 데에도 자주 사용됩니다. 작업 관리 및 일정 시스템의 도움으로 다양한 프로젝트와 활동을 원격으로 전자적으로 일정을 계획하고 사무실에서 일정과 자원 방정식을 모니터링하여 제어할 수 있습니다.

다섯 가지 주요 기능

OA는 사무용 소프트웨어로서 사용 편의성, 견고성, 개방성, 엄격함, 실용성이라는 몇 가지 주요 기능을 갖추어야 합니다.

• 사용의 용이성

  파운데이션으로서의 종합적인 적용이 없으면 모든 것이 공허한 이야기입니다.

  경영 구현은 모든 직원을 대상으로 해야 하므로 소프트웨어도 모든 직원에게 수용되고 사랑받아야 합니다. 사용 편의성이 강하지 않으면 이 전제는 존재하지 않으며 시스템 구현은 공허한 말만 할 수 있습니다. 모든 소프트웨어에는 교육이 필요하지만 거의 모든 사람이 인터넷 서핑을 할 수 있습니다. 따라서 시스템 구현을 지원하는 소프트웨어 측면에서는 웹 스타일이 최선의 선택이 될 수 있습니다.

• 강건성

  대규모 사용자와 높은 동시성 애플리케이션의 안정성을 갖춰야 합니다.

  관리 "구현"은 모든 직원을 대상으로 해야 하므로 "구현"을 지원하는 소프트웨어도 모든 직원을 위한 애플리케이션의 안정성을 보장해야 합니다. 특히 그룹 기업의 경우 소프트웨어는 매우 많은 사용자와 높은 동시 애플리케이션에 대한 안정성을 갖추고 있어야 합니다. 그렇지 않으면 작은 일이라도 일단 잘못되면 실제 그룹 사업에 영향을 미치고 헤아릴 수 없는 손실을 초래할 수 있습니다.

• Openness

  다른 소프트웨어 시스템과 필요한 상관 통합 애플리케이션을 완료할 수 있습니다.

  관리 "구현"은 실제 관리에서 관리의 모든 측면에 침투하며, 어떤 소프트웨어 세트도 관리 요구의 모든 측면을 독립적으로 완료할 수 없습니다. 따라서 시스템의 "구현"을 지원하는 소프트웨어는 포괄적이고 광범위하게 통합되어야 합니다. , 다른 소프트웨어 시스템에서 관련 정보를 자동으로 얻고 필요한 상관 관계 통합 애플리케이션을 완료할 수 있습니다. 기술적 관점에서 볼 때 고도로 통합된 기술 아키텍처(J2EE)를 기본 설계로 사용하면 소프트웨어 통합에 결정적으로 도움이 됩니다. 이러한 방식으로 소프트웨어는 다른 시스템 통합을 위한 충분한 기술 지원을 제공하기 위해 많은 수의 인터페이스를 예약할 수 있습니다. 동시에 통합 응용에는 기술 수준뿐만 아니라 실제 비즈니스 관리에 대한 이해, 통합 실무 기술 및 통합 프로젝트 제어와 같은 실무 기술 요구 사항도 포함되므로 실제 통합 경험도 필수적입니다.

• 의로움

  정보데이터에 있어서 대집중과 소독립의 조화로운 통일성을 동시에 달성해야 합니다.

  기업, 특히 그룹 기업은 시스템 구현에 대한 실질적인 필요성의 관점에서 한편으로는 통일된 정보 플랫폼을 보유해야 하며, 다른 한편으로는 각 자회사 부서에 상대적으로 독립적인 정보 공간을 제공해야 합니다. 따라서 소프트웨어는 "사용자, 역할 및 권한"의 3차원 관리 및 제어를 실현해야 할 뿐만 아니라 동시에 정보 데이터의 큰 집중과 작은 독립성의 조화로운 통일성을 달성해야 합니다. "사용자, 역할, 권한 + 데이터"의 4차원 제어.

• 실용성

  소프트웨어 기능은 관리 실무와 밀접하게 통합되어야 합니다. 그렇지 않으면 약이 올바른 약이 아니며 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 또한 기업 관리 개발 요구 사항에도 적응할 수 있어야 합니다.

  현실적으로 기업에는 기존 요구 사항을 최대한 충족할 수 있는 소프트웨어가 필요한 반면, 관리 자체도 지속적인 개발 프로세스이므로 기업에는 개발 요구 사항을 충족할 수 있는 소프트웨어가 필요합니다. 현실과 개발 사이의 이러한 모순에 직면하여 업계에는 프로젝트 기반, 제품 기반, 플랫폼 기반의 세 가지 일반적인 솔루션 모델이 있습니다.

사무자동화의 미래 과제는 개인정보 유출로 대표되는 정보보안 문제입니다. 컴퓨터를 통해 얻은 정보는 네트워크를 통해 빠르게 확산될 수 있습니다. 전자 장비에 대해 필요하고 적절한 방어 조치를 취하는 방법은 사무 자동화의 선구적인 발전 방향이 되었습니다.

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