コンピューター上のファイルを効率的に管理する方法

コンピュータ内のファイルを効果的に管理する方法

私の仕事分野に基づいて、Web サイト、コピーライティング、ツール、学習教材、履歴データの 5 つの主要カテゴリを含む、自分に合ったフォルダー構造を設計しました。

フォルダー構造の階層数は 2 階層、最大でも 3 階層までに制御する必要があります。たとえば、「Web サイト」カテゴリには、資料、ソース コード、バックアップがあります。 「コピーライティング」カテゴリには、作品概要、提出資料、指導報告依頼、情報提供があり、このうち「作品概要」カテゴリには、月次まとめと特別作品があります。

フォルダーの数は適度に保つ必要があります。フォルダーの数が多すぎると、細分化が進みすぎて、まずファイルを見つける手間が増えます (検索機能が常に利用できるわけではなく、必要なファイルを見つけるために慎重に参照する必要があります)。第 2 に、コンピューターを使用してファイルを検索するのも困難になります。速度が遅くなります (これは、現代のコンピューターの速度にもかかわらず考慮すべきことです)。次の図では、例として C ドライブ内のファイルを使用しています。

ファイル (またはフォルダー) の名前がその目的を正確に反映していることを確認し、数字や文字などの無意味な名前を使用しないでください。そうしないと、時間が経つにつれて、ファイルの正確な内容を忘れやすくなります。ファイル形式を選択するときは、一般的な形式を使用するようにしてください。たとえば、画像ファイルは主にjpg、png、またはbmp、文書ファイルは主にdoc、ソースコードはtxtファイルとして保存する必要があります。そうすることで、ドキュメントの認識性と使いやすさが向上します。

「ショートカット」の役割を果たします。 「ショートカットキー」はファイルやフォルダに作成できるので、必要なときにすぐに使えるようにデスクトップなどに置いておくとよいでしょう。

コンピューター内のドキュメントを管理するにはどうすればよいですか?コンピューター内のファイルが増え続けることがあります

まず、時間をかけてフォルダーの構造と階層を設計します。使用習慣に応じて分類・管理し、詳細なサブフォルダーを設定します。

第二に、フォルダーに名前を付けるときは 2 つの点に注意する必要があります。

1) フォルダー名は明確であり、一般的な検索キーワードの習慣に準拠しています;

2) フォルダーに番号を付けます。よく使用する書類は番号が小さく、前に配置されます。

3 番目に、フォルダーに名前を付けるときに、それが時間に関連する場合は、プレフィックスまたはサフィックスとして時間を追加できます。

4 番目に、ファイルに名前を付けるときは、フォルダーに名前を付けるのと似ており、明確にする必要があります。 「日付ファイル名」方式の場合は、日付と名前をアンダースコアまたは「-」で区切ることができます。推奨される日付の書き方は yyyy.mm.dd です。

5 番目に、Windows の検索機能をうまく活用し、ワイルドカードや連続キーワード クエリを使用する方法やテクニックに注意してください。また、ファイルが特定のフォルダーにあることが明らかな場合は、時間を節約するためにファイル全体を検索しないでください。

読む手順

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6 つ目は、Windows エクスプローラーを上手に活用することです。リソース マネージャーの左側にあるツリー構造からフォルダーを簡単に展開したり閉じたりでき、ファイルやフォルダーをすばやくコピーしたり削除したりできます。

プロジェクト文書を効果的に管理する方法

プロジェクト管理には大量のドキュメントが関係しており、ドキュメントを適切に管理することはプロジェクトを管理するプロセスにおいて非常に重要です。多くの場合、ドキュメントはプロジェクト成果物のカテゴリーの 1 つです。

次のような文書を適切に管理します:

1) 文書のカテゴリーを整理します。プロジェクトの場合、私は通常、ドキュメントをプロジェクト管理カテゴリとプロジェクト内容カテゴリに分類します。プロジェクト管理には、プロジェクト憲章、計画、週報、月報などが含まれ、プロジェクトコミュニケーションにおいて明確にする必要があります。もう 1 つは、システム要件、設計、テスト、展開、ユーザー マニュアルなどを含むプロジェクトの内容です。これはプロジェクトの種類によって異なります。

2) 正常に機能する場合、プロジェクト メンバーは分類に従って文書を提出でき、文書の議論、修正、公開には一定の基準があり、プロジェクト メンバー全員がそれを理解できます。

3) 少なくとも文書の統合ストレージ、文書共有、バージョン管理、全文検索、権限制御などを提供できる、便利で安全な文書管理ツール。

4) ドキュメントに関する議論を奨励します。文書は単に保管するだけでは無駄であり、文書を結び付けて有効なものとするためには、さまざまなコミュニケーションツールが必要です。

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