オフィスオートメーションとはどういう意味ですか?

オフィス オートメーションとは、現代のオフィスとコンピューター テクノロジーを組み合わせた新しいオフィスの方法であり、コンピューター、電子機器、ソフトウェアを使用して、業務に必要な完成した情報をデジタル的に作成、収集、保存、処理、配布することを指します。オフィスの仕事。オフィスオートメーションを使用すると、タスク関連担当者はより便利かつ迅速に情報を共有し、効率的に共同作業することができます。

このチュートリアルの動作環境: Windows 7 システム、Dell G3 コンピューター。

オフィス オートメーション (OA) は、最新のオフィス技術とコンピュータ技術を組み合わせた新しいオフィス手法であり、必要な情報をデジタル的に作成、収集、保存、処理、配布するためのコンピュータ、電子機器、ソフトウェアのアプリケーションを指します。オフィスのタスクを完了するために。オリジナルデータの保存、電子的な転送、および電子ビジネス情報の管理は、OA システムの基本的な活動を構成します。情報のデジタル化により、業務担当者はより便利かつ迅速に情報を共有し、効率的に連携できるようになり、これまでの複雑で非効率だった事務作業プロセスが大幅に最適化されます。

オフィスオートメーションは、事務処理の自動化を実現するだけでなく、個人やグループの事務作業の作業効率を大幅に向上させ、企業や部門の管理や意思決定に科学的根拠を提供します。 OA管理の分野において、ハードウェア技術が環境保全であるとすれば、ソフトウェア技術はOAのさまざまな機能を円滑に実現するための魂です。

実際、タイプライターとコピー機の出現以来、オフィス オートメーションは以前の手作業を機械化する第一歩を踏み出しました。しかし、本当の意味でのオフィス・オートメーションという概念が広まったのは1970年代のコンピューターの登場であり、当時はファッションという意味で使われていました。当時、将来の職場ではホワイトカラーがデジタルかつペーパーレスで働くようになるだろうと予測する人もいた。オフィスオートメーションという用語が広く使われ始めたのは、ワープロソフトが普及してからです。 1980 年代には、職場テクノロジーは必要不可欠な便利なものでしたが、1990 年代には必需品になりました。記憶媒体の容量の拡大とビジネスデータ端末の出現により、大量の情報の媒体も従来の書籍からデータベースに変わりました。今日、オフィスオートメーションは単なる機械化ではなく、同僚間のコミュニケーションも意味します[3]。オフィス オートメーションのバックボーンはローカル エリア ネットワークとイントラネットで、ユーザーはネットワーク経由でデータ (ファイル)、電子メール、または音声とビデオを送信できます。

より広く言えば、ディクテーション、タイピング、ファイリング、コピー、ファックス、テレックス、マイクロフィルムと記録管理、電話と交換機の操作を含む、電子化以前のほとんどすべてのオフィス機能は、電子メールや携帯電話で置き換えることができます。メッセージングデバイス。新しいテクノロジーを最大限に活用するためにワークスタイルが進化するにつれて、プロセスを最適化するためのオーダーメイドのプラットフォームやシステムの必要性も高まっています。現在のオフィス システムには通常、簡単な操作、強力なパフォーマンス、簡単なメンテナンスが求められます。

オフィス システムの 3 つの要素は次のとおりです。

• 情報ストレージ

  情報ストレージは通常、オフィスの記録と見なされます。 、オフィス記録文書およびフォームを含む。データ アプリケーションには、ファイル、画像、またはスプレッドシートのキャプチャと編集が含まれます。ワード プロセッシングおよびデスクトップ プレゼンテーション パッケージは生のテキストとグラフィック データまたはビデオに対応し、スプレッドシート アプリケーションはユーザーに簡単な操作と数値出力のための動作機能を提供します。

• データ交換##​​

  #データ交換はオフィス システムの非常に重要な部分であり、電子メール、ボイス メール、リアルタイムの情報とデータの交換が実現されます。 -タイムコミュニケーションツール。同時に 3 人以上のユーザーと情報を電子的に共有する機能は、グループウェア システムと呼ばれることがあります。もちろん、メールのカーボンコピーも一対多の情報伝達ですが、現在では電子会議システムの方が一般的に使われています。

• データ管理
  オフィス オートメーション システムは、短期および長期の財務計画、人員配置計画、マーケティング支出、在庫購入などを追跡するためにもよく使用されます。その他の側面 ビジネス。タスク管理およびスケジューリング システムの支援により、オフィス内のスケジュールとリソース方程式を監視することで、さまざまなプロジェクトや活動を遠隔から電子的にスケジュールおよび制御できます。

5 つの大きな特徴

オフィス業務の利便性と効率性を重視した OA は、オフィス ソフトウェアとしていくつかの大きな特徴を備えている必要があります。使用感、堅牢性、開放性、厳格さ、実用性。

• 使いやすさ
  基盤としての包括的なアプリケーションがなければ、すべては空想に過ぎません。
  管理の実装は全従業員を対象とする必要があるため、ソフトウェアも全従業員に受け入れられ、愛される必要があります。使いやすさが強くなければ、この前提は存在せず、システム導入は机上の空論にしかならない。どのソフトウェアにもトレーニングが必要ですが、ほとんどの人がインターネットをサーフィンできます。したがって、システムの導入をサポートするソフトウェアという点では、Web スタイルが最適な選択となる可能性があります。

• 堅牢性
  大規模ユーザーおよび同時実行性の高いアプリケーションの安定性が必要です。

  経営の「導入」は全従業員を対象とする必要があるため、「導入」を支援するソフトウェアも全従業員に対するアプリケーションの安定性を確保する必要があり、特にグループ企業の場合、ソフトウェアは非常に大規模なユーザーと高い安定性を備えている必要があります。そうしないと、たとえ小さな問題であっても、ひとたび問題が発生すると、実際のグループの事業に影響を及ぼし、計り知れない損失が発生する可能性があります。

• オープン性

  他のソフトウェア システムと必要な相関統合アプリケーションを完了できる。

  実際の経営では、管理の「実装」が管理のあらゆる側面に浸透しており、独立して管理ニーズのすべての側面を完了できるソフトウェアは存在しません。広範な統合により、他のソフトウェア システムから関連情報を自動的に取得し、必要な相関統合アプリケーションを完了できます。技術的な観点から見ると、基盤となる設計として高度に統合された技術アーキテクチャ (J2EE) を使用することは、ソフトウェアの統合に決定的に役立ちます。このようにして、ソフトウェアは他のシステムを統合するための十分な技術サポートを提供するために多数のインターフェイスを予約できます。同時に、統合アプリケーションには技術レベルだけでなく、現実の経営管理の理解、統合の実践スキル、統合プロジェクトの管理などの実践的なスキルも必要となるため、実際の統合経験も不可欠です。

• 正しさ

  情報データの大規模な集中と小さな独立性の調和のとれた一体性を同時に達成する必要があります。

  企業、特にグループ企業は、システム導入の実際的なニーズの観点から、統一された情報プラットフォームを必要とする一方で、各子会社部門に比較的独立した情報スペースを与える必要があります。したがって、ソフトウェアは、「ユーザー、役割、権限」の三次元的な管理と制御を実現するだけでなく、情報データの大規模な集中と小さな独立性の調和を同時に達成する必要があります。 「ユーザー、ロール、権限データ」の 4 次元の管理と制御。

• 実用性

  ソフトウェアの機能は管理業務と緊密に統合されていなければなりません。そうしないと、その薬は適切な薬ではなくなり、悪影響を及ぼす可能性があります。さらに、企業の経営発展の要件にも適応できなければなりません。

  実際には、企業は既存のニーズを可能な限り満たすソフトウェアを必要としている一方で、管理自体も継続的な開発プロセスであるため、企業は開発ニーズを満たせるソフトウェアを必要としています。現実と開発の間のこの矛盾に直面して、業界にはプロジェクトベース、製品ベース、プラットフォームベースの 3 つの一般的なソリューション モデルがあります。

#今後の OA の課題は、個人情報漏洩に代表される情報セキュリティ問題です。コンピュータで得た情報はネットワークを介して急速に拡散するため、電子機器に対して必要かつ適切な防御措置をいかに講じるかがOAのフロンティア開発の方向性となっています。

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