Outlookドラフトにファイルを添付し、それらを電子メールテンプレートとして使用します

再利用可能な電子メールテンプレートとしての見通しドラフトをマスターする：ステップバイステップガイド

私たちの多くは、効率的な電子メール管理のためにOutlookドラフトに依存しています。 Outlookは便利に、Unsentメールを保存するように促され、後で作曲が終了することができます。しかし、ドラフトをテンプレートとして活用できることをご存知ですか？共有電子メールテンプレートアドインは、このプロセスを大幅に簡素化し、2つの重要な利点を提供します。

• 添付サポート：繰り返し使用するために、ドラフトテンプレート内に写真、ファイル、連絡先、またはその他のメールを簡単に含めることができます。
• シームレスな移行：アドインコレクションのユーザーは、新しいアドイン内で既存のテンプレートを引き続き使用できます。

このガイドでは、Outlookドラフトを再利用可能なテンプレートに変換する方法について詳しく説明しています。

Outlookドラフトの作成

経験豊富なユーザーであっても、ドラフト作成の迅速な復習が役立ちます。

1. Outlookで新しいメールを開きます（またはCtrl Nショートカットを使用します）。
2. メッセージを作成し、必要なファイルを添付します。メニューの「ファイルの添付」オプションを使用するか、コンピューターからドラッグアンドドロップファイルを使用します。
3. 電子メールウィンドウを閉じると、ドラフトとして保存するように自動的に促されます。または、「ファイル>保存」を使用します。

ドラフトは、ナビゲーションペインのドラフトフォルダーに保存されます。

「破棄」ボタンを使用して、不要なドラフトを削除できることを忘れないでください。送信ドラフトは「送信されたアイテム」フォルダーに移動され、ドラフトとしてアクセスできなくなりました。ただし、このガイドは、ドラフトをテンプレートとして繰り返し使用する方法を示しています。

ドラフトをテンプレートに変換します

共有電子メールテンプレートアドインにより、ドラフトを添付ファイルで簡単に再利用できます。次の手順に従ってください：

1. Outlook Navigation Paneに新しいフォルダーを作成します。右クリックして[新しいフォルダー]を選択します。

 <code>*Note:* This folder is crucial for sharing templates.</code>

2. ドラフトをこの新しいフォルダーに移動します。ドラフトを右クリックして、新しいフォルダーを[移動]を選択します。ドラッグとドロップも機能します。

3. このフォルダーを共有電子メールテンプレートにリンクします。アドインを開き、関連するチーム名を右クリックして、適切なオプションを選択します。

 <code>A confirmation window will appear.</code>

チームメイトとテンプレートを共有します

テンプレートを共有するには：

1. Outlookのフォルダーのプロパティにアクセスします。フォルダーを右クリックして、[プロパティ]を選択します。
2. [許可]タブに移動し、[追加]をクリックします。

3. 同僚のOutlookメールアドレスを入力し、[追加]> [OK]をクリックします。
4. 追加されたユーザーの許可レベルを設定します。

 <code>*Note:* You must add each user individually. See our documentation for details on permission levels.</code>

5. メールボックスを表示します。電子メールアドレスを含むルートフォルダーを右クリックし、[フォルダー許可]を選択し、チームメイト（手順2〜4のように）を追加し、「[Visible]フォルダー」を確認します。

 <code>This only shows the folder structure; the content remains private.</code>

トラブルシューティング：エラーメッセージ

このようなエラーメッセージが発生した場合：

まず、接続されたフォルダーのデータを更新します（フォルダー名の横にある3つのドットを使用）：

エラーが続く場合は、Outlookフォルダーへのアクセス許可を確認してください。テンプレートにファイルを添付する詳細については、ドキュメントを参照してください。

これで、Outlookドラフトを使用して再利用可能な電子メールテンプレートを作成、編集、共有する準備ができました！

ダウンロード可能なリソース：

共有電子メールテンプレートプレゼンテーション（.pdfファイル）

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