Microsoft Officeファイルを二度と紛失しないようにするための6つのステップ

Microsoft Office Documents：データの損失を回避するための7つの簡単な手順

Microsoft Officeの文書は、ビジネスプランから小説までさまざまです。文書を失うことの結果は、イライラから悲惨なものまで可能です。幸いなことに、予防策は複雑ではありません。次の7つのステップでは、作業の結果の安全性を効果的に確保できます。

1 IT開業医は、データの損失のリスクを十分に認識しています。彼らはよく言う：

「世界には2種類の人々しかいません。データを失った人と、データを失う人です。」

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多くの人々は、データの損失は自分自身には起こらないと考えていますが、実際、それはほとんど避けられません。これがわずかなトラブルであるか大きな災害であるかは、バックアップがあるかどうかに完全に依存します。

「少なくとも3つのコピーがない限り、この文はバックアップの重要性をさらに強調していません。複数のバックアップが必要ですが、2つ必要です。一部のタイプの障害により、ドキュメントの作業コピーを失うだけでなく、バ​​ックアップを失う可能性があります。たとえば、自宅やオフィスの外付けハードドライブにバックアップコピーを保存し、建物で火災が発生する場合。私の個人的な提案：「バックアップの1つは別の場所に保存する必要があります。」

2を有効にします

この機能は、Microsoft 365の加入者のみが利用できます。ウィンドウの左上隅にあるAutoSaveスイッチを探して、オンにします。

AutoSaveは、ドキュメントをOneDriveまたはSharePointフォルダーに保存する必要があります。 （このオプションを表示するには、Microsoftアカウントにログインする必要があります。まだ目に見えない場合は、「場所の追加」オプションを選択してください。） その後、作業を​​保護するために、このバージョンで編集し続ける必要があります。

3を開きます

Windows PCまたはMacにドキュメントをローカルに保存する場合は、フォルダー全体をOneDriveにバックアップすることができます。これを1回だけ行う必要があります。その後、コンピューターで問題が発生した場合はオンラインバックアップを利用できるようになります。

Windows System：

システムトレイ内のOneDrive（クラウド）アイコンをクリックして、OneDriveを開きます。右上隅のギアアイコンをクリックして、[設定]を選択します。 [同期とバックアップ]タブをクリックし、[バックアップの管理]ボタンをクリックします。使用しているフォルダー（「ドキュメント」など）がバックアップされていることを確認してください。そうでない場合は、電源を入れてください。

この機能は、Windows 11システムでデフォルトで有効にする場合があります。

MACシステム：

Microsoft WebサイトからダウンロードされたスタンドアロンOneDriveアプリを使用する必要があります。 Mac App Storeバージョン

この目的には使用できません（Microsoftに感謝）。

アプリケーションをインストールした後、完全なディスクアクセスを許可する必要があります。左上隅のAppleメニューをクリックして、システム設定をクリックします。 「プライバシーとセキュリティ」をクリックして、「フルディスクアクセス」までスクロールしてクリックします（または、設定検索バーで「フルディスクアクセス」を検索します）。 OneDriveスイッチをオンにします。

OneDriveはMacメニューバーにあり、クラウドアイコンとして表示されます。クリックして、3つのドットメニューをクリックします。次に、「好み」と「バックアップ」をクリックします。フォルダーがバックアップされたファイルとして表示される場合、すべてが正常に機能します。それ以外の場合は、バックアップするフォルダーの[バックアップ]オプションをクリックしてください。

4 クラウドで作業している場合でも、PCまたはMacがバックアップされていることを確認することをお勧めします。これを行う唯一の信頼できる方法は、完全に自動的に行われることを確認することです。手動のバックアップは、仕事で忙しいときは常に忘れられます。これは、バックアップが必要になる可能性が最も高いときです。

コンピューターの内部ハードドライブよりも大きい外部ハードドライブが必要です。たとえば、PCまたはMacハードドライブが1TBの場合、2TBの外部ハードドライブを使用できます。これにより、複数のドキュメントバージョンに十分なスペースが作成されるため、誤って大量のテキストを削除して必要な場合、以前のバージョンから回復できます。

最初に外部ハードドライブを接続します。

Windows System：

Windows 10では、「Start」＆gt;に移動します。 Windows 11では、> [ファイル履歴]に移動します。どちらの場合も、「ドライブの追加」と「その他のオプション」を選択し、外部ハードドライブを選択します。

MACシステム：

Macでは、外部ハードドライブに接続した後、タイムマシンドライブとして使用するかどうかを尋ねられます。 「はい」をクリックします。 （これが発生しない場合は、メニューバーのタイムマシンアイコン（時計を反時計回りに囲む矢印）に移動し、タイムマシンの設定を開いてください。プラス記号をクリックしてドライブを選択します。）

5

ファイルの現在のバージョンが破損している場合、またはテキストの半分を誤って削除するような壊滅的な間違いを犯した場合、ドキュメントの複数のバージョンを持つことをお勧めします。最も簡単な方法は、定期的に「保存」を行い、ファイル名に番号を追加することです。

たとえば、ドキュメントが「私の小説」と呼ばれる場合は、「保存」操作を実行し、「私の小説001」という名前を付けます。次回は、「私の小説002」などと名付けられました。

これを行う頻度は自分自身に依存しますが、私は個人的には少なくとも1日に1回はお勧めします。ドキュメントが非常に重要である場合、または速いペースで作業している場合は、これを頻繁に行う必要がある場合があります。作業が完了し、提出されたら、以前のすべてのバージョンを削除してディスクスペースを復元できます。

6各作業の終わりにローカル/クラウドコピーを保存します。 ドキュメントがクラウド（OneDriveなど）に各作業の最後に保存されている場合、「それを保存」してPCまたはMacに。代わりに、作業コピーがコンピューターにある場合は、クラウドとして保存します。これは、OneDrive、iCloud、Dropbox、または使用するその他のクラウドサービスなどです。このようにして、コンピューターやクラウドカンパニーでどのように災害が発生しても、保護されます。

7重要なドキュメントのディスクバックアップ

最後に、ドキュメントが非常に重要である場合、または仕事の1日の損失が泣く場合は、ドキュメントをUSBドライブにコピーして毎晩持ち運ぶことで最終バックアップを作成する必要があるかもしれません。 これらすべての手順に従うと、巨大なmet石による地球の影響以外の災害に耐えることができるはずです。その場合、仕事を提出することを心配する必要がないかもしれません。

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