DingTalk/Enterprise WeChat + Jiandao Cloud, plateforme de gestion de collection de documents personnalisée et conçue pour l'entreprise

Basé sur DingTalk/Enterprise Momo + Jiandao Cloud, nous personnalisons et construisons la propre plateforme dédiée de gestion de la collection de documents de l'entreprise. En plus de répondre à des scénarios de travail diversifiés, cela améliore également l'efficacité de la collaboration entre les employés de l'entreprise sous Android Linux, que ce soit sous Android ou Linux. flux de travail Les discussions et les notifications sur des sujets connexes sont beaucoup plus pratiques.

1. Brève introduction au contexte de la société de cas

Le protagoniste de cette affaire vient d'une unité d'autoroute privée du Shandong. Son activité principale comprend l'investissement, la construction, l'exploitation, l'entretien, la gestion, le sauvetage et le déblaiement, le nettoyage et les services de péage des routes ordinaires, des tunnels et des ponts (à l'exception de l'entreposage de marchandises ; pour les marchandises physiques dangereuses) ; Agence de transport terrestre de marchandises à l’étranger.

2. Ce que disent les clients

"Notre unité a plusieurs niveaux de structure organisationnelle. Dans l'unité, après la réception d'un document du bureau, c'est comme marcher dans un labyrinthe. Le processus est très compliqué. Du côté du superviseur principal, du directeur général, du directeur général adjoint. secrétaire, ingénieur en chef du département des ressources humaines, il existe près de 10 départements dont le département de la planification et des finances et le bureau d'inspection et de surveillance disciplinaire, ainsi que plus de 10 sièges sociaux dont le siège principal du canal, le centre de gestion de la maintenance et le bureau de gestion des ponts Le chemin de circulation de chaque document n'est pas fixe. Gérer la collecte de documents et améliorer encore l'efficacité de la collaboration est un défi de travail urgent que notre unité doit résoudre à court terme.

3. Comparaison d'utilisation

1. Avant utilisation

Le processus de livraison du papier est compliqué, les délais sont médiocres et le travail est en retard

Avant d'utiliser le système construit via Jiandao Cloud, notre gestion de collecte était particulièrement compliquée, lente et très limitée.

Qu'il s'agisse du siège social ou de divers sièges sociaux, après réception des documents officiels, ils copieront les documents papier par lots et les enverront par une personne dédiée, ou trouveront toutes les coordonnées, s'assoiront devant l'ordinateur portable et commenceront à envoyer des SMS messages par lots

Système de circulation des documents officiels open sourceDocuments officiels Le système de circulation est open source, et il faut même rappeler pour confirmer un par un. Il arrive souvent que le responsable ne soit pas au bureau, soit en voyage d'affaires ou que le téléphone soit toujours inaccessible, ce qui peut facilement entraîner des retards dans l'envoi des notifications et des retards dans le travail.

Faible conformité avec la gestion des logiciels finis

Nous avons également essayé d'autres systèmes, mais ils ne peuvent être utilisés que sur des ordinateurs portables, qui ne peuvent pas répondre aux besoins urgents de notre bureau Unicom. Nous avons inspecté certaines des applications actuelles et avons constaté que la plupart des processus sont corrigés et ont un faible degré de correspondance. avec les processus de gestion actuels de notre unité, ils ont donc tous été abandonnés.

2. Après utilisation

Utilisez Jiandao Cloud pour personnaliser les processus, répondant pleinement aux besoins réels de gestion

(1) Flux libre, flexible et rapide entre flux siège et flux terrain

Flux du siège :

Figure 1. Diagramme de flux interne

Figure 2. Organigramme de la collecte de documents implémentée par le backend Jiandao Cloud

Après avoir reçu le document officiel, le personnel de réception du bureau peut directement lancer le processus sur DingTalk Workbench et sélectionner le type de transfert de document officiel et le cessionnaire. Le processus est ensuite soumis au chef de section du bureau selon la direction définie. Le chef de section du bureau examine les modifications, il manuellement Après avoir été transféré au service désigné ou au responsable, tout le monde peut recevoir des rappels de documents officiels DingTalk en temps réel, et l'ensemble du processus ne prend que 3 à 5 minutes.

Type de transfert :

Figure 3. Capture d'écran de l'interface de fonctionnement rapide et de rappel sur le téléphone mobile

Flux de base :

Une fois que chaque unité de base a reçu le document officiel, le personnel de réception du bureau lance le processus, sélectionne si le document est reçu du siège ou indépendamment, choisit de saisir l'unité d'envoi et d'autres informations, et le soumet au chef d'équipe du bureau. recevant le rappel, le chef d'équipe sélectionne le chef à transférer. Dans le même temps, le responsable clé peut être copié simultanément pour garantir la ponctualité de la remise du document officiel. Le chef d'unité peut choisir librement à quel chef de département ou responsable spécifique l'envoyer. Il peut également lancer une révision et une approbation secondaires et désigner d'autres chefs d'unité pour l'examiner à nouveau, puis le transférer au chef de département désigné. Après l'avoir reçu, le chef de service peut librement choisir de le transférer à un responsable spécifique ou de mettre fin directement au processus. Le déroulement du processus est particulièrement flexible.

Figure 4. Interface d'affichage de la libre circulation des documents officiels

(2) Traiter la copie personnalisée

L'ensemble du processus de collecte de documents est conçu à la demande pour répondre aux besoins de rétention papier.

Figure 5. Personnalisez les paramètres du modèle de copie selon vos besoins pour répondre aux exigences d'archivage

(3) Laissez manuellement des traces des enregistrements de transfert dans Red Hat Linux et contrôlez-les en temps réel.

Image 6. Vérifiez facilement via votre téléphone portable

Pour plus de partage d'exemples de scénarios personnalisés de Jiandao Cloud, veuillez continuer à faire attention. Vous pouvez également rechercher le numéro de groupe DingTalk : 11770207 pour la communication et le partage de connaissances. Pensez à liker et à laisser un commentaire !

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