Quel est le processus d’organisation des fichiers ?

Quel est le processus d'organisation des fichiers ?

1. Rassemblez tous les documents.

Le travail d'archivage des documents est effectué selon une certaine période, qui peut être d'un an ou d'un trimestre. Par conséquent, lors de l'archivage, vous devez d'abord collecter tous les documents sur une base annuelle ou trimestrielle pour assurer l'archivage ultérieur. les travaux se sont bien déroulés.

2. Écran conformément à la réglementation en vigueur.

De manière générale, les documents qui n'ont aucune référence, utilisation ou valeur d'exécution actuelle ou ultérieure n'ont pas besoin d'être sauvegardés. Ces documents peuvent être d'abord supprimés et détruits. Les documents restants peuvent être basés sur les exigences spécifiques du. agence sur la gestion de l'archivage documentaire Filter.

3. Divisez les catégories et les niveaux.

Une fois le travail de sélection terminé, le personnel de gestion des dossiers peut d'abord classer les dossiers horizontalement selon le nom du service auquel appartiennent les dossiers, puis les disposer verticalement selon l'affiliation des supérieurs et des subordonnés. Les documents qui ne peuvent être divisés en niveaux peuvent être classés aux côtés des dossiers du département, le cas échéant.

4. Déterminez la période de stockage.

Tous les documents pouvant avoir un impact global sur les entités et fonctions de l'agence doivent être conservés de manière permanente. Les autres documents archivés peuvent être réservés pour une durée de conservation suffisante en fonction de leur valeur et de la durée de leur impact et des règles et règles applicables. réglementations. Ne pas détruire prématurément.

5. Réparez le contenu du fichier.

En cas d'omissions ou de dommages dans les documents, le personnel de gestion des archives doit consulter des collègues à la source des documents pour obtenir le contenu correct et effectuer des réparations, des ajouts et des suppressions aux documents. De plus, le format du papier et la reliure. des documents doivent être standardisés pour leur conservation.

6. Numérotez les fichiers.

Les gestionnaires d'archives peuvent d'abord relier des documents papier étroitement liés en une unité de base selon l'ordre de haut en bas, du primaire au secondaire, puis les relier en une unité secondaire selon la catégorie, le niveau et l'époque. l'unité est ensuite numérotée avec le cachet de dépôt.

7. Encadrez et compilez un répertoire de recherche.

Imprimez un catalogue de tous les dossiers selon les informations figurant sur le cachet de dépôt. Emballez les dossiers dans des cartons dans l'ordre. Remplissez chaque élément de la cartonnage de manière standardisée et numérotez-le. et cohérent. Enfin, résumez tous les répertoires de fichiers pour faciliter un post-traitement rapide. Vérifiez les archives.

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