Comment utiliser le système oa

OA est l'abréviation de Office Automation System, qui signifie système bureautique. Il s'agit d'un système d'application pour le fonctionnement et la gestion quotidiens des organisations d'entreprise. Son objectif est d'optimiser et d'améliorer l'efficacité du travail des employés et des managers. En termes simples, le système OA est un logiciel utilisé par les entreprises pour le travail de bureau quotidien. Il prône le bureau sans papier. Ses principales fonctions sont : l'approbation des processus, la présence, les avis et annonces, la gestion des votes, la gestion administrative, la gestion du personnel, la gestion des actifs, la gestion des projets. , Gestion des clients, etc.;

Ses avantages sont :

1. efficace D'après les preuves, le système de gestion est parfait);

2. Collaboration (appel de diverses ressources, et contrôle et modification de l'autorité

3. devient une force de liaison organisationnelle naturelle ;

4. Croissance (capable de résister à l'expansion de l'échelle organisationnelle et à l'expansion de l'entreprise au cours du développement de l'entreprise).

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Champ d'application principal de l'OA

1) Établir une plateforme de communication interne

Tels que : notifications, annonces, agendas de travail, plans de travail, messagerie instantanée, etc.

2) Réaliser l'automatisation du flux de travail et du traitement des transactions

Il a révolutionné le mode bureautique traditionnel des documents sur papier de l'unité, y compris l'envoi et la réception de documents, la soumission de documents d'approbation, la gestion des fichiers , la gestion des fichiers et la livraison des rapports à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise, les avis de réunion, etc. adoptent tous des méthodes de circulation électronique telles que la rédaction électronique, la circulation, l'approbation, la contreseing, la délivrance et l'archivage pour améliorer l'efficacité du bureau et parvenir à un bureau sans papier. Il n'est pas nécessaire de courir dans différents départements avec divers documents, demandes et reçus, en attendant l'approbation, la signature et le sceau. Au lieu de cela, des méthodes de transmission réseau rapides et bon marché sont utilisées pour coordonner le travail des différents départements au sein de l'unité. la fonction de partage d’informations. Réduire les aspects complexes du travail.

3) Établir une plateforme de diffusion d'informations

Établir un lieu efficace de diffusion et d'échange d'informations au sein de l'unité, tel que des bulletins électroniques, des forums électroniques et des publications électroniques, afin que les règles et réglementations internes , et des points d'actualité peuvent être , des échanges techniques, des annonces, etc. peuvent être largement diffusés parmi les employés de l'entreprise, afin que les employés puissent comprendre les tendances de développement de l'entreprise.

4) L'automatisation de la gestion des documents

permet de sauvegarder, de partager et d'utiliser divers documents (y compris divers fichiers, connaissances, informations) en fonction des autorisations, et dispose d'un moyen de recherche pratique. L'automatisation de la gestion des documents permet de numériser divers documents, et les documents peuvent être stockés sous forme de classeurs électroniques et utilisés et partagés selon les autorisations. Après avoir réalisé l'automatisation de la gestion des documents, si un nouvel employé arrive dans l'entreprise, à condition que l'administrateur enregistre pour lui une pièce d'identité et lui donne un mot de passe, il peut entrer dans le système et voir les éléments accumulés par l'unité, les règles et réglementations, et diverses technologies Documents, etc., tant que son identité répond à la portée des autorisations, il peut naturellement les voir, ce qui réduit beaucoup de liens de formation.

5) Bureau auxiliaire

Cela implique beaucoup de contenu, comme le bureau personnel, la gestion de conférences, la gestion des véhicules, la gestion des fournitures de bureau, la gestion de la bibliothèque, etc., combinés à notre travail de bureau quotidien divers bureaux auxiliaires et réaliser l'automatisation de ces bureaux auxiliaires.

6) Réaliser un bureau distribué

Il a changé la méthode de travail traditionnelle du bureau centralisé et élargi la zone de bureau. Il peut être utilisé à la maison, dans diverses parties de la ville et même dans tous les coins. du monde grâce à la connexion réseau pour travailler à tout moment, ce qui facilite grandement le travail de bureau et l'échange d'informations pour les employés en voyage d'affaires.

Pour maintenir le système OA, en plus des connaissances de base en informatique et en réseau, vous devez également être familier avec le logiciel OA correspondant. Il existe de nombreux types de logiciels OA actuellement utilisés, mais il n'en existe pas plus de deux catégories. L'une est constituée de systèmes OA construits à l'aide de Lotus Notes d'IBM, d'Exchange de Microsoft et d'autres logiciels spéciaux, et l'autre est développée à l'aide de la technologie Web (java, .net). , php, asp, etc.) Système OA basé sur le mode B/S.

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