Qu'est-ce qu'un système de gestion de fichiers

La gestion des fichiers reçoit de plus en plus d'attention de la part des entreprises, mais dans le processus de gestion des fichiers, les entreprises rencontrent souvent les problèmes suivants : stockage massif de fichiers et gestion difficile ; recherche lente et gestion des versions de fichiers faible ; la sécurité des fichiers n'est pas garantie ; les fichiers ne peuvent pas être collaborés et partagés efficacement ; la gestion des connaissances est difficile, etc. Par conséquent, le système de gestion de fichiers est progressivement devenu un sujet de recherche brûlant dans l’industrie au pays et à l’étranger.

Fonction

En tant que mécanisme de gestion unifié de l'information, le système de gestion de fichiers doit avoir les fonctions suivantes : (Apprentissage recommandé : Tutoriel vidéo PHP)

1 Stockage centralisé, partage de documents unifié ; le stockage centralisé de la surveillance bancaire à l'ère du big data est basé sur le sous-surveillance des agences -center ], a mis en place un centre de surveillance unifié au siège social pour un stockage centralisé, économisant ainsi de la main d'œuvre et établissant un système de réponse rapide d'urgence entre les points de vente-sous-succursales-siège social.

2 Gestion des autorisations, qui peut effectuer un contrôle précis des autorisations pour les utilisateurs, les départements et les postes, et contrôler la gestion des utilisateurs, la navigation, la lecture, l'édition, le téléchargement, la suppression, l'impression, l'abonnement et d'autres opérations

3 Index en texte intégral, qui peut indexer le contenu d'Office, de PDF et d'autres fichiers [3], et trouver rapidement et précisément les fichiers requis à partir d'énormes quantités de données ;

4 Audit de documents, qui décrit chaque action dans l'ensemble du cycle de vie du document, y compris l'opérateur, l'action, la date et l'heure et d'autres informations grâce au suivi d'audit, vous pouvez avoir une compréhension globale du fonctionnement de tous les fichiers du système

5 ; gestion des versions, les documents sont associés à plusieurs versions pour éviter l'utilisation de mauvaises versions et prennent en charge l'affichage, la restauration et le téléchargement des versions historiques

6 Numérotation automatique, vous pouvez librement combiner et concevoir des règles de numérotation ;

7 Protection de verrouillage, les auteurs de documents et les utilisateurs disposant de droits administratifs peuvent verrouiller le document pour garantir que le document ne peut pas être modifié à volonté. Lorsque le document doit être modifié ou supprimé, il peut être déverrouillé pour assurer le fonctionnement normal du document

application de 8 règles, le système prend en charge la définition de règles pour le répertoire, en spécifiant les actions, les conditions et les opérations, lorsque l'action est déclenchée et remplit les conditions définies, le système exécute automatiquement les opérations de règles ;

9 Cryptage du stockage, les fichiers sont stockés cryptés pour empêcher la prolifération des fichiers et garantir pleinement la sécurité et la fiabilité des données au niveau de l'entreprise

10 Sauvegarde des données, prend en charge la double protection de la sauvegarde de la base de données et la sauvegarde complète des données, garantissant pleinement la sécurité des données au sein du système. Les utilisateurs peuvent définir eux-mêmes l'heure et l'emplacement de la sauvegarde, et lorsque l'heure spécifiée est atteinte, le système effectuera automatiquement l'opération de sauvegarde ;

11 Emprunt de documents, les droits d'accès des utilisateurs peuvent être contrôlés pendant le processus de prêt ; L'utilisateur emprunté recevra une notification par message instantané envoyée par le système. Le système prend en charge le traitement de récupération automatique des documents prêtés en fonction du temps ;

12 Processus d'approbation, le processus d'approbation peut être personnalisé pour réaliser la solidification du processus et résoudre le problème des processus d'approbation chaotiques au sein de l'entreprise

13 Les rapports statistiques peuvent compter automatiquement l'utilisation et le stockage des documents par le personnel et le service.

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