Comment archiver dans Outlook automatiquement ou manuellement

Ce guide complet explique comment gérer efficacement votre stockage d'e-mails Outlook en archivant des e-mails, des tâches et d'autres éléments dans diverses versions Outlook (365, 2021, 2019, 2016, 2013 et plus tôt). Apprenez à configurer l'archivage automatique, à effectuer l'archivage manuel et à résoudre les problèmes communs.

Le maintien d'une boîte de réception rationalisée est crucial pour l'efficacité. Les archives des articles plus anciens réduisent la taille des boîtes aux lettres et améliorent les performances. Ce tutoriel couvre les méthodes d'archivage automatisées et manuelles.

- Comprendre l'archivage des perspectives

• Automatisation de l'archivage des e-mails
• Archivage manuel (individu ou tous dossiers)
• Localisation des fichiers archivés
• Techniques d'archivage avancées
  • Déplacement des fichiers archivés
  • Sélition automatique des articles supprimés et des ordures
  • Archivage par date reçue
• Dépannage des problèmes d'archivage

Qu'est-ce que les Outlook Archiving?

L'archivage d'Outlook (et AutoArchive) transfère des e-mails, des tâches et des entrées de calendrier plus anciens à un dossier d'archives distinct sur votre disque dur. Ce processus déplace les éléments de votre fichier .pst principal vers un fichier archive.pst dédié, accessible dans Outlook. Cela libère de l'espace sur votre C: \ Drive (sauf si vous spécifiez un emplacement différent).

Archiving offre deux fonctions clés:

• Articles en mouvement: transfère les éléments dans le dossier des archives.
• Suppression permanente: supprime les éléments après une heure spécifiée.

Faits clés sur l'archivage Outlook

Pour éviter les questions d'archivage courantes, n'oubliez pas ces points:

1. Outlook utilise principalement des fichiers .pst (fichiers de données Outlook) pour stocker des e-mails, des contacts, des rendez-vous, des tâches et des notes. Seuls les fichiers .pst peuvent être archivés. Les articles archivés résident dans le dossier des archives Outlook et ne sont plus dans leur emplacement d'origine.
2. L'archivage diffère de l'exportation. L'exportation crée une copie; Archivage se déplace ou supprime l'original.
3. Les fichiers archivés ne sont pas des sauvegardes. Créez des sauvegardes distinctes de votre fichier archive.pst pour la sécurité des données.
4. Les contacts ne sont pas archivés automatiquement. L'archivage manuel est requis pour les contacts.
5. Les comptes d'échange avec des archives en ligne désactivent l'archivage intégré d'Outlook.

Astuce: fusionnez les contacts en double avant l'archivage.

Automatisation de l'archivage des e-mails dans Outlook

La fonction AutoArchive d'Outlook déplace ou supprime automatiquement les anciens éléments à des intervalles de réglage. Les étapes varient légèrement en fonction de votre version Outlook.

Auto-archiving dans Outlook 365 - 2010

AutoArchive n'est pas activé par défaut dans Outlook 2010 et ultérieurement. Vous pourriez recevoir des invites pour l'activer. Cliquez sur "Oui" pour continuer immédiatement, ou "Paramètres automatique…" pour personnaliser les options. Alternativement, configurez-le manuellement:

1. Ouvrez Outlook, puis accédez au fichier > Options > Avancé > Paramètres autoarchive…
2. Vérifiez "Exécutez AutoArchive tous les n jours" pour activer. Configurez d'autres paramètres et cliquez sur OK .

L'image suivante montre les paramètres par défaut; Des explications détaillées pour chaque option sont disponibles ailleurs. La progression des archives s'affiche dans la barre d'état. Le dossier "Archives" apparaît automatiquement si "Afficher le dossier d'archives dans la liste des dossiers" est sélectionné. Voir les instructions sur l'affichage du dossier d'archives si nécessaire.

Auto-archiving dans Outlook 2007

Calendrier , tâches et articles de journal des auto-archives Outlook 2007 (plus de 6 mois), ainsi que des éléments envoyés et des articles supprimés (plus de 2 mois) par défaut. L'activer pour d'autres dossiers:

1. Ouvrez Outlook et cliquez sur Outils > Options .
2. Accédez à l' autre onglet et cliquez sur AutoArchive… .

Configurez les paramètres comme décrit ci-dessous.

Comprendre les paramètres autoarchive Outlook

(Outlook 2010 et ultérieure: Fichier > Options > Avancé > Paramètres automatique… )

• Exécutez AutoArchive tous les n jours: définit la fréquence. L'archivage fréquent de grands volumes de données peut avoir un impact sur les performances.
• Invite avant que AutoArchive s'exécute: fournit une invite de confirmation avant l'archivage.
• Supprimer les éléments expirés (dossiers électroniques uniquement): supprime les messages avec des dates d'expiration individuelles (définie dans les options > suivi > expire après ). Ceci est souvent vérifié par défaut, alors décochez si nécessaire.
• Archive ou supprimer les anciens éléments: permet des paramètres autoarchive personnalisés (UNCECKED utilise les défauts par défaut).
• Afficher le dossier des archives dans la liste des dossiers: affiche le dossier "Archives" dans le volet de navigation.
• Nettoyez les articles plus âgés que: Définit le seuil d'âge pour l'archivage.
• Déplacez les anciens éléments vers: déplace les éléments dans le fichier archive.pst. Cliquez sur Parcourir pour modifier l'emplacement.
• Supprimer en permanence les articles: supprime les articles sans archiver.
• Appliquez ces paramètres à tous les dossiers maintenant: applique des paramètres à tous les dossiers.

Période de vieillissement par défaut

Période de vieillissement par défaut (modifiable par dossier):

• Boîte de réception, brouillons, calendrier, tâches, notes, journal: 6 mois
• Boîtier out: 3 mois
• Articles envoyés, articles supprimés: 2 mois
• Contacts: pas auto-archivés

Excluant les dossiers ou appliquant différents paramètres

Pour exclure un dossier ou personnaliser ses paramètres:

1. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier et sélectionnez les propriétés… .
2. Choisissez soit "n'archisez pas d'archives dans ce dossier" ou "Archive ce dossier à l'aide de ces paramètres" et configurez en conséquence.

Création du dossier Archive

Si "Afficher le dossier d'archives dans la liste des dossiers" est sélectionné, le dossier "Archives" apparaît automatiquement. Sinon:

1. Cliquez sur Fichier > Ouvrir et exporter > Ouvrez le fichier de données Outlook.
2. Sélectionnez le fichier archive.pst et cliquez sur OK .

Archivage manuel dans Outlook

Pour plus de contrôle, archiver manuellement les éléments:

1. Dans Outlook 2016, accédez à l'onglet Fichier et cliquez sur Outils > Nettoyez les anciens éléments . Dans Outlook 2010 et 2013, cliquez sur Fichier > Tourne de nettoyage > Archive…
2. Sélectionnez le (s) dossier (s) pour archiver et définir le seuil d'âge. Cliquez sur Parcourir pour modifier l'emplacement du fichier d'archives. Vérifiez "Inclure des éléments avec" Do Not AutoArchive "Vérifier" pour inclure les articles exclus.

Emplacement des fichiers d'archives Outlook

Le fichier archive.pst est créé automatiquement lors de la première archive auto-archive ou manuelle. L'emplacement dépend de votre système d'exploitation (sauf modification pendant la configuration).

Outlook 365 - 2010

• Vista, Windows 7, 8, 10: C: \ Users \ \ Documents \ Outlook Files \ Archive.pst
• Windows XP: C: \ Documents et Paramètres \ \ Paramètres locaux \ Données d'application \ Microsoft \ Outlook \ Archive.pst

Outlook 2007 et plus tôt

• Vista et Windows 7: C: \ Users \ \ Appdata \ local \ Microsoft \ Outlook \ archive.pst
• Windows XP: C: \ Documents et Paramètres \ \ Paramètres locaux \ Données d'application \ Microsoft \ Outlook \ Archive.pst

(Remarque: les données d'application et les appdata sont des dossiers cachés.)

Techniques d'archivage avancées

Modification de l'emplacement du fichier d'archives

Pour déplacer une archive existante:

1. Fermez le dossier des archives dans Outlook.
2. Déplacez le fichier archive.pst vers le nouvel emplacement.
3. Reconnectez le fichier déplacé dans Outlook ( fichier > Ouvrir > Fichier de données Outlook… ).
4. Mettez à jour vos paramètres automatiquement pour pointer vers le nouvel emplacement.

Sélition automatique des articles supprimés et des e-mails indésirables

Configurez AutoArchive pour supprimer les anciens éléments des éléments supprimés et les dossiers de messagerie indésirable en définissant l'option "Supprimer définitivement les éléments" pour ces dossiers.

Archivage par date reçue

Pour archiver en fonction de la date reçue (au lieu de la date modifiée), modifiez le registre (utilisez la prudence!). Cela nécessite des hotfixs spécifiques pour Outlook 2007 et 2010. Créez la valeur de registre ArchiveIgnoreLastModifiedTime avec une valeur de 1 sous HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<office version> \Outlook\Preferences</office> . Redémarrez les perspectives.

Dépannage des problèmes d'archivage

Options d'archivage indisponibles

Cela indique généralement une boîte aux lettres Exchange Server ou une stratégie de rétention de courrier organisationnel. Vérifiez auprès de votre administrateur.

Autoarchive ne fonctionne pas

Assurez-vous que "Exécuter AutoArchive tous les n jours" est vérifié dans les paramètres autoarchive.

Élément spécifique non archivé

Vérifiez si la date modifiée de l'élément est récente ou si "ne pas automatiquement cet élément" est sélectionné.

Dossier d'archive manquant

Vérifiez que "Afficher le dossier d'archives dans la liste des dossiers" est sélectionné. Ouvrez manuellement le fichier de données Outlook si nécessaire.

Fichier archive.pst endommagé

Utilisez l'outil de réparation de la boîte de réception (ScanPST.EXE) pour réparer le fichier archive.pst. En cas d'échec, créez une nouvelle archive.

Taille maximale atteinte

Nettoyez le fichier archive.pst ou .pst s'il est plein. La limite par défaut est 20 Go (Outlook 2007) ou 50 Go (versions ultérieures).

Ce guide fournit une compréhension approfondie de l'archivage des perspectives, vous permettant d'optimiser votre gestion des e-mails.

Ce qui précède est le contenu détaillé de. pour plus d'informations, suivez d'autres articles connexes sur le site Web de PHP en chinois!