Comment partager le calendrier Outlook

Le tutoriel montre différentes façons de créer un calendrier partagé dans Outlook pour Office 365 et des comptes basés sur l'échange, explique comment partager le calendrier dans Outlook sans échange et dépanner divers problèmes de synchronisation.

Vous voulez permettre à vos collègues, amis et membres de la famille de savoir ce qu'il y a dans votre horaire afin qu'ils puissent voir vos temps gratuits? Le moyen le plus simple est de partager votre calendrier Outlook avec eux. Selon que vous utilisiez une application de bureau installée localement ou Outlook en ligne, un compte Exchange Server au sein de votre organisation ou un compte POP3 / IMAP privé à la maison, différentes options seront disponibles pour vous.

Ce tutoriel se concentre sur l'application Outlook Desktop utilisée en conjonction avec un serveur Exchange et Outlook pour Office 365. Si vous utilisez Outlook Online, veuillez voir comment partager Calendar dans Outlook sur le Web.

• Partage du calendrier Outlook
• Comment partager le calendrier Outlook
• Arrêter de partager le calendrier Outlook
• Autorisation de calendrier partagé
  • Modifier les autorisations de calendrier partagé
  • Les autorisations de calendrier partagées Outlook ne fonctionnent pas
• Comment partager le calendrier Outlook sans échange
• Comment publier le calendrier Outlook
• Partager un instantané du calendrier dans un e-mail

Partage du calendrier Outlook

Étant donné que Microsoft Outlook offre quelques options de partage de calendrier différentes, il est très important de comprendre exactement ce que fait chaque option afin de choisir le mieux adapté à vos besoins.

Envoi d'une invitation de partage de calendrier

En envoyant une invitation à d'autres utilisateurs, vous leur permettez de visualiser votre calendrier dans leurs propres perspectives. Vous pouvez spécifier un niveau d'accès différent pour chaque destinataire, et le calendrier partagé se mettra à jour automatiquement de leur côté. Cette option est disponible pour les comptes Exchange et Office 365 ainsi que Outlook.com et Outlook Online (AKA Outlook sur le Web ou l'OWA). Voyez comment partager le calendrier Outlook.

Calendrier de publication sur le Web

En publiant votre calendrier Outlook en ligne, vous pouvez donner à n'importe qui l'occasion de le voir comme une page Web dans un navigateur ou d'importer un lien ICS dans ses Outlook. Cette fonctionnalité est disponible dans des comptes basés sur Exchange, des comptes qui ont accès à un serveur Web prenant en charge le protocole WebDAV, Outlook sur le Web et Outlook.com. Voir comment publier le calendrier Outlook.

Envoyer un e-mail à un instantané calendrier

Une copie statique de votre calendrier est envoyée au destinataire en tant que pièce jointe par e-mail. Le destinataire ne verra qu'un instantané de vos rendez-vous au moment où vous avez envoyé l'e-mail, aucune mise à jour que vous effectuez par la suite ne sera à leur disposition. Cette option est fournie dans Outlook 2016, Outlook 2013 et Outlook 2010, mais n'est plus prise en charge dans Office 365, Outlook 2019 et 2021. Voir comment envoyer un calendrier Outlook par e-mail.

Comment partager le calendrier Outlook

Pour les comptes Office 365 ou basés sur l'échange, Microsoft offre la possibilité de partager un calendrier mis à jour automatiquement. Pour cela, vous envoyez simplement une invitation de partage à vos collègues ou à des personnes en dehors de votre entreprise.

Note. Nos captures d'écran ont été capturées dans Outlook pour Office 365. Les étapes des comptes Exchange Server avec Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 et Outlook 2010 sont essentiellement les mêmes, bien qu'il puisse y avoir de légères différences dans l'interface.

Pour partager votre calendrier Outlook, effectuez ces étapes:

1. Ouvrez votre calendrier dans Outlook.
2. Dans l'onglet Home , dans le groupe Gérer les calendriers , cliquez sur Partagez le calendrier et choisissez celui souhaité dans le menu déroulant.

   

3. La boîte de dialogue Propriétés du calendrier apparaît avec l'onglet Autorisations ouverte. Ici, vous pouvez voir une liste d'utilisateurs qui ont actuellement accès à votre calendrier. Par défaut, l'autorisation " peut afficher quand je suis occupé " est accordée à chaque utilisateur interne, bien que ce paramètre puisse être modifié par votre administrateur informatique de différentes manières. Pour envoyer une invitation de partage à des individus à l'intérieur ou à l'extérieur de votre organisation, cliquez sur le bouton Ajouter .

   

4. Dans la fenêtre Ajouter des utilisateurs , recherchez les utilisateurs de votre carnet d'adresses, sélectionnez le nom dans la liste et cliquez sur Ajouter . Ou saisissez directement les adresses e-mail dans la boîte Ajouter . Une fois terminé, cliquez sur OK .

   

   Note. Le signe d'interdiction (Circle-Backslash) à côté du nom de quelqu'un indique que le calendrier ne peut pas être partagé avec cet utilisateur.

5. De retour dans la fenêtre des propriétés du calendrier , sélectionnez l'utilisateur et choisissez le niveau d'accès que vous souhaitez fournir ( Afficher tous les détails est la valeur par défaut). Une fois terminé, cliquez sur OK .

   

Une invitation de partage sera envoyée à chaque destinataire que vous avez ajouté. Une fois que l'utilisateur de votre organisation clique sur Accepter , votre calendrier apparaîtra dans ses perspectives dans les calendriers partagés . Pour les utilisateurs externes, le processus est un peu différent, pour plus de détails, veuillez voir comment ajouter un calendrier partagé dans Outlook.

Conseil. Le partage ne se limite pas aux calendriers par défaut créés automatiquement pour chaque profil Outlook. Vous pouvez également créer un nouveau calendrier partagé . Pour cela, à partir de votre dossier de calendrier, cliquez sur l'onglet Home > Ajouter un calendrier > Créer un nouveau calendrier vide , enregistrer dans n'importe quel dossier de votre choix, puis partager comme décrit ci-dessus.

Arrêter de partager le calendrier Outlook

Pour arrêter de partager votre calendrier avec un utilisateur particulier, c'est ce que vous devez faire:

1. Ouvrez la fenêtre de dialogue des autorisations de calendrier (onglet Home > Calendrier de partage ).
2. Dans l'onglet Autorisations , sélectionnez l'utilisateur dont vous souhaitez révoquer et cliquez sur Supprimer .
3. Cliquez sur OK .

   

Note. Il peut prendre un certain temps à Office 365 pour synchroniser et supprimer votre calendrier de la perspective de l'utilisateur.

Permissions de calendrier partagées Outlook

Dans un calendrier Outlook partagé, les autorisations signifient le niveau d'accès que vous souhaitez fournir à d'autres utilisateurs. Les options sont différentes pour les utilisateurs à l'intérieur et à l'extérieur de votre organisation.

Les trois premiers niveaux peuvent être fournis aux utilisateurs internes et externes:

• Peut voir quand je suis occupé - le destinataire ne peut voir que les moments où vous êtes occupé.
• Peut afficher les titres et les emplacements - le destinataire verra votre disponibilité ainsi que sur le sujet et l'emplacement de la réunion.
• Peut afficher tous les détails - le destinataire verra toutes les informations relatives à vos événements, tout comme vous le voyez.

Deux options supplémentaires sont disponibles pour les personnes au sein de votre entreprise:

• Peut modifier - le destinataire peut modifier vos coordonnées de rendez-vous.
• Délégué - permet d'agir en votre nom, par exemple en répondant aux demandes de réunion pour vous et en créant de nouveaux rendez-vous.

Une autre option est disponible pour toute votre organisation, pas les utilisateurs individuels:

• Aucun - pas d'accès à votre calendrier.

Comment changer les autorisations de calendrier partagés

Pour modifier les autorisations de quelqu'un qui a actuellement accès à votre calendrier, procédez comme suit:

1. Cliquez avec le bouton droit sur le calendrier cible dans le volet de navigation et choisissez des autorisations de partage dans le menu contextuel. (Ou cliquez sur Partager le calendrier sur l'onglet Home et sélectionnez le calendrier).

   

   Cela ouvrira la boîte de dialogue Propriétés du calendrier sur l'onglet Autorisations , affichant à tous les utilisateurs avec laquelle votre calendrier est actuellement partagé et leurs autorisations.

2. Sélectionnez l'utilisateur et choisissez le niveau d'autorisations que vous souhaitez fournir.
3. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications et fermer la fenêtre.

   

Le destinataire sera informé que leurs autorisations ont été modifiées et que la vue de calendrier mise à jour s'affiche dans leur Outlook.

Les autorisations de calendrier partagées Outlook ne fonctionnent pas

La plupart des problèmes et des erreurs se produisent en raison de divers problèmes de configuration ou d'autorisation. Vous trouverez ci-dessous les problèmes les plus courants et comment les résoudre.

Le calendrier des actions Outlook est grisé ou manquant

Si le bouton de calendrier de partage est grisé ou indisponible dans votre Outlook, vous n'avez probablement pas de compte Exchange ou si votre administrateur réseau a un partage de calendrier désactivé pour votre compte.

"Ce calendrier ne peut pas être partagé" Erreur

Si vous ne pouvez pas envoyer des invitations de partage à cause de l'erreur "Ce calendrier ne peut pas être partagé avec une ou plusieurs des personnes ...", peut-être que l'adresse e-mail que vous avez ajoutée est invalide, ou dans un groupe Office 365, ou dans votre liste de partage.

Partage des autorisations de calendrier et non à la mise à jour

Très souvent, les entrées obsolètes et en double dans la liste des autorisations provoquent des problèmes. Pour résoudre ce problème, ouvrez la boîte de dialogue Propriétés du calendrier dans l'onglet Autorisations et cochez la liste d'utilisateurs pour les entrées en double. Supprimez également les utilisateurs qui ont quitté votre organisation ou qui ne sont pas autorisés à accéder au calendrier. Certains forums ont indiqué que la suppression de toutes les autorisations actuelles en plus de celles par défaut résout le problème. Si aucune des suggestions ci-dessus n'applique, essayez ces correctifs de perspectives générales:

• Éteignez le mode d'échange en cache. Les instructions détaillées peuvent être trouvées ici.
• Mettez à jour votre bureau vers la dernière version.
• Ouvrez Outlook en mode sans échec. Pour cela, tapez Outlook.exe / Safe dans la boîte de dialogue Exécuter et cliquez sur OK.

Si le problème persiste, la raison peut être du côté du serveur Exchange, alors essayez de contacter vos IT Guys pour obtenir de l'aide.

Comment partager le calendrier Outlook sans échange

La fonction de partage décrite dans les sections précédentes n'est disponible qu'avec Office 365 et des comptes Outlook basés sur l'échange. Si vous utilisez Outlook comme une application autonome avec un compte POP3 ou IMAP personnel, considérez les alternatives suivantes.

Publiez votre calendrier en ligne

Publiez votre calendrier Outlook sur le Web, puis partagez soit un lien HTML pour ouvrir le calendrier dans un navigateur ou un lien ICS pour vous abonner au calendrier Internet. Pour plus d'informations, veuillez consulter:

• Comment publier le calendrier dans Outlook Desktop
• Comment publier le calendrier dans Outlook en ligne
• Comment ajouter le calendrier Internet à Outlook Desktop
• Comment s'abonner au calendrier Internet dans Outlook sur le Web

Déplacez votre calendrier vers Outlook.com, puis partagez

Si la publication ne fonctionne pas pour vous, la manière la plus simple pourrait être de créer un nouveau ou d'importer un calendrier existant sur Outlook.com, puis d'utiliser sa fonction de partage de calendrier.

Veuillez garder à l'esprit que vous devrez maintenir une copie réelle de votre calendrier dans Outlook.com si vous souhaitez les mises à jour supplémentaires pour vous synchroniser automatiquement.

Pour les instructions détaillées, veuillez consulter:

• Comment enregistrer le calendrier Outlook en tant que fichier .ics
• Comment importer un fichier ical sur Outlook.com
• Comment partager le calendrier dans Outlook.com

Comment publier le calendrier Outlook

Lorsque vous souhaitez partager votre calendrier avec plusieurs utilisateurs sans envoyer des invitations individuelles, vous pouvez publier le calendrier sur le Web et fournir un lien direct pour que les gens le consultent en direct.

Voici les étapes pour publier un calendrier d'Outlook:

1. Dans le dossier du calendrier, accédez à l'onglet Home > Partager et cliquez sur Publier en ligne > Publier sur Webdav Server …

   

2. Dans la fenêtre de dialogue qui apparaît, spécifiez les détails suivants:
   • Dans la zone d'emplacement de publication , entrez l'emplacement de votre serveur WebDAV.
   • Choisissez la durée .
   • Dans la liste déroulante Détail , sélectionnez le type d'accès que vous souhaitez fournir: disponibilité uniquement , détails limités (disponibilité et sujets) ou tous les détails .

   

3. En éventuellement, cliquez sur le bouton avancé… et choisissez si le calendrier doit être mis à jour automatiquement ou non. La capture d'écran ci-dessous montre les paramètres par défaut qui sont recommandés dans la plupart des cas.

   

4. Lorsque vous êtes prêt à publier le calendrier, cliquez sur OK dans le calendrier de publication vers la fenêtre du serveur personnalisé .
5. Entrez les informations d'identification du serveur WebDAV lorsque vous y êtes invité.

Outlook vous informera si l'édition s'est terminée avec succès ou non.

Notes:

1. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez avoir accès à un serveur Web qui prend en charge le protocole World Wide Web Distributed Autoring and Liditeing (WebDAV).
2. Sur un compte de messagerie Exchange , vous verrez l'option de publication de cette option de calendrier qui vous permet de publier le calendrier directement sur votre serveur Exchange au lieu du serveur WebDAV.
3. Avec un compte Office 365 , vous pouvez également publier sur un serveur WebDAV, à condition que {Anonymous: CalendaSharingFreeBusySImple} soit supprimé de la politique de partage. Veuillez contacter votre administrateur pour plus d'informations.
4. Si aucune option de ce type n'est disponible dans votre Outlook, utilisez Outlook sur le Web ou Outlook.com pour publier votre calendrier en ligne.

Comment partager un instantané du calendrier Outlook dans un e-mail

Si vous souhaitez partager une copie non update de votre calendrier, envoyez-la simplement par e-mail comme pièce jointe. Cette option peut être utile, par exemple, lorsque vous avez fait la version finale d'un calendrier d'événements, qui ne fait aucun autre changement, et que vous souhaitez que tous les participants aient une copie.

Pour envoyer un instantané par e-mail de votre calendrier Outlook, effectuez ces étapes:

1. Dans le dossier du calendrier, accédez à l'onglet Home > Partager le groupe et cliquez sur le calendrier des e-mails . (Alternativement, cliquez avec le bouton droit sur le calendrier du volet de navigation, puis cliquez sur Partager > Calendrier par e-mail… )

   

2. Dans la fenêtre de dialogue qui s'ouvre, spécifiez les informations que vous souhaitez inclure:
   • Dans la liste déroulante du calendrier , choisissez le calendrier à partager.
   • Dans les boîtes de plage de dates , spécifiez le délai.
   • À partir de la liste déroulante des détails , choisissez la quantité de détails à partager: disponibilité uniquement , détails limités ou détails complets .

   En éventuellement, cliquez sur le bouton Afficher à côté des options supplémentaires et configurez des options supplémentaires:

   • Choisissez si vous devez inclure des articles privés et des pièces jointes.
   • Sélectionnez la disposition des e-mails: calendrier quotidien ou liste des événements.

   Une fois terminé, cliquez sur OK.

   

3. Un nouveau message électronique sera automatiquement créé avec le calendrier joint. Vous avez juste besoin de saisir les destinataires dans la boîte et de cliquer sur Envoyer .

Vos destinataires recevront un e-mail et pourront afficher les détails du calendrier directement dans le corps du message. Ou ils peuvent cliquer sur le bouton d'ouvrir ce calendrier en haut ou double-cliquez sur le fichier .ics joint pour que le calendrier ajoute à leur Outlook.

Notes:

1. Cette fonctionnalité est prise en charge dans Outlook 2016, Outlook 2013 et Outlook 2010 mais n'est plus disponible avec Office 2019, 2021 et Outlook pour Office 365. Dans les nouvelles versions, vous pouvez exporter votre calendrier en tant que fichier ICS et partager ce fichier avec d'autres personnes, afin qu'ils puissent l'importer dans leur propre Outlook ou une autre demande de calendrier.
2. Les destinataires obtiennent une copie statique de votre calendrier pour la plage de dates spécifiée, mais ils ne verront aucune modification que vous apportez au calendrier après l'avoir envoyé par e-mail.

C'est comment créer un calendrier partagé dans Outlook. Je vous remercie d'avoir lu et j'espère vous voir sur notre blog la semaine prochaine!

Ce qui précède est le contenu détaillé de. pour plus d'informations, suivez d'autres articles connexes sur le site Web de PHP en chinois!