Comment créer une liste déroulante dans Excel

Comment créer une liste déroulante dans Excel

La création d'une liste déroulante dans Excel vous permet de restreindre la saisie des données à un ensemble de valeurs prédéfinies, d'améliorer la cohérence des données et de réduire les erreurs. Voici comment le faire:

1. Identifiez votre source de données: Il s'agit de la gamme de cellules contenant les valeurs que vous souhaitez dans votre liste déroulante. Par exemple, si votre liste d'options est dans les cellules A1: A5, c'est votre source de données.
2. Sélectionnez les cellules où vous souhaitez que la liste déroulante: cliquez sur les cellules dans lesquelles vous souhaitez que la liste déroulante apparaisse.
3. Accédez à la validation des données: accédez à l'onglet "Data" sur le ruban Excel. Cliquez sur "Validation des données".

4. Configurer les paramètres de validation des données:

   • Paramètres: dans l'onglet "Paramètres", sous "Autoriser", sélectionnez "Liste".
   • Source: Dans la case "Source", entrez la plage de votre source de données (par exemple, = Sheet1! $ A 1: $ a 5 $). Vous pouvez soit taper directement la plage, soit le sélectionner à l'aide de votre souris. Les signes en dollars ($) rendent la référence absolue, l'empêchant de changer lorsque vous copiez la liste déroulante dans d'autres cellules. Si votre source de données est sur une autre feuille, n'oubliez pas d'inclure le nom de la feuille (par exemple, Sheet2!A1:A10 ).
   • Message d'entrée (facultatif): Vous pouvez ajouter un message d'entrée pour guider les utilisateurs sur la façon d'utiliser la liste déroulante.
   • Alerte d'erreur (facultative): Vous pouvez configurer une alerte d'erreur pour informer les utilisateurs s'ils essaient de saisir une valeur non dans la liste.
5. Cliquez sur "OK": la ou les cellules sélectionnées auront désormais une flèche déroulante. Cliquez sur la flèche affichera votre liste d'options.

Comment puis-je empêcher les entrées en double dans ma liste déroulante Excel?

La prévention des entrées en double dans votre liste déroulante Excel garantit l'intégrité des données et la cohérence. Il existe plusieurs façons d'y parvenir:

• Utilisez la fonction UNIQUE (Excel 365 et plus tard): La méthode la plus simple consiste à utiliser la fonction UNIQUE pour extraire des valeurs uniques de votre source de données. Disons que vos données d'origine se trouvent dans la colonne A. Dans une colonne distincte (par exemple, colonne B), entrez la formule =UNIQUE(A:A) . Cela renverra une liste des valeurs uniques de la colonne A. Ensuite, utilisez cette nouvelle colonne (b) comme source de validation de données.
• Nettoyage des données Avant de créer la liste: Avant de créer votre liste déroulante, nettoyez votre source de données pour supprimer les doublons. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité "Supprimer les doublons" d'Excel (trouvée sous l'onglet "Data"). Cette méthode supprime définitivement les doublons de vos données source.
• Filtrage et copie avancé: Si vous avez un grand ensemble de données et que vous souhaitez conserver les données d'origine, utilisez la fonction de filtre avancée (également sous l'onglet "Data"). Sélectionnez "Copier dans un autre emplacement" et spécifiez une nouvelle plage pour maintenir les valeurs uniques. Utilisez ensuite cette nouvelle gamme comme source de validation de données.
• En utilisant VBA (pour des scénarios plus complexes): pour des scénarios plus complexes ou des mises à jour dynamiques, vous pouvez écrire une macro VBA pour filtrer automatiquement les doublons avant de remplir la liste déroulante.

Quelles sont les différentes façons de remplir une liste déroulante dans Excel avec des données d'une autre feuille?

Il est simple de remplir une liste déroulante à partir d'une autre feuille. La clé fait correctement référence à la source de données dans les paramètres de validation des données. Voici les méthodes:

• Référence directe de la plage de cellules: Le moyen le plus courant est de référencer directement la plage des cellules de l'autre feuille. Par exemple, si vos données sont dans les cellules A1: A10 sur "Sheet2", votre "source" dans la validation des données serait =Sheet2!$A$1:$A$10 . N'oubliez pas les signes en dollars ($) pour créer des références absolues.
• Plage nommée: La création d'une gamme nommée sur l'autre feuille rend votre formule plus facile à lire et à entretenir. Sur "Sheet2", sélectionnez A1: A10, puis accédez à l'onglet "Formules" et cliquez sur "Définir le nom". Donnez-lui un nom (par exemple, "MyDatalist") et cliquez sur "OK". Dans votre validation de données «source», vous entreriez alors simplement en entrant =MyDataList .
• En utilisant la fonction indirecte (pour les noms de feuilles dynamiques): si le nom de la feuille lui-même est dynamique (par exemple, il change basé sur une valeur cellulaire), vous pouvez utiliser la fonction INDIRECT . Disons que la cellule B1 contient le nom de la feuille ("Sheet2"). Votre "source" serait =INDIRECT("'"&B1&"'!$A$1:$A$10") . Cette formule construit dynamiquement la référence de la feuille.

Comment créer une liste déroulante dépendante dans Excel, où une liste change en fonction de la sélection dans un autre?

Les listes déroulantes dépendantes créent des menus en cascade, où les options d'une liste dépendent de la sélection dans une autre. Ceci est réalisé en utilisant la validation des données et le référencement des formules.

1. Créez la première liste déroulante (la liste principale): Suivez les instructions de la première section pour créer une liste déroulante avec vos catégories principales.
2. Préparez les données pour la liste dépendante: organisez vos données afin qu'il soit facile de filtrer. Une méthode courante consiste à utiliser une table avec la première colonne contenant les valeurs de liste maîtresse et les colonnes suivantes contenant les valeurs dépendantes.
3. Créez la deuxième liste déroulante (la liste dépendante): sélectionnez la cellule pour la liste déroulante dépendante. Accédez à "Validation des données" et choisissez "Liste". Pour la "source", utilisez une formule qui sélectionne dynamiquement les valeurs appropriées en fonction de la sélection de la liste principale. Cela implique généralement des fonctions INDEX et MATCH ou FILTER (Excel 365 et plus tard).

Exemple utilisant FILTER (Excel 365 et plus tard):

Disons:

• Votre liste principale (dans la cellule A2) est dans A1: A3 ("Catégorie A", "Catégorie B", "Catégorie C").

• Votre table de données (avec des valeurs dépendantes) est en D1: E3:

  • D1: catégorie
  • E1: sous-catégorie
  • D2: catégorie A
  • E2: sous-catégorie A1
  • D3: Catégorie A
  • E3: sous-catégorie A2
  • D4: catégorie B
  • E4: sous-catégorie B1

La formule de la "source" dans la validation des données de la liste dépendante serait: =FILTER(E2:E4,D2:D4=A2)

Cette formule filtre la colonne E (sous-catégorie) basée sur la valeur sélectionnée dans la cellule A2 (la liste principale). Si "la catégorie A" est sélectionnée, la liste dépendante affichera "Sous-catégorie A1" et "Sous-catégorie A2".

Exemple utilisant INDEX et MATCH (pour les versions Excel plus anciennes): Cela nécessite une formule plus complexe, mais cela fonctionne dans les versions Excel plus anciennes. La formule exacte dépend de votre structure de données, mais elle impliquera d'utiliser INDEX pour retourner la plage appropriée et MATCH pour trouver la ligne correcte. Consultez une aide Excel pour des exemples détaillés sur l'utilisation INDEX et MATCH pour les listes déroulantes dépendantes.

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