10 conseils Microsoft Word que vous devez apprendre dès maintenant

Même si vous avez un PC pendant de nombreuses années, vous ne pensez peut-être pas que vous devez apprendre les compétences Microsoft Word. Après tout, il existe depuis 40 ans, et tous ses secrets ont été révélés il y a longtemps, non? Oh, nous avons des nouvelles à vous dire.

Que vous utilisiez le mot fréquemment ou que vous l'allumez uniquement lorsque vous devez mettre à jour votre CV, vous devez creuser profondément dans les fonctionnalités de Word, pas seulement audacieux et souligner. Heureusement, nous avons plongé dans les différentes options de Word et trouvé des conseils très pratiques.

1. Les personnes qui ne traitent pas le texte ne savent pas souvent que Lorem Ipsum est un "sous-titre" dans le texte écrit. C'est juste un texte dénué de sens - une combinaison de lettres qui ressemblent à des mots, aidant les gens à comprendre intuitivement à quoi ressemble le texte dans un site Web, un magazine, un livre ou un document de style.

[lié: devenir un meilleur écrivain avec ces outils en ligne]

Si vous préférez concevoir des documents plutôt que d'écrire des documents, ou que vous aimez retarder l'écriture de brouillons en ajustant le format de page, vous pouvez utiliser Lorem Ipsum dans Word. Vous n'avez même pas besoin d'ouvrir le menu - tapez simplement

= lorem () n'importe où sur la page et appuyez sur Entrez . Par défaut, cette commande créera cinq paragraphes de texte court. Si cela ne suffit pas, vous pouvez ajouter des nombres entre parenthèses pour spécifier le nombre de paragraphes que vous souhaitez. Par exemple, si vous voulez 12 paragraphes, tapez

= lorem (12) et profitez de votre texte gratuit.

2.

Si vous avez un modèle de document qui doit être constamment mis à jour avec la date actuelle, Word fournit un outil qui vous permet d'éviter le dilemme de vous parler, "Quel jour aujourd'hui?" .

Vous pouvez ajouter un horodatage à votre document en accédant à l'onglet INSERT et en cliquant sur l'outil de date et d'heure d'insertion - c'est une petite icône qui affiche le calendrier et l'horloge, situé dans Le côté gauche du bouton de formule . Dans la fenêtre contextuelle, vous pouvez choisir parmi de nombreux formats de temps, tels que le "mois / jour / année" classique et même le nombre exact de secondes que vous l'insérez dans le document. Par défaut, cette fonctionnalité est statique à moins que vous ne sélectionniez la case

MISE À JOUR CHOCHE COSI-CI-DESSUS DE LA LISTE. Une fois terminé, cliquez sur pour confirmer .

Si vous travaillez avec des collègues d'autres pays, ou utilisez une langue par défaut non-système, la fenêtre de date et d'heure d'insertion de la date et de l'heure . Microsoft affichera immédiatement la langue que vous avez ajoutée au système d'exploitation, donc si vous devez utiliser un langage non coté, vous devez définir

via , alors le temps et le langage (Windows) ou Paramètres du système & gt; Général & gt; langue et région (macOS) pour l'ajouter. 3.

Il était une fois, la signature des documents reçus par e-mail devrait être imprimée, signée, puis prendre une photo ou numérisée. Word vous permet maintenant d'utiliser l'option

forme

pour sauter l'étape de signature physique.

Accédez à INSERT

TAB, cliquez sur

Forme

, et sélectionnez la ligne ondulée sous ligne . Cela vous permettra d'utiliser le curseur comme un stylo pour dessiner votre signature, que vous pouvez ensuite vous déplacer n'importe où dans le document, et vous pouvez même le copier / couper et coller à tout moment. Bien sûr, dessiner des signatures avec la souris n'est pas facile, mais pratiquer davantage sera parfait. En revanche, si vous signez des documents importants et que vous ne supportez pas de voir votre signature tremblante pour toujours, il y a une autre option. Si vous vous abonnez à Office 365 et que vous avez un PC, vous pouvez signer avec le trackpad et les fonctionnalités de dessin. Accédez à l'onglet Draw

et ouvrez l'interrupteur à bascule

à l'aide du dessin trackpad

. Word affiche une zone rectangulaire à l'écran, la remplissant avec vos doigts dessin sur le trackpad. Vous n'avez pas besoin d'appuyer sur, faites simplement glisser vos doigts. Utilisez deux doigts pour déplacer la zone vers une autre position sur l'écran (ce qui est utile si vous devez sélectionner une case à cocher) et appuyez sur n'importe quelle touche lorsque vous avez terminé. Votre doodle sera comme des objets que vous pouvez redimensionner et copier / couper et coller dans votre document. 4. Word (ou tout traitement de texte) ne peut pas faire l'écriture elle-même pour vous. Vous pouvez rechercher l'inspiration ailleurs, mais finalement, vos mots doivent être les vôtres. Bien que cela semble simple, ce n'est pas facile à faire.

Utilisez le mode de mise au point de Microsoft pour éviter les distractions. Cette fonctionnalité définira votre document en plein écran avec un arrière-plan noir afin que vous n'ayez pas grand-chose à faire, à l'exception de la frappe. La vue par défaut ne montrera même pas la barre de navigation principale ou le ruban qui contient toutes les options auxquelles vous êtes utilisé. Mais ils existent toujours - déplacez simplement le pointeur en haut de l'écran et les options feront défiler vers le bas. Oh, toute l'interface est monochrome, donc vous ne serez pas distrait par des couleurs vives.

Pour activer le mode de mise au point, accédez à la Voir et sélectionnez focus . Vous pouvez appuyer sur la touche ESC à tout moment pour quitter cette fonction.

5. Comme nous l'avons dit, Word ne peut pas écrire de prose pour vous, mais il peut être utilisé comme éditeur utile. Le programme peut évaluer votre écriture et vous dire ce qui doit être amélioré afin que votre texte correspond à votre public cible.

Lorsqu'il y a du texte sur la page, accédez à l'outil

, orthographe et grammaire et sélectionner éditeur . Une barre latérale apparaîtra sur le côté droit de l'écran, montrant la note globale de votre écriture et trois aspects qui peuvent être améliorés: Spewel , grammaire et simplicité . Cliquez sur chaque aspect pour voir les suggestions de Word. N'oubliez pas que ce n'est qu'un programme, donc certaines de ses suggestions n'ont aucun sens pour vous et sont tout à fait possibles. Si tel est le cas, vous pouvez choisir de les ignorer. Le bas de la barre latérale est magique: cliquez sur

Statistiques de documents , et après quelques secondes, vous verrez une fenêtre avec des informations détaillées sur le document, telles que le nombre de mots et de phrases et le nombre moyen de caractères par mot.

mais la partie vraiment intéressante est

lisibilité . Là, Word affichera votre cote de texte en fonction de la cote de lisibilité Flesch et de l'index du niveau scolaire Flesch-Kincaid. Les deux systèmes sont conçus pour déterminer la lisibilité d'un document et le niveau de lecture que votre public devrait avoir pour le comprendre facilement.

Pour les scores de lisibilité, plus le nombre est élevé, plus il est facile de comprendre. D'une manière générale, vous voulez que tout ce que vous écrivez se situe entre 70 et 80, ce qui signifie que l'adulte moyen devrait être facile à comprendre. Pendant ce temps, l'indice Flesch-Kincaid utilise les niveaux scolaires du système éducatif américain comme paramètre pour vous aider à déterminer si votre texte convient à votre public - par exemple, si vous parlez lors d'une conférence académique, les scores élevés ne seront pas un problème .

Du haut de la page au paragraphe ci-dessus, Word dit que le score de lisibilité de cette histoire est de 65, ce qui n'est pas idéal, mais c'est pourquoi nous avons encore besoin d'édition manuelle. (Si vous voulez savoir, les notes se sont améliorées après avoir édité et révisé.)

6.

Lorsque vous parlez d'édition, la sélection du texte est l'une des meilleures façons de déplacer des phrases et de supprimer du contenu invalide lors de l'écriture dans Word.

Vous pouvez utiliser des touches de raccourci telles que Shift Arrow pour sélectionner les caractères de texte par caractère, et Shift Option Arrow (Mac) ou Shift Control Arrow (Windows) pour choisir mot par mot. Si vous êtes un éditeur "rugueux", vous pourriez être à trois clics sur un paragraphe pour sélectionner et supprimer l'intégralité du paragraphe. Mais Word offre une autre option: cliquez pour sélectionner une seule phrase. L'astuce consiste à maintenir Commande (Mac) ou Control (Windows) en faisant cela.

7. Une astuce plus de niche mais toujours utile consiste à utiliser les raccourcis clavier pour sauter entre les modifications. Appuyez sur

Shift F5 et Microsoft vous ramènera à l'endroit où vous avez édité le texte pour la dernière fois. Appuyez à nouveau et vous reviendrez à la position précédente.

N'oubliez pas que si votre ordinateur portable ou votre clavier utilise la ligne de touche F pour d'autres fonctions (telles que MUTE l'ordinateur ou l'ajustement de la luminosité de l'écran), vous devrez peut-être ajouter

Fonction ou fn touche. Cela indiquera à votre ordinateur que vous utilisez F5 comme F5 et que vous n'avez aucune intention, par exemple, de régler le rétro-éclairage du clavier. Ceci est très utile pour modifier des documents particulièrement longs ou être dans la dernière étape de l'édition (où les changements peuvent être rares les uns des autres).

8.

Si vous avez déjà eu du mal avec des documents formatés compliqués ou si vous vous êtes demandé pourquoi appuyer sur Entrée ne fournit pas l'espacement correct, vous pouvez avoir rencontré des caractères cachés ou invisibles.

Vous voyez, la plupart du contenu du document a un caractère, même l'espace entre les paragraphes. Si vous devez afficher ce sur quoi vous travaillez, vous pouvez faire afficher Microsoft en appuyant sur

Commande 8

(Mac) ou

Ctrl Shift 8 (Windows). Lorsque vous faites cela, vous verrez de nombreux nouveaux personnages apparaître dans différentes couleurs. Certains des personnages les plus courants incluent des points suspendus entre les mots, représentant un seul espace et un "P" orienté vers la gauche, indiquant qu'il y a une seule pause de ligne de paragraphe. Vous ne pouvez pas utiliser ce raccourci dans des documents simples, mais si vous utilisez des modèles trouvés dans Word ou en ligne, cela peut vous aider à comprendre ce que réside le problème si le fichier commence à échouer.

9.

Tout le monde ne devrait pas lire ce que vous écrivez, et si vous voulez vous assurer que même la personne espiquante ne peut pas lire sur quoi vous travaillez, vous pouvez utiliser votre mot de passe pour protéger votre document Word.

Selon la version de Word que vous avez, vous pouvez trouver cette option en cliquant sur Fichier , Informations , puis Protéger le document . Le menu suivant répertorie les actions que vous pouvez faire, telles que la restriction de l'édition ou ne permettant que des personnes spécifiques à accéder aux fichiers. Mais si vous souhaitez prendre des mesures plus sûres, sélectionnez crypter avec le mot de passe et suivez les instructions.

[lié: arrêtez de choisir un mauvais mot de passe]

Dans la version 2023 de Word, vous pouvez trouver l'option Protect Documents sous l'onglet Review . La fenêtre suivante vous montrera beaucoup de choses que vous pouvez faire, de la configuration d'un mot de passe pour accéder au document à l'exigence d'authentification pour des actions spécifiques telles que la visualisation des commentaires, l'édition ou le suivi des modifications. Entrez votre mot de passe (n'oubliez pas-le ou enregistrez-le dans un endroit sûr) et cliquez sur OK pour terminer l'opération.

10. Le mot offre beaucoup de liberté lors de l'insertion d'objets dans des documents. Vous pouvez intégrer des images, des vidéos, des GIF et des griffonnages et les déplacer où vous voulez.

Cependant, toute cette liberté peut parfois vous rendre difficile pour vous dire si les graphiques ajoutés au rapport annuel sont en fait correctement alignés. Vous avez passé trop de temps à travailler pour laisser une photo ruiner votre journée.

Pour vous assurer que tout se trouve à l'emplacement souhaité, utilisez une grille. Sous l'onglet Layout

, cliquez sur Aligner et sélectionnez dans le menu déroulant pour afficher les lignes de grille . Cette option superpose immédiatement une grille sur la zone de travail de la page, que vous pouvez utiliser comme référence pour voir où les objets sont placés ou assurez-vous qu'ils sont de la même taille. Dans le menu d'alignement, vous pouvez également cliquer sur Paramètres de grille Pour personnaliser des options telles que la zone de page ou la taille de la grille que l'objet capturera. Une fois terminé, cliquez sur OK Enregistrez vos paramètres.

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