3 conseils de feuille de calcul pour faire en sorte que les débutants se sentent comme des pros

Soyons honnêtes: les feuilles de calcul peuvent être intimidantes. Bien sûr, il est facile d'ajouter des frontières et de peindre des cellules avec différentes couleurs, peut-être que vous savez même comment utiliser des fonctions de base comme SUM et AVG. merveilleux.

Mais la réalité est que vous devez vraiment comprendre ce que vous faites pour libérer la véritable puissance des plates-formes comme Microsoft Excel ou Google Sheets. Il s'agit d'une longue route et des améliorations continues vous obligeront à rester informé de nouveaux outils et fonctionnalités.

Pourtant, tout le monde doit commencer quelque part, alors voici trois conseils de table de calcul de base pour les débutants, que vous préfériez la suite de Microsoft ou la nature collaborative de Google.

Dois-je utiliser Excel ou Google Sheets?

Si vous êtes perdu dans les profondeurs de Tiktok, vous avez peut-être vu Miss Excel (vrai nom Kat Norton) dansant devant une feuille de calcul Excel, enseignant aux utilisateurs comment geler les colonnes tout en jouant au "Ice Ice Baby" de Vanilla Ice. Même si vous ne vous êtes jamais soucié de Tiktok, sachez que ses compétences de feuille de calcul sont très puissantes.

"L'un des plus gros problèmes que je vois est que les gens se sentent dépassés", a déclaré Norton en apprenant au public comment utiliser la pleine fonctionnalité d'une feuille de calcul. "C'est là que j'essaie d'enseigner aux gens qui excellent est un outil pour vous aider."

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Si vous êtes un débutant et que vous ne pouvez pas accéder à Microsoft Office, Google Sheets est une alternative entièrement compétente. Les deux sont des plateformes similaires, Norton dit que le choix est principalement déterminé par la préférence et la disponibilité. Cependant, si vous travaillez avec de grandes quantités de données, Miss Excel a une préférence sans surprise: «Excel est beaucoup plus puissant dans l'analyse des données.»

comment utiliser vLookup

Norton a dit que VLookup est l'une des fonctions les plus courantes et les plus utiles que vous ayez dans votre programme de tableur. Il vous aide à trouver quelque chose dans une colonne en utilisant des références - pensez à celle-ci comme un raccourci de recherche amélioré (Ctrl / CMD F). Par exemple, si vous avez une table avec un nom, un numéro de téléphone, une adresse, un code postal, une ville et un e-mail (dans des colonnes distinctes), vous pouvez utiliser cette fonction pour trouver rapidement des informations spécifiques sur quelqu'un en utilisant le nom comme référence.

Pour l'utiliser, entrez la fonction = vlookup dans la cellule où vous souhaitez afficher le résultat. Cela ressemble à ceci:

= vlookup (search_key, plage, index, [is_sorted])

Dans Excel et Google Sheets, vous verrez les paramètres ou les arguments requis par la plate-forme pour obtenir les résultats. Dans ce cas, il y en a quatre:

search_key

C'est votre référence. Ici, vous pouvez utiliser la valeur de la cellule (le numéro dedans), la chaîne de texte à l'intérieur de la cellule (vous devez toujours l'enfermer en guillemets dans la fonction), ou le numéro de cellule (reportez-vous aux lettres de la colonne que vous êtes dans, suivi du numéro de ligne). Dans cet exemple, ce sera le nom de l'individu dont vous recherchez les informations - "Jane Smith".

Range

Il s'agit du groupe de cellules que VLookup recherchera. Il doit contenir la colonne (colonne de nom) où se trouve la recherche de recherche et toutes les colonnes pouvant contenir le résultat. Vous pouvez ajouter ce paramètre à l'aide des colonnes de surbrillance de la souris ou du trackpad, ou utiliser un côlon pour indiquer le nombre de cellules supérieures gauche et inférieure droite de celle sélectionnée au milieu. Si votre gamme comprend les 20 premières lignes des trois premières colonnes, votre gamme sera A1: C20.

Index

Il s'agit du numéro de la colonne où se trouve le résultat. Dans Excel et Google Sheets, la colonne est identifiée par une lettre, mais dans ce cas, la lettre est convertie en nombre, où A est 1, B est 2, etc.

(facultatif) est_sorted

C'est le paramètre le plus simple, car vous n'avez que deux options: vrai ou faux. Dans Google Sheets, ce dernier est la valeur par défaut, ce qui signifie que la plate-forme recherchera la correspondance exacte de la Search_Key que vous avez entrée. Si vous utilisez True, la plate-forme fournit également des résultats de Search_Key. Ceci est utile lorsque vous avez un carnet d'adresses où plusieurs entrées peuvent appartenir à la même personne et que certaines d'entre elles peuvent être orthographiées différemment, comme "Jayne Smith" ou "Jane Smit".

• CONSEIL PRO: Tous les paramètres entre crochets sont facultatifs. Cela signifie que vous pouvez laisser ces champs vides et que la fonction affichera toujours le résultat.
• Remarque: Un avertissement majeur de cet outil est que vous ne pouvez rien trouver à gauche de Search_key. Cela signifie que si votre recherche_key est dans la colonne D (ou 4), votre index ne peut pas être 2 ou 3.

Après avoir rempli tous les paramètres, fermez les supports et appuyez sur Entrée pour afficher les résultats. Regarder! Vous venez d'utiliser la fonction = vlookup.

comment copier et coller des colonnes sélectionnées

Si vous avez une grande feuille de calcul avec de nombreuses colonnes, vous voudrez peut-être sélectionner une partie des colonnes et les coller dans une table pour une lecture plus facile. Vous pouvez le faire lentement: sélectionnez et copiez chaque colonne, accédez à une nouvelle feuille de calcul, collez les données copiées et répétez le processus plusieurs fois jusqu'à ce que vous ayez toutes les informations dont vous avez besoin. Vous pouvez également le faire rapidement.

Cachez d'abord les colonnes que vous ne voulez pas coller. Dans Google Sheets, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur chaque colonne et sélectionner Masquer la colonne . Avec Excel, vous pouvez faire la même chose, ou sélectionner les colonnes que vous souhaitez masquer en maintenant la touche de contrôle sur votre PC ou votre touche de commande sur votre Mac tout en cliquant sur eux et en appuyant sur la touche de raccourci Ctrl 0 .

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Après cela, vous verrez les données que vous souhaitez coller. Si vous essayez de le copier, ce qui se passe dépend de la plate-forme que vous utilisez. Dans Google Sheets, vous pouvez copier et coller la table dans une nouvelle feuille de calcul et il sera transféré tel quel - y compris les colonnes cachées, mais toujours cachées. Mais dans Excel, vous voyez que le programme copiera et affichera des colonnes cachées - car elles existent toujours même si vous ne pouvez pas les voir.

Pour éviter cela, sélectionnez le tableau, accédez au menu Démarrer Excel, accédez à trouver et sélectionner , puis sélectionner pour accéder à Special . Dans la fenêtre contextuelle nouvellement apparente, sélectionnez pour voir uniquement le cercle à côté de la cellule et cliquez sur OK . Vous pouvez maintenant copier le tableau qui exclut les colonnes cachées et le coller où vous le souhaitez.

Comment diviser une phrase en cellules de mot unique

Si vous avez dû organiser votre formulaire de contact, vous avez peut-être déjà eu du mal avec votre nom. Mettre votre nom de premier et de famille dans différentes colonnes rend plus facile de trier vos contacts par ordre alphabétique. Cependant, si vous travaillez sur un fichier qui contient déjà de nombreuses cellules contenant les noms complets des gens, vous pensez probablement que la copie et le collage de chacun est la seule option. Ce n'est pas le cas.

Dans Excel, insérez une colonne à droite de la colonne contenant le nom complet - le nom de famille sera situé ici. Ensuite, sélectionnez la colonne avec le nom complet, et dans le menu data , cliquez sur Texte à la colonne . Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez délimitée et cliquez sur Suivant . Sélectionnez le séparateur que vous utiliserez comme mot que vous souhaitez diviser: l'espace, la virgule ou le point-virgule. Sélectionnez simplement la case à côté de celle que vous souhaitez. Si le caractère que vous souhaitez utiliser n'est pas répertorié, sélectionnez le cercle à côté de autre et copiez le caractère dans le champ à côté. Cliquez sur pour terminer et profitez de votre liste de contacts soignés.

Il est plus facile d'utiliser Google Sheets. Sélectionnez la colonne à laquelle vous souhaitez diviser le texte, puis accédez à DATA et sélectionnez pour diviser le texte en colonne . Une petite fenêtre contextuelle semblera demander ce que la plate-forme devrait utiliser comme séparateur - vous pouvez utiliser la puissance informatique de Google en sélectionnant détecter automatiquement , ou vous pouvez choisir dans le menu comme dans Excel Delimiter ou entrer un délimiteur personnalisé . Une fois le délimiteur sélectionné, la feuille de calcul s'adaptera automatiquement aux nouvelles colonnes et votre texte sera divisé en différentes colonnes.

Ce qui précède est le contenu détaillé de. pour plus d'informations, suivez d'autres articles connexes sur le site Web de PHP en chinois!