9 conseils pour obtenir des impressions Excel parfaites

L'impression d'une feuille de calcul Excel peut parfois être plus difficile que de la créer. Les données pourraient être coupées ou se déplacer vers une autre page, ce qui perd votre temps et entraîne des coûts supplémentaires pour la réimpression. Si vous rencontrez fréquemment ce problème, voici quelques conseils pour vous assurer de bien faire les choses. vertical) et paysage (horizontal). La sélection de la bonne orientation est importante pour obtenir une impression propre. Le portrait est le meilleur pour les feuilles de calcul avec plus de lignes que les colonnes, tandis que le paysage fonctionne bien pour des feuilles de calcul plus larges contenant de grandes tables ou graphiques. Vous pouvez également utiliser les deux orientations pour différentes pages.

L'ajustement de l'orientation offre deux avantages clés: il garantit que vos données ne seront pas coupées et empêchent une utilisation inutile de pages supplémentaires avec un espace maladroit. Cela rend votre impression plus polie. Pour modifier l'orientation, accédez à l'onglet "Layout de page", cliquez sur "Orientation", et choisissez "Portrait" pour des feuilles plus hautes ou "paysage" pour des plus larges.

2 échelle pour s'adapter à la taille parfaite de la dimensionnement des pages

Changer l'orientation seule ne résoudra pas tout. Si vos données sont trop hautes ou larges, l'impression sans mise à l'échelle appropriée peut la faire déborder sur des feuilles supplémentaires ou créer des pauses de page maladroites. Pour éviter ces problèmes, vous devez mettre à l'échelle votre feuille Excel pour s'adapter parfaitement sur une page. Le redimensionnement correct de vos données garantit que tout s'adapte sur une page.

Pour ce faire, accédez à l'onglet "Page de mise en page". Dans le groupe "Scale to Fit", ajustez les paramètres "Largeur" ​​et "Hauteur" pour ajuster vos données sur une seule page ou le nombre spécifique de pages sur lesquelles vous avez l'intention de l'imprimer. Cela permet de contrôler le nombre de pages et garantit que votre imprimé est propre et professionnel.

3 Utilisez la zone d'impression pour imprimer des données sélectives

Parfois, je n'ai qu'à imprimer une section spécifique de ma feuille de calcul, et Excel me permet de définir une zone d'impression pour contrôler exactement quelle partie est imprimée. Cela permet d'éviter d'imprimer des sections inutiles, d'économiser à la fois du papier et de l'encre. De plus, je n'ai pas à modifier ma feuille de calcul entière pour imprimer quelques lignes et colonnes sélectionnées, surtout si elle contient un grand ensemble de données.

pour définir une zone d'impression dans Excel, mettez en évidence les cellules que vous souhaitez inclure , accédez à l'onglet "Page de mise en page", cliquez sur "Imprimer la zone" et sélectionnez "Définissez la zone d'impression".

L'utilisation de pauses de page dans une feuille de calcul est un moyen intelligent pour éviter les divisions maladroites dans vos données et contrôler la structure de votre document imprimé. Cette fonctionnalité vous permet de décider où commence les données d'une nouvelle page, en gardant des sections clés en haut de la page suivante au lieu de maladroitement au milieu de la précédente.

Si vous voulez qu'un graphique apparaisse sur un Page spécifique, vous pouvez simplement insérer des pauses de page avant et après. Pour ce faire, sélectionnez la ligne ou la colonne où vous souhaitez la pause, accédez à l'onglet "Page Layout", cliquez sur "Breaks" et choisissez "Insérer la pause de la page". Cette fonctionnalité permet d'améliorer la lisibilité et la présentation globale de vos feuilles de calcul Excel imprimées.

5 Aperçu de la feuille de calcul avant d'imprimer

Aperçu de votre feuille de calcul avant d'imprimer est l'une des de Les étapes les plus cruciales pour garantir que vos données impriment exactement comme prévu. Cela vous permet de repérer tous les problèmes de mise en page, d'alignement ou de visibilité des données et de faire des ajustements nécessaires, tels que la mise à l'échelle ou le réorganisation des données, pour réaliser l'impression souhaitée.

Pour prévisualiser comment votre feuille de calcul apparaîtra sur papier, cliquez sur "Fichier" dans le menu supérieur et sélectionnez "Imprimer" pour ouvrir la fenêtre d'aperçu d'impression. Passez en revue toutes les pages pour assister à tous les problèmes de formatage avant d'appuyer sur le bouton d'impression. Cette étape simple peut vous faire gagner du temps, du papier et de l'encre en évitant les réimpressions inutiles.

6 Enregistrer en tant que PDF pour une meilleure mise en forme

peu importe à quel point vous vous Formater vos données dans Excel, les petits ajustements ou l'ouverture du fichier dans une autre version Excel peuvent facilement perturber la disposition. Pour préserver le formatage de la feuille de calcul Excel, je le sauve comme un PDF, ce qui garantit que la disposition reste intacte. Cela m'aide également à confirmer comment les données apparaîtront sur chaque page imprimée.

J'utilise souvent cette méthode lorsque je partage des feuilles de calcul avec d'autres, surtout si j'en ai besoin pour imprimer la feuille de calcul pour moi. Cela les empêche également de modifier les données involontaires. Pour enregistrer une feuille de calcul sous forme de PDF, cliquez sur "Fichier" dans le menu supérieur, sélectionnez "Enregistrer sous", choisissez votre emplacement et dans la liste déroulante "Enregistrer sous le type", sélectionnez "PDF". Ensuite, cliquez sur "Enregistrer". "

7 Utilisez des marges personnalisées pour des besoins spécifiques

Une erreur courante Excel les débutants font lorsque l'impression des feuilles de calcul néglige pour régler l'espace entre les données et les bords du papier. Cette étape est importante pour les impressions propres et professionnelles. En utilisant des marges personnalisées, vous pouvez ajuster plus de données sur chaque page ou laisser de l'espace pour les notes et la liaison.

Ce simple ajustement améliore considérablement la lisibilité et l'apparence de votre imprimé. Pour définir des marges intégrées ou personnalisées, accédez à l'onglet "Page de mise en page", cliquez sur "marges" et sélectionnez "Marges personnalisées". Ensuite, ajustez les marges supérieure, bas, gauche et droite pour répondre à vos besoins. Faites juste attention à ne pas trop réduire les marges.

8 titres d'impression pour feuilles de calcul de plusieurs pages

J'utilise la fonction de titres d'impression dans Excel. Cela garantit que les en-têtes ou étiquettes importants apparaissent sur chaque page d'une feuille de calcul de plusieurs pages, en gardant les données faciles à suivre et à interpréter tout au long. Cela permet au destinataire de ma feuille de calcul pour comprendre les données sans retourner constamment à la première page.

Pour définir des titres imprimés, accédez à l'onglet "Page de mise en page", cliquez sur "Imprimer les titres", " Et dans la case "lignes à répéter en haut" ou "colonnes à répéter à gauche", sélectionnez la ligne ou la colonne que vous souhaitez répéter sur chaque page. Si vous n'avez pas utilisé cette fonctionnalité auparavant, elle améliorera considérablement la lisibilité de vos impressions Excel.

9 Ajuster la largeur de la colonne et la hauteur de la ligne

Enfin , vous devez ajuster la largeur de la colonne et la hauteur de la ligne pour vous assurer que les données ne sont pas coupées ou enveloppées d'une manière qui le rend difficile à lire. Je m'assure toujours que le texte, les nombres et d'autres informations sont clairement visibles et qu'il n'y a pas de chevauchement ou d'espacement maladroit entre les données dans les cellules.

Pour les colonnes ou les lignes contenant du texte ou des nombres plus longs, vous pouvez redimensionner sélectivement ceux zones pour maintenir la lisibilité tout en gardant la disposition globale soignée et organisée. Pour ajuster la largeur de la colonne ou la hauteur de la ligne, mettez en surbrillance les colonnes ou les lignes pertinentes, cliquez avec le bouton droit et choisissez "Largeur de la colonne" ou "Hauteur de la ligne". Entrez les dimensions souhaitées et cliquez sur "OK."

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Ce sont les conseils que je suis toujours sur les feuilles de calcul Excel. Si vos impressions semblent souvent désordonnées, je recommande fortement d'utiliser ces stratégies. En suivant soigneusement ces étapes et en prévisualisant vos draps avant d'imprimer, vous pourrez réaliser des impressions impeccables en toute confiance.

Si l'impression ne se déroule pas comme prévu, évitez de faire des ajustements précipités, ce qui peut perturber davantage formatage. Prenez votre temps pour résoudre tout problème avant de tenter une autre impression.

Ce qui précède est le contenu détaillé de. pour plus d'informations, suivez d'autres articles connexes sur le site Web de PHP en chinois!