Financial Post Mortem pour la conférence Commit Your Code

Les 5 et 6 décembre, nous avons organisé une conférence caritative appelée « La conférence Commit Your Code », où 100 % de toutes les ventes de billets seraient reversées à une œuvre caritative. J'ai eu l'idée à la fin. du mois d'août et tout a réellement commencé à la mi-septembre. Alors, en moins de 3 mois, nous avons monté cette conférence qui était tendance dans le monde entier !

Statistiques importantes et notes de falaise.

• Nous avons eu plus de 60 intervenants
• Les ventes de billets sont reversées à 100 % à des œuvres caritatives.
• 77 % des participants travaillaient dans la technologie
• 40 % des participants n'ont JAMAIS assisté à une conférence technique auparavant.
• Nous avons récolté 10 197,70 $ pour une œuvre caritative
• Notre argent total de parrainage s'élevait à 11 500 $

Photo de groupe de tous les intervenants

Organiser une conférence pour l'argent ne m'a jamais intéressé et je ne critique personne d'autre pour l'avoir fait. Les conférences à but lucratif sont géniales ! Je les soutiens absolument ! Pour moi, cela ne m’a tout simplement pas excité. L'idée qui m'a vraiment séduit en août était de créer une conférence où le revenu ou la localisation ne seraient pas un obstacle aux ressources. Donc pour nous, les billets commencent à 30$ et votre nourriture sera couverte pour les deux jours de la conférence. La seule différence entre un billet à 30 $ et un billet à 100 $ était le montant que nous donnions à une œuvre caritative. Votre expérience ne changerait PAS ou ne serait pas différente selon le montant d'argent que vous avez donné.

J'ai promis de publier publiquement toutes les données financières au début de la publicité pour cette conférence. La transparence est le facteur le plus important ici, et je ne veux rien cacher. Voici un aperçu complet de tout.

Nous avons récolté 10 167,70 $, 30 $, qui ont été remis en espèces à la fin de la conférence, pour un total de 10 197,70 $. Nous avons vendu les billets à l'aide d'un outil appelé Checkout Page, et cela a très bien fonctionné. Chaque centime sera reversé.

En argent de parrainage, nous avons collecté 11 500 $ auprès de 8 sponsors.
Un immense bravo à eux car chaque sponsor a dû faire une exception TRÈS particulière pour faire un don. L'une des choses que j'ai découvertes est qu'une grande majorité des organisations que j'ai contactées planifient leurs budgets de parrainage de conférences un an à l'avance. Je pensais que 3 mois, c'était trop long, mais j'ai vite compris à quel point j'avais tort.

J'ai aussi appris que le mot charité effrayait BEAUCOUP de sponsors potentiels. C’était en fait l’une des pilules les plus difficiles à avaler, mais cela a complètement changé ma façon de penser alors que nous prévoyons de Commit Your Code 2025. Le mot charité ne figurera pas dans le titre de la conférence. Cela sera partout dans la publicité et sur le site Web, car nous ferons la même chose, en donnant tout à des œuvres caritatives, MAIS nous ne mettrons pas cela sur le prospectus lorsque nous le présenterons aux entreprises. Cela les a éloignés des conversations. Je ne suis pas heureux que cela ait abouti à cela, mais je veillerai à jouer le jeu qui nous aidera à avancer. De cette façon, cela limite leur responsabilité et aide la communauté.

Nous avions donc 11 500 $, à quoi les avons-nous dépensés ?

Nourriture

nous avons dépensé un total de 7 387,73 $. C'était le coût le plus élevé pour tout et nous avons dû être très créatifs car ce n'était pas grand-chose en termes d'argent. Avec 88,9 % des personnes interrogées ayant répondu à l'enquête ayant évalué la nourriture lors de l'événement à 7/10 ou plus (au moment de la rédaction de ces lignes), je suis plutôt satisfait de ce que nous avons pu faire. Surtout avec les gens qui enregistrent, prennent des photos et en font l'éloge sur les réseaux sociaux, j'ai l'impression que c'était une victoire pour ce que c'était.

Voici donc la répartition totale de la nourriture.

• 950,46 ont été dépensés chez Costco. C'était pour une palette d'eau, des pâtisseries, des chips, des bonbons, des assiettes, des ustensiles, des serviettes, etc.
• 956,24 ont été dépensés uniquement pour du café au pain panera. C'est une conférence de développeurs, il faut la dépenser pour ceux qui en ont besoin.
• 66.31 chez Walmart pour obtenir des barquettes en aluminium
• 1 337,14 pour deux jours de pizza. Cela représente 54 pizzas chaque jour.
• 1 128,07 pour deux jours de Taco Bell. Environ 260 tacos par jour, y compris des tacos végétaliens pour les personnes ayant indiqué végétalien sur leur billet afin de nous assurer de ne pas les laisser de côté.
• 800.01 pour deux jours de KFC.
• 2 175,82 pour un happy hour avec conférencier qui comportait également des tacos. Nous devions faire quelque chose pour honorer les conférenciers pour leur présence et leur simple contribution à la communauté. Nous n'avions pas beaucoup d'argent et avec plus de 60 intervenants, je pense que c'était efficace.
• Mention supplémentaire, nous avons organisé une conférence sociale complète à la fin du premier jour, mais l'un de nos sponsors l'a payé directement, donc je n'ai pas ajouté cela à l'argent du parrainage ou au coût de la nourriture, mais si je le faisais, cela représentait 2 000 $ supplémentaires.

Insignes

Nous avons dépensé un total de 1 003,95 $ en badges pour les participants et les bénévoles. Au départ, j'avais prévu de dépenser moins jusqu'à ce que j'aie une conversation avec un autre organisateur de la conférence, Vincent Myers, qui m'a dit : « Pour de nombreux participants, c'est peut-être le seul badge qu'ils obtiennent, ou l'un des rares. Ils apprécient leurs badges. Je ne les lésine pas parce que cela compte beaucoup pour les gens. » Vraiment content d'avoir suivi ses conseils. De nombreux compliments ont été reçus grâce aux badges.

Location caméra et matériel

Nous avons dépensé 220,83 $. Nous avons loué une caméra pour le troisième morceau afin de pouvoir le diffuser en ligne. J'ai apporté ma caméra pour diffuser le premier morceau, et l'incroyable Tracy Lee a apporté une caméra que nous avons utilisée pour diffuser le deuxième morceau.

Frais de traitement

C'était 678,56 $. Il s'agit du traitement des factures et des transactions associées pour la vente des billets, ainsi que des frais de transaction par carte. Pour ceux qui ne le savent peut-être pas, chaque fois que vous utilisez votre carte, l'entreprise doit payer des frais qui sont généralement un pourcentage ainsi que des frais de transaction. Nous comptons désormais les frais de traitement des billets sous l'argent du parrainage afin de pouvoir garantir que 100 % de la vente des billets va à une œuvre caritative et non la vente des billets moins les frais de traitement ! C'était une grosse affaire pour moi. Je voulais que chaque centime aille directement à une œuvre caritative.

Photographe

Le coût était de 1 500 $. Un photographe a distribué des photos gratuites aux participants et, comme il s'agissait d'une œuvre caritative, il nous a fait une offre incroyable. De nombreux participants à la conférence ont mis à jour leur LinkedIn avec la photo le même jour ! Je pense que c'était une énorme valeur ajoutée pour les gens là-bas.

Impression et Divers

C'était 511.97, nous avons dû imprimer des pancartes, nous procurer des grilles de buffet, des sternos, du Streamyard, des liens à came, etc. Des petites choses, mais c'était essentiel.

Cela nous laisse moins de 200 $, que nous devrons utiliser pour déclarer nos impôts et que nous devrons probablement en ajouter quelques centaines.

Où avons-nous économisé de l'argent ?

• Le coût de la nourriture a été la plus grosse économie car nous n'avons pas fait appel à un traiteur. Les devis que nous avons obtenus étaient près de 10 000 $ plus élevés ! Cela seul nous a permis d’économiser beaucoup d’argent.
• Lieu ! Nous organisons des rencontres ici depuis quelques années maintenant et le lieu a tellement aimé la mission qu'il nous a donné l'espace gratuitement pour les deux jours. Lorsque nous examinions les centres de conférence rattachés aux collèges, nous recevions des devis allant de 5 000 à 7 000 dollars par jour. Donc cela nous a vraiment aidé !
• Toute l'équipe donne de son temps. Nous n'avons pas fait ça pour gagner de l'argent. Toutes les personnes impliquées se sont portées volontaires, ce qui a éliminé tous les coûts de main-d'œuvre afin que nous puissions nous assurer que tout l'argent soit reversé à une œuvre caritative !

Résultats

Le résultat a été une expérience de conférence incroyable pour les gens, si populaire qu'Internet en a fait le buzz. Les personnes présentes dans le bâtiment ont vraiment apprécié leur temps. Où de nouveaux amis se sont fait et de nouveaux partenariats se sont formés.

Au début, nous étions plutôt déterminés à ne le faire qu'une seule fois. Juste une chose amusante à faire pour rassembler la communauté. Ce sont les participants et les intervenants qui nous ont vraiment forcés et qui ont suscité tellement d'enthousiasme en nous que nous avons accepté de recommencer. À tel point que lorsque je l’ai annoncé, les acclamations étaient si fortes que nous avons déclenché le système d’alarme haha ​​!

CYC 2025 sera de retour, et nous visons la mi-novembre ! Avec 20 enceintes déjà verrouillées !

Maintenant, je ferai un don de 5 098,85 à FreeCodeCamp et de 5 098,85 à l'hôpital pour enfants St. Jude. J'attends des instructions pour leur en faire don et limiter les frais qu'ils engagent. Ce sera probablement ACH ou Wire Transfers, mais je ne les ai pas encore reçus car nous sommes dimanche soir. Je suis sûr que ce sera lundi matin que nous l'obtiendrons enfin.

Totaux actuels des comptes bancaires.

Merci à tous !

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Je suis également directeur de la technologie chez This Dot Labs et animateur de podcast sur "Modern Web Podcast" et "The Programming Podcast"

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