工程完工后，施工单位完成自检并确认合格，随后向建设单位提交竣工验收申请。建设单位在核实项目满足验收条件后，牵头组织勘察、设计、施工、监理等参建单位及工程质量监督机构共同开展竣工验收工作。验收合格后，各相关方须签署一系列法定验收文件，正式完成竣工验收流程。
1、 建设单位负责填报的资料主要包括：参建单位责任人员信息表、工程项目负责人质量责任承诺书、项目负责人质量终身责任制承诺书，以及《建设工程竣工验收备案申请书》。
2、 监理单位需审核并加盖公章的文件有：《建设工程竣工验收备案申请书》、《竣工验收意见书》、《项目竣工验收登记备案基本情况统计表》、《总监理工程师质量责任书》、《专业监理工程师质量责任书》，以及由监理单位编制并出具的《工程质量评估报告》。上述材料是竣工验收不可或缺的技术性与管理性依据，具备法律效力，并作为后续质量追溯的重要凭证。
3、 设计单位须签字并加盖公章的文件包括：《建设工程竣工验收备案申请表》、《建设工程竣工验收意见表》，以及各类质量责任类文书，例如《设计项目负责人质量责任书》、建筑、结构、给排水与电气、暖通等各专业负责人签署的质量责任书；同时，还需提供设计单位出具的《设计质量检查报告》。所有资料均为竣工验收环节必须提交的技术与管理文件，内容须真实准确、齐全完整，且须履行完整签章手续后方具效力。
4、 勘察单位应签署并盖章的文件涵盖：《工程竣工验收备案申请书》、《竣工验收意见书》、《项目负责人质量责任书》及《地勘工程质量评估报告》。
5、 施工单位须签字并加盖公章的文件包括：《建设工程竣工验收备案申请表》、《竣工验收意见书》、《项目经理质量责任书》、《项目技术负责人质量责任书》、《项目施工管理负责人质量责任书》、《相关责任人员名单》、《工程质量检查报告》、《工程质量保修书》，以及建设单位依据合同约定支付工程款的相关证明材料。上述文件构成竣工验收工作的核心支撑材料，填写须真实、规范、完整，并由施工单位法定代表人或其授权代表签字确认，加盖单位公章后生效，确保工程依法依规交付使用。
6、 综合以上所列，可见《建设工程竣工验收备案申请书》和《竣工验收意见书》为各参建单位共同签署的关键文件。实践中，质量监督机构通常仅在所有参建单位达成一致验收意见后，才安排现场监督验收。因此，相关意见书应在确定验收时间前完成全部签章程序，再统一协调并通知具体验收日期。
