需搭建飞书多维表格实现项目进度实时追踪：创建含6个必填字段的基础任务表，配置甘特视图确保时间双向同步与状态颜色联动，并设置到期提醒和完成通知自动化，再通过筛选、分组及看板视图提升协作效率。
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你需要在项目执行过程中实时掌握每项任务的完成情况、负责人动态和时间节点，避免靠人工催问、表格反复汇总、进度信息滞后甚至失真。
搭建基础任务表结构
打开飞书云文档首页 → 点击右上角【新建】→ 选择【多维表格】→ 创建空白表格，命名为“XX项目进度追踪表”。
依次添加以下必填字段：【任务名称】（文本）、【负责人】（人员）、【开始时间】（日期）、【结束时间】（日期）、【状态】（单选：未开始/进行中/已暂停/已完成）、【实际完成时间】（日期，可为空）。这6个字段是甘特图与自动化触发的最小依赖集，缺一不可。
为【状态】字段配置选项时，务必包含“已完成”——后续所有自动提醒、颜色联动、视图筛选都基于这个值判断，漏掉会导致整个追踪链断裂。
创建甘特视图直观呈现排期
点击表格右上角“+”按钮 → 选择【甘特视图】。
进入视图后，点击顶部工具栏【甘特图配置】→ 在“开始时间”下拉框中选择【开始时间】字段，“结束时间”下拉框中选择【结束时间】字段。
拖动任意一条任务的时间条，起止日期会实时同步回表格视图；反过来，在表格里修改日期，甘特图也会秒级刷新——【这是唯一能保证时间数据双向一致的视图，切勿用普通表格手动填时间条】。
点击【甘特图配置】→【时间条颜色】→ 选择【跟随字段颜色】→ 指定【状态】字段。这样“已完成”自动变绿色、“已暂停”变黄色、“进行中”变蓝色，一眼识别风险项。
设置自动化进度提醒
方法一：任务到期前自动提醒负责人
进入多维表格右上角【自动化】→ 新建自动化 → 触发条件选【到达记录中的时间时】→ 时间字段选【结束时间】→ 提前1天触发 → 执行动作选【发送消息】→ 消息对象选【负责人】→ 消息内容写：“你负责的「{任务名称}」将在明天截止，请及时推进。”
方法二：状态变更为“已完成”时通知项目负责人
新建自动化 → 触发条件选【修改记录时】→ 指定字段【状态】→ 条件设为“从其他值变为「已完成」” → 执行动作选【发送消息】→ 发送给【项目负责人】（需提前在表格中新增该字段并填入人名）→ 消息中插入{任务名称}和{实际完成时间}。
【注意：若未填写「实际完成时间」，该字段将为空，但自动化仍会触发。建议在「状态」改为「已完成」时，强制要求填写此字段——可在字段设置中勾选「必填」】。
按角色/阶段快速筛选进度
第一步：点击表格顶部【筛选】按钮 → 添加筛选条件 → 字段选【状态】→ 条件选【不等于】→ 值选【已完成】→ 点击确定。此时只显示未闭环任务。
第二步：再点【分组】→ 选择【负责人】→ 所有任务按人自动归集，每人名下显示其全部待办数、进行中数、逾期数。
第三步：切换到【看板视图】→ 分组依据选【状态】→ 四列卡片分别对应“未开始”“进行中”“已暂停”“已完成”，拖拽卡片即可直接修改状态，操作比表格更轻量。
看板视图中，把“已暂停”列拖到最右侧，避免干扰主进度流；“进行中”列宽度调至最大，方便集中处理。
