notion ai归档目录需带真实系统名、文档编号和归属人，禁用虚词；先切简体中文，再用三类硬信息+四要素格式+禁用词表+数据库属性绑定生成可执行目录。
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你需要让Notion AI生成的资料归档目录不飘在半空、不套话连篇，而是能直接贴进钉钉文档发给同事、能被行政小姐姐一眼看懂、能被技术同事按图索骥找到文件——这意味着目录必须带真实系统名、具体文档编号、明确归属人，不能出现“相关资料”“若干附件”这种虚词。
先切到简体中文+禁用翻译腔
打开Notion任意页面→输入「/」→选「AI」→在弹出框顶部点「⚙️设置」→把Language从English切换为【简体中文】→关闭面板。这步不做，AI会把“OA系统流程图_V2.3”识别成英文名词短语，自动缩写成“OA流程图”，丢掉版本号和下划线，后续归档时根本对不上原件。
紧接着，在AI输入框里第一行就写：「你是一名刚接手知识库迁移的行政专员，手头有27份散落在飞书云盘、本地硬盘和微信聊天记录里的项目资料，现在要整理成一份可执行的归档目录，发给IT部统一入库。」
用真实字段锚定目录结构
方法一：直接喂三类硬信息
复制粘贴以下三段真实片段（务必来自你手头待归档的原始资料）：
• 飞书云盘路径：「/01-立项/2024Q3/05-需求评审/PRD_v4.2_20240912.docx」
• 微信截图文字：「王磊（后端）说：接口文档已更新，链接：https://xxx.cn/api/v3，密码：ABCD123」
• 本地文件名：「合同扫描件_20240820_客户：上海智云_盖章版.pdf」
然后在下方紧接指令：「请严格按以下格式生成目录：①一级分类用【】括起，如【立项材料】；②每条条目含【原始来源】+【文档名称】+【关键标识】（如版本号/日期/密码）；③不新增分类，不合并条目，不改写原始命名。」
替换掉所有“管理”“规范”类虚词
在提示词末尾加一行禁用词表：
「禁用词：资料汇编、标准化归档、规范化管理、有序存放、统一口径、沉淀资产。」
再补一句惩罚指令：
「若输出中出现任一禁用词，自动重写，并把所有条目改成「谁存的→存在哪→叫什么名→啥时候的」四要素句式。」
【这一步必须加】——Notion AI默认调用的是ISO文档管理体系语料，不加禁令就会输出“建立长效归档机制”这种领导看了点头、执行人看了懵圈的句子。
批量处理时绑定真实数据库属性
第一步：确认你的资料数据库已建好三个属性：
• 「原始位置」（Select类型，选项含：飞书云盘、微信文件、本地硬盘、邮件附件）
• 「文档编号」（Text类型，用于填入PRD_v4.2这类真实编码）
• 「负责人」（Person类型）
第二步：选中待归档的5条以上页面→右键→「Ask AI」→「Extract info from content」→在弹出框中粘贴提示词：
「从以下文本中提取：①原始位置（只选四项之一）；②文档编号（只取下划线后数字字母组合，如v4.2或20240912）；③负责人（只取括号内中文姓名，如王磊）；④不推测、不补全、不格式化。」
第三步：点击「Run」→AI逐条填入对应属性列→检查无误后，用「Group by」按「原始位置」分组，目录自然成型。
