第1条 归档移交须由业务部门经办人于办结后5个工作日内完成，（一）钉钉审批单通过“归档”按钮推送至数字档案室；（二）会议纪要须经ocr识别后由档案管理员补录标题、时间、参会人三项元数据；（三）离职员工钉盘文件包满足“含≥3个子文件夹且总容量≥50mb”时自动触发归档任务。第2条 接收审核由档案管理员在接收后3个工作日内完成，（一）核验电子文件四性（真实性、完整性、可用性、安全性）；（二）检查元数据是否符合《da/t 70-2018》第5.2条强制字段要求；（三）未通过者退回业务部门经办人，限期2个工作日内修正。第3条 整理上架由档案管理员执行，（一）按《文书档案保管期限表》标注“永久”“30年”“10年”，禁止使用模糊表述；（二）采用sm4算法对归档包进行对称加密；（三）目录数据同步至企业数字档案室平台，不得写入钉盘或钉钉文档。
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你需要在钉钉AI中生成一份可用于正式归档的资料管理规则，但直接让AI自由发挥容易出现条款模糊、权责不清、格式混乱、越权建议或遗漏合规要点等问题。
明确禁止行为：先划清不可触碰的红线
第一步：在提示词开头或末尾添加否定指令，例如“禁止虚构未写入《档案法》《电子文件归档与电子档案管理规范》（DA/T 70-2018）的具体条款”。
第二步：逐项列举敏感维度，如“不指定具体系统厂商名称”“不替代企业法务对合同条款的审查意见”“不给出超出《机关档案管理规定》第十二条权限的销毁建议”。
第三步：将禁止事项与现行依据绑定，例如“所有关于保管期限的设定，必须严格对应《文书档案保管期限表》中‘永久’‘30年’‘10年’三类，禁止出现‘长期’‘视情况而定’等模糊表述”。
限定内容范围：只调用归档场景真正需要的知识子集
方法一：用“只……不……”结构收缩知识域——“只解释归档流程中的移交、接收、整理、上架四个环节操作要求，不涉及档案编研、展览、数字化加工等延伸业务”。
方法二：锚定时间、主体与效力层级——“仅基于2024年现行有效的国家档案局令第13号、19号及本企业已发布的《数字档案室建设指南（V2.3）》展开，不引用已废止文件或地方试点政策”。
方法三：集合式限定案例来源——“制度示例限用3个真实场景：①钉钉审批单归档路径；②会议纪要OCR识别后元数据补录；③离职员工钉盘文件包自动触发归档任务”。
固化输出格式：确保结果可直接嵌入制度文档
请以标准制度条文格式输出，严格遵循以下结构：
• 每条规则以“第X条”起头，编号连续不跳号；
• 条款内分款时用“（一）（二）（三）”；
• 涉及责任主体必须写明“档案管理员”“业务部门经办人”“IT系统运维岗”三类角色，【禁止使用‘相关人员’‘有关人员’等泛化称谓】；
• 所有时间节点统一为“工作日”，例如“移交时限为办结后5个工作日内”，不出现“尽快”“及时”等弹性表述。
嵌入验证性指令：让AI自己检查是否踩线
在提示词末尾加入校验句：“生成完毕后，请自动核查：①是否每条均含明确责任主体；②是否所有期限单位均为‘工作日’；③是否未出现任何‘参考’‘建议’‘可考虑’等非强制性措辞；若任一条件不满足，请删除该条并重写。”
设置内容禁区：守住行政合规与数据安全底线
明确要求AI规避四类禁区：
• 不出现“云存储”“公有云”等未经企业信创评估的基础设施表述；
• 不将钉钉文档、钉盘、审批等模块统称为“系统”，必须按实际产品名准确标注；
• 不设定需人工二次判断的触发条件，例如“当文件重要性较高时”，【必须替换为可判定的客观指标，如‘附件含PDF且页数≥50’或‘审批流经3级及以上管理者’】；
• 所有加密要求须指向具体国密算法，如“采用SM4算法对归档包进行对称加密”，禁用“高强度加密”等无效描述。
