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用真实档案目录倒逼wps ai生成可落地的归档规则：先粘贴3个真实案卷题名，再输入含时限、元数据、装盒、命名四要素的指令，禁用11个抽象词，绑定责任人与操作路径，并对照档案局扣分项自检修正。
用wps ai生成单位资料归档规则时，常出现“应建立健全档案管理制度”“要确保档案完整、准确、系统、安全”这类空话套话，既不能指导实操，也无法通过档案局现场检查。
用真实档案目录倒逼AI写具体动作
第一步：打开你单位最近一次通过验收的《2025年度文书档案移交清册》PDF或Word文件，确认其中至少包含3个真实案卷题名（如“2025年党委会第7次会议记录”“2025年职工社保增员审批表（1-6月）”“2025年安全生产检查整改台账”）。
第二步：在WPS文字中新建空白文档，全选粘贴这3个真实题名，另起一行输入提示词：“以上是本单位2025年实际形成的3类文书材料。请逐条写出每类材料的归档规则，必须包含：①形成后多少个工作日内移交至部门兼职档案员；②移交时需附带哪几项元数据（如会议日期、主持人、出席人数、签字页扫描件是否齐全）；③装盒时盒脊必须手写还是打印，字号多大；④电子版命名格式（例：‘20250705_党委会_第7次_张三扫描’）。”
第三步：点击AI按钮→选择“AI帮我写”→将整段文字（含题名+指令）粘贴进对话框→生成。AI若输出“应加强管理”之类表述，说明未识别真实题名，需重新复制粘贴原始清册内容。
禁用抽象动词+强制绑定责任人
方法一：在提示词开头直接写“禁止出现以下11个词：应、要、须、务必、切实、强化、提升、完善、健全、加强、确保”。
{"answer":"协助 macOS 用户准备、转换、导出及排查 Word、PDF、Markdown、PowerPoint 和 Excel 文件，确保 WPS Office 工作流程可靠。"}
方法二：对每一项规则追加“由谁在何时何地执行”的硬约束。例如不写“做好借阅登记”，而写“综合办王莉在OA档案模块点击‘借阅申请’→填写申请人姓名、工号、用途、预计归还日→上传部门负责人签字扫描件→提交后系统自动生成编号（格式：JY20250529001）”。【若AI未写出具体人名、系统路径或编号规则，说明提示词未锚定真实业务流】
插入档案局检查扣分项作为验证标尺
在提示词末尾添加：“生成后自动对照《江苏省机关档案工作检查评价标准（2024版）》第3.2.5条‘电子文件命名不规范每处扣0.5分’、第4.1.3条‘移交清册缺元数据项每项扣0.3分’进行自检。若发现可能被扣分的表述，用【】标出并重写。”
这一步会迫使AI放弃“统一命名”“完整著录”等模糊表达，转而输出“照片类文件必须以‘YYYYMMDD_事由_拍摄人’格式命名，如‘20250812_防汛演练_李四’，不得省略年份或使用‘活动照’等泛称”。
