1、自员工正式加入公司起，即为其建立专属个人档案，严格执行“一人一档”原则；其中，管理层人员的档案须独立建档，并实施标准化、精细化管理。

2、档案内容须真实反映员工实际情况，确保信息准确、完整，并随员工岗位变动、职称晋升、培训经历等动态变化及时补充与更新。

3、所有员工档案须统一装订成册，封面清晰标注姓名及工号，首页为规范目录页，逐项注明材料名称、生成时间及归档顺序。

4、档案存放环境及设施应满足防潮、防尘、防虫、防火、防盗及保密等多重安全标准，确保实体档案长期保存的安全性与完整性。

5、除人力资源部门外，其他部门或人员如需查阅员工档案，须履行书面审批流程，并严格登记借阅人、用途、时限及归还情况。

6、员工离职后，普通岗位人员档案保留期为一年，中高层管理人员档案保留期为两年；涉及重大事项或特殊岗位的，可根据实际需要延长保管期限。

7、对已超过保存期限且经评估确认无继续留存价值的档案材料，须按程序报批后，由专人监督集中销毁。