Wie läuft das Organisieren von Dateien ab?

Wie erfolgt das Organisieren von Dateien?

1. Sammeln Sie alle Dokumente.

Dokumentenarchivierungsarbeiten werden nach einem bestimmten Zeitraum durchgeführt, der ein Jahr oder ein Quartal sein kann. Daher müssen Sie bei der Archivierung zunächst alle Dokumente jährlich oder vierteljährlich sammeln, um sicherzustellen, dass die Archivierung erfolgt Die Arbeit verlief reibungslos.

2. Prüfung gemäß den einschlägigen Vorschriften.

Im Allgemeinen müssen Dokumente, die keinen aktuellen oder späteren Bezugs-, Verwendungs- oder Ausführungswert haben, zunächst entfernt und vernichtet werden Agentur für Dokumentenarchivierungsmanagement.

3. Teilen Sie Kategorien und Ebenen auf.

Nach Abschluss der Überprüfungsarbeiten kann das Aktenverwaltungspersonal die Akten zunächst horizontal nach dem Namen der Abteilung, zu der die Akten gehören, klassifizieren und sie dann vertikal nach der Zugehörigkeit von Vorgesetzten und Untergebenen ordnen. Akten, die nicht in Ebenen eingeteilt werden können, können ggf. neben den Akten der Abteilung abgelegt werden.

4. Bestimmen Sie die Speicherdauer.

Alle Dokumente, die sich insgesamt auf die Einheiten und Funktionen der Agentur auswirken können, müssen dauerhaft aufbewahrt werden. Andere archivierte Dokumente können entsprechend ihrem Wert und der Dauer der Auswirkung sowie den entsprechenden Regeln und Vorschriften aufbewahrt werden Vorschriften nicht vorzeitig zerstören.

5. Reparieren Sie den Dateiinhalt.

Bei Auslassungen oder Schäden in Dokumenten muss das Archivverwaltungspersonal Kollegen an der Quelle der Dokumente konsultieren, um den korrekten Inhalt zu erhalten und Reparaturen, Ergänzungen und Löschungen an den Dokumenten vorzunehmen. Darüber hinaus muss das Papierformat und die Bindung überprüft werden der Dokumente müssen für die Aufbewahrung standardisiert werden.

6. Nummerieren Sie die Dateien.

Archivmanager können eng zusammengehörige Papierdokumente zunächst entsprechend der Reihenfolge von oben nach unten, von primär nach sekundär, und sie dann entsprechend Kategorie, Ebene und Zeit zu einer sekundären Einheit zusammenfassen Die Einheit wird dann mit dem Archivierungsstempel nummeriert.

7. Boxen und erstellen Sie ein Suchverzeichnis.

Drucken Sie ein Verzeichnis aller Akten entsprechend den Angaben auf dem Aktenstempel. Packen Sie die Akten in der richtigen Reihenfolge in die Aktenbox ein. Die Nummerierung sollte einheitlich sein und konsistent. Fassen Sie abschließend alle Dateiverzeichnisse zusammen, um eine schnelle Nachbearbeitung der Archive zu ermöglichen.

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