Was ist ein Dateiverwaltungssystem?

Die Dateiverwaltung hat von Unternehmen immer mehr Aufmerksamkeit erhalten, aber im Prozess der Dateiverwaltung stoßen Unternehmen häufig auf die folgenden Probleme: massive Dateispeicherung und schwierige Verwaltung; Chaos bei der Dateiversion; Die Dateisicherheit ist nicht gewährleistet; Dateien können nicht effektiv zusammenarbeiten und geteilt werden; das Wissensmanagement ist schwierig usw. Daher ist das Dateiverwaltungssystem nach und nach zu einem heißen Forschungsthema in der Branche im In- und Ausland geworden.

Funktion

Als einheitlicher Informationsverwaltungsmechanismus sollte das Dateiverwaltungssystem die folgenden Funktionen haben : (Empfohlenes Lernen: PHP-Video-Tutorial)

1 Die zentralisierte Speicherung der Banküberwachung im Big-Data-Zeitalter basiert auf dem Filialüberwachungs-Sub -center ], richtete in der Zentrale ein einheitliches Überwachungszentrum für die zentrale Lagerung ein, sparte dadurch Arbeitskräfte und richtete ein schnelles Notfallreaktionssystem zwischen Filialen, Filialen und Zentralen ein.

2 Berechtigungsverwaltung, die eine detaillierte Berechtigungskontrolle für Benutzer, Abteilungen und Positionen durchführen und Benutzerverwaltung, Durchsuchen, Lesen, Bearbeiten, Herunterladen, Löschen, Drucken, Abonnement und andere Vorgänge steuern kann

3 Volltextindex, der den Inhalt von Office-, PDF- und anderen Dateien [3] indizieren und schnell und genau die erforderlichen Dateien aus riesigen Datenmengen finden kann

4 Dokumentenprüfung; die jede Aktion im gesamten Dokumentlebenszyklus beschreibt, einschließlich Bediener, Aktion, Datum und Uhrzeit und anderer Informationen. Durch Audit-Tracking erhalten Sie einen globalen Überblick über den Betrieb aller Dateien im System

5 Versionsverwaltung, Dokumente sind mehreren Versionen zugeordnet, um die Verwendung falscher Versionen zu vermeiden, und unterstützen das Anzeigen, Zurücksetzen und Herunterladen historischer Versionen.

6 Automatische Nummerierung, Sie können Nummerierungsregeln frei kombinieren und entwerfen;

7 Sperrschutz: Dokumentautoren und Benutzer mit Administratorrechten können das Dokument sperren, um sicherzustellen, dass das Dokument nicht nach Belieben geändert werden kann. Wenn das Dokument geändert oder gelöscht werden muss, kann es entsperrt werden, um den normalen Betrieb des Dokuments sicherzustellen.

8 Regelanwendung: Das System unterstützt das Festlegen von Regeln für das Verzeichnis und legt Aktionen, Bedingungen und Vorgänge fest Die Aktion wird ausgelöst und erfüllt die festgelegten Bedingungen. Das System führt die Regeloperationen automatisch aus 🎜>

10 Datensicherung, unterstützt den doppelten Schutz der Datenbanksicherung und der vollständigen Datensicherung und gewährleistet so die Sicherheit der Daten im System vollständig. Benutzer können die Sicherungszeit und den Sicherungsort selbst festlegen, und wenn die angegebene Zeit erreicht ist, führt das System automatisch den Sicherungsvorgang durch.

11 Ausleihen von Dokumenten, Benutzerzugriffsrechte können während des Ausleihvorgangs gesteuert werden. Der geliehene Benutzer erhält vom System eine Sofortnachrichtenbenachrichtigung. Das System unterstützt die automatische Wiederherstellung ausgeliehener Dokumente auf Zeitbasis.

12 Der Genehmigungsprozess kann individuell angepasst werden, um eine Prozessverfestigung zu erreichen und das Problem chaotischer Genehmigungsprozesse innerhalb des Unternehmens zu lösen >13 Statistische Berichte können die Dokumentnutzung und -speicherung durch Personal und Abteilung automatisch zählen.

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