Heim >Software-Tutorial >Bürosoftware >Teilen Sie Ihre Excel -Tabelle mit anderen? Tun Sie diese 8 Dinge zuerst
Ich habe meine Excel-Tabelle immer vor dem Teilen von Kennwort geschützt, insbesondere wenn es vertrauliche Informationen enthält. Auf diese Weise kann ich steuern, wer darauf zugreifen und Änderungen am Dokument vornehmen kann. Obwohl ich diese Optionen persönlich nicht verwende, können Sie verschiedene Passwörter festlegen, um einzelne Blätter, die Arbeitsmappenstruktur und mehr zu sperren. So senden Sie die Datei. Ich überprüfen auch, ob der Passwortschutz korrekt funktioniert. Klicken Sie auf die Registerkarte "Datei", um eine Excel-Datei zu schützen, wählen Sie "Info", klicken Sie dann auf "Schützen Sie die Arbeitsmappe", wählen Sie "mit Kennwort verschlüsseln" und legen Sie ein starkes, eindeutiges Kennwort fest.
4 Fügen Sie klare Anweisungen für öffentlich gemeinsam genutzte Tabellenkalkulationen hinzu
Ich füge auch meine E -Mail -Adresse in der Datei so hinzu Jeder, der auf ein Problem stoßen, kann mich schnell kontaktieren. Außerdem ändere ich die Zugriffsberechtigungen der Datei in nur dem Ansehen (dazu später mehr). Dies verhindert, dass andere Änderungen an der Originaldatei vornehmen, während sie sie anzeigen und bei Bedarf ihre eigenen Kopien erstellen. 🎜>
Ich erstelle immer eine Sicherung meiner Excel -Tabelle, bevor ich es teilen kann. Auf diese Weise kann ich, wenn jemand das Dokument ungewollt verändert, weiterhin auf die Originalkopie zugreifen, auf das Laufwerk hochladen und erneut teilen. Die Sicherung schützt mich auch vor Daten, wenn die Originaldatei beschädigt oder versehentlich gelöscht wird.Außerdem kann ich bei neuen Änderungen die Sicherung verwenden, anstatt die Originaldatei zu manipulieren. Wenn ich in der Desktop -App von Excel arbeite, erstelle ich eine Sicherung, indem ich die Datei an zwei Orten speichere. Wenn ich Excel online verwenden, lade ich entweder die Datei für die Sicherung herunter oder erstelle eine Online -Kopie und speichere sie in einem persönlichen Gewölbe von OneDrive für zusätzliche Sicherheit. Datei, ich passe die Freigabeeinstellungen immer an, um sicherzustellen, dass nur die beabsichtigten Empfänger mit der entsprechenden Genehmigungsstufe darauf zugreifen können. Wenn ich möchte, dass andere die Datei anzeigen, setze ich die Berechtigungen nur so fest, dass sie angezeigt werden. Wenn ich möchte, dass sie Änderungen vornehmen können, halte ich die Datei bearbeitbar. Ich legte ein Ablaufdatum für zeitempfindliche Dateien fest, die den Zugriff nach einer bestimmten Zeit automatisch widerrufen. Ich informiere die Empfänger über ihre Berechtigungsstufen und teste die Datei, um sicherzustellen, dass die Benutzer aufgrund falsch konfigurierter Berechtigungen nicht gesperrt sind. 🎜>
Wenn ich weiß, dass der Empfänger die Excel -Datei druckt und sie in der physischen Form verwendet, überprüfe ich, dass der Inhalt gut auf die Seiten passt, basierend auf der von ihnen verwendeten Papiergröße und -orientierung. Ich überprüfe und passe Seitenpausen an, um sicherzustellen, dass die Daten nicht unbeholfen zwischen Seiten und doppelter Überprüfung sind, dass keine kritischen Elemente versteckt oder fehlen. Ich drucke das Dokument auch nach Möglichkeit aus, um sicherzustellen, dass alles einwandfrei funktioniert. Wenn ich nur möchte, dass der Empfänger die Datei anzeigt, konvertiere ich sie in eine nicht eedierbare PDF, die seine Präsentation perfekt bewahrt. Ich behalte die Datei in ihrem ursprünglichen Format (XLSX), wenn der Empfänger sie im ursprünglichen Format benötigt. Ich frage auch, ob der Empfänger eine ältere Version des Büros verwendet, um die Datei in einem kompatiblen Format zu speichern.Ich stelle auch sicher, dass die Dateigröße nicht zu groß ist, um beim Teilen per E -Mail Probleme zu verursachen. Wenn es groß ist, komprimiere ich Bilder oder Grafiken, lösche nicht verwendete Blätter oder speichere die Datei in einem komprimierten Format, um ihre Größe zu verringern. Wenn die Dateigröße ein Problem bleibt, lade ich sie in die Cloud hoch und teile einen Download -Link anstelle der Datei selbst. Sie helfen mir, Probleme im Voraus zu identifizieren und Verlegenheit zu vermeiden. Es speichert auch dem Empfänger davor, Hin- und Her-Überprüfungen durchzuführen, um die Tabelle zu verstehen. Dies erspart mir auch Zeit, indem er die Notwendigkeit zusätzlicher Erklärungen beseitigt.
Das obige ist der detaillierte Inhalt vonTeilen Sie Ihre Excel -Tabelle mit anderen? Tun Sie diese 8 Dinge zuerst. Für weitere Informationen folgen Sie bitte anderen verwandten Artikeln auf der PHP chinesischen Website!