Veraltete Wertformatierung in Excel – Was ist das und warum ist es wichtig?

Wenn Sie gerade erst mit der Verwendung von Microsoft Excel begonnen haben, werden Sie sich möglicherweise daran gewöhnen, dass das Programm alle Änderungen automatisch anwendet und die Zellergebnisse für alle Formeln in einem Datenblatt neu berechnet. Sobald der Datensatz jedoch größer wird, können automatische Berechnungen viel Zeit und CPU-Ressourcen in Anspruch nehmen. Dies kann dazu führen, dass das Programm stottert oder sogar einfriert, bis alle Zellen neu berechnet werden. Wenn Sie außerdem eine neue Zelle hinzufügen oder etwas ändern, beginnt der Vorgang erneut. Mit manuellen Berechnungen können Sie einen Zellbereich festlegen, der nur dann neu berechnet wird, wenn Sie dies wünschen.

Im Normalfall stellt dies ein kleines Dilemma dar. Wenn Sie den Bereich zu lange auf „Manuell“ belassen, ohne eine Neuberechnung zu erzwingen, erhalten Sie möglicherweise Werte, die bereits vor einiger Zeit berechnet wurden, ohne es zu wissen. Die Formatierung veralteter Werte in Excel zielt darauf ab, dies zu beheben.

Was ist veraltete Wertformatierung?

Einfach ausgedrückt zeigt die Formatierung veralteter Werte die Zellen an, die möglicherweise von den letzten Änderungen an einer anderen Stelle im Datensatz betroffen waren.

Betrachten Sie ein einfaches Beispiel. Sie verfügen über einen Verkaufsdatensatz für einige Verkäufer und alle ihre Verkäufe im Laufe des Monats. Anhand der Verkaufssummen berechnen Sie die Provision jedes Verkäufers. Um eine ständige Neuberechnung der Summen zu vermeiden, führen Sie die Provisionsberechnung am Ende jeder Zahlungsperiode durch. Da die Provision jedoch auf dem Gesamtumsatz basiert, würden sich Werte, die irgendwo geändert werden (z. B. eine Rückerstattung, die die Menge einiger Artikel ändert), auf diesen Wert auswirken.

Ohne die Formatierung veralteter Werte hätten Sie keine Möglichkeit festzustellen, ob Ihre zuvor berechneten Werte noch wahr sind. Die einzige Möglichkeit sicherzustellen, dass Ihr Datensatz aktuell ist, besteht darin, eine weitere Neuberechnung zu erzwingen.

Veraltete Wertformatierung für Microsoft 365

Normalerweise bietet Excel keine Optionen für die Formatierung veralteter Werte in Excel. Im Jahr 2023 begann Microsoft jedoch mit der Einführung einer Beta-Funktion für Microsoft Insider, die den Beta-Kanal unter Windows nutzten. Im November 2024 wurde die Funktion für alle Benutzer freigegeben, die in Excel für Microsoft 365 arbeiten.

Die Grundlagen der neuen Formatierung veralteter Werte in Excel sind einfach: Veraltete Werte werden sofort erkannt, angezeigt und durchgestrichen. Anschließend können Sie eine Zelle mit einem veralteten Wert auswählen und eine Neuberechnung erzwingen, indem Sie „F9“ drücken.

Danach wird der gesamte Datensatz aktualisiert und alle durchgestrichenen Werte entfernt, zumindest bis Sie weitere Änderungen vornehmen, die zu mehr veralteten Werten führen.

Die Funktion zur Formatierung veralteter Werte wurde mit Excel 365 für Windows, Version 2409 (Build 18025.20126 oder höher) eingeführt. Es kann jedoch sein, dass es nicht sofort für alle Benutzer verfügbar ist.

Außerdem ist die Option immer noch auf diese einzelne Excel-Version beschränkt und es gibt keine Möglichkeit, die Formatierung zu ändern, die Excel für veraltete Werte verwendet. Durchschlagen ist die einzige Option, die Sie haben, zumindest im Moment.

Veraltete Wertformatierung in Excel manuell

Wenn Sie eine andere Windows-Version verwenden oder eine andere Formatierung als durchgestrichen wünschen, können Sie ein einfaches Zeitstempelsystem zum Verfolgen von Zellen implementieren, die kürzlich geändert wurden.

Schritt 1: Fügen Sie neben den Werten, die häufig neu berechnet oder geändert werden, eine Zeitstempelspalte hinzu. Die Spalte muss im Datumsformat vorliegen. Nehmen wir an, dass sich unsere Werte in Spalte B befinden. Wir verwenden eine Hilfsspalte C für Zeitstempel.

Schritt 3: Wenn Sie irgendwo in Spalte B einen Wert eingeben oder bearbeiten, wechseln Sie zur gleichen Zeile in Spalte C und drücken Sie „Strg-Umschalttaste ;“ dann „Strg ;“Dadurch wird ein Zeitstempel mit der Uhrzeit und dem Datum der Bearbeitung hinzugefügt.

Schritt 4: Bedingte Formatierung für die Zeitstempelspalte implementieren (Bedingte Formatierung > Neue Regel).

Schritt 5: Mit =TODAY() - $B1 > 7 können Sie beispielsweise alle Zellen hervorheben, deren Wert älter als sieben Tage ist. Durch Anwenden der Formel in der bedingten Formatierung sollte sich der Zellbezug ändern, um die Zeilen entsprechend zu zählen.

Danach können Sie normalerweise sehen, welche Zellen vor einiger Zeit geändert wurden und möglicherweise veraltete Werte enthalten.

Sie können auch mit unterschiedlichen Zeitstempelanforderungen herumspielen (z. B. veraltete Werte, die aktueller und nicht älter sind).

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